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Was bei der Migration von Inventardaten zu beachten ist

Die Migration von Inventarlisten und Daten können eine hohe Einstiegshürde darstellen. Wir zeigen Ihnen auf welche Punkte zu achten ist und wo die Fallstricke lauern.

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Veröffentlicht am 26.10.2021

Vorüberlegungen

Vor dem Start eines Migrationsprojektes sind einige Vorüberlegungen erforderlich. Zu betrachten sind dabei hauptsächlich die nachfolgenden Punkte:

  • Welche Daten sollen migriert werden?
  • Gibt es bestehende Inventarnummern bzw. Etiketten?
  • Gibt es bestehende Listen oder Systeme?
  • In welchem Format können die Daten exportiert werden?
  • Wie hoch ist die Datenqualität / Verlässlichkeit?
  • Falls Beziehungen bestehen, wie können die Daten verknüpft werden?
  • Soll die Historie mit importiert werden?
  • Welche Möglichkeiten bietet überhaupt mein Zielsystem?
  • Können veraltete Datensätze direkt bereinigt werden?

Grundkonfiguration des Zielsystems

Bevor Daten überhaupt in ein neues Zielsystem importiert werden können ist natürlich eine gewisse Grundeinrichtung / Parametrisierung erforderlich.

  • Inventarnummernkreise konfigurieren
  • Asset Kategorien festlegen
  • Zusätzliche Attribute definieren
  • Importschnittstellen prüfen

Es wäre vermessen hier zu behaupten, dass diese Grundkonfiguration im Laufe der Migration nicht mehr angepasst werden muss.

Häufig ergeben sich während der Migration von Inventardaten Anpassungen hinsichtlich zusätzlich benötigter Asset Kategorien oder weiterer Attribute. Diese müssen dann zur Laufzeit ergänzt werden.

Schnittstellen des Quellsystems

Der Aufwand und überhaupt die Machbarkeit steht und fällt mit den Schnittstellen des Quellsystems. Während bei Excel- oder CSV-Listen ein Datenzugriff sehr leicht über verschiedene Tools möglich ist, gibt es gerade bei Legacy Applikationen oder selbst gestrickten Inventarsystemen Probleme mit dem Datenzugriff.

Zu beachten ist hierbei, dass viele Anbieter einer Lösung zur Inventarverwaltung kein allzu großes Interesse daran haben, die Daten in ein fremdes Nachfolgesystem zu exportieren. Hier ist also bereits im Vorfeld der Auswahl einer Inventarverwaltung auf Exportschnittstellen zu achten.

Auf die CSV Formate achten

CSV ist nicht gleich CSV.

Teilweise werden einzelne Einträge in jeweils einzelne CSV-Dateien exportiert, welche dann zu allem Überfluss noch verschiedene Attribute enthalten. Hier ist zunächst eine skriptbasierte Zusammenführung der Daten zu einer einheitlichen Liste erforderlich.

Weiterhin sollte man sehr auf das Encoding der Dateien achten. Sehr schnell gehen hier Umlaute und Sonderzeichen verloren. Hier sollte durchweg auf einen Datenaustausch im UTF-8 Format geachtet werden.

APIs und Datenbanken

Bietet des Quellsystem keine Exportschnittstelle kann manchmal der Umweg über eine API (sofern vorhanden) genommen werden. Hierbei ist allerdings Entwickler Know-How erforderlich um sich an den Schnittstellen zu authentifizieren, die Daten abzurufen und in das passende Format zu bekommen.

Steht auch keine API zur Verfügung kann in letzter Konsequenz noch der direkte Zugriff auf die Rohdaten z.B. innerhalb einer Datenbank genommen werden. Ohne eine entsprechende Dokumentation entstehen hier allerdings hohe Mehraufwände für das notwendige Reverse-Engineering.

Datenbereinigung

Beim Export der Daten merkt man gerade bei Excel-Listen sehr schnell, dass eine vorherige Datenbereinigung zwingend erforderlich ist. Einige Anzeichen dafür können sein:

  • Mitarbeiterzuordnungen als Freitextfeld (hmueller, Hans Müller, Hans Mueller)
  • Stammdatenzuordnungen als Freitextfeld (Musterstr., Musterstraße, Muster Str.)
  • Inkompatibles Datenformat mit Zielsystem (z.B. Aufbau der Benutzernamen oder Kostenstellen)

Auch wenn bei der Verwendung von Excel viel Vorsicht geboten ist (siehe unten), können über die Filterfunktion entsprechende Datensätze sehr gut aufgefunden und korrigiert werden:

Wir nutzen in Migrationsprojekten daher eine Vielzahl weiterer teilweise speziell für den jeweiligen Zweck entwickelte Tools um die Daten für den Import vorzubereiten.

Nutzung von Excel? Aufgepasst!

Excel eignet sich gerade für die Datenbereinigung und Vorbereitung zum Import als Tool der Wahl. Wie wir in unserem Artikel zum Thema Excel als Inventarverwaltung ausführlich beschrieben haben ist hierbei allerdings äußerste Vorsicht geboten.

Hier führt bereits ein ungeprüftes Speichern zu einer unwiederbringlichen Korruption der Daten.

  • Falsche Erkennung von Datentypen (v.a. Seriennummern)
  • Abgeschnittene Felder
  • Keine UTF-8 Unterstützung beim Speichern (= Probleme mit Umlauten)

Spätere Fallstricke

Gerade bei der Kombination mehrerer Datenquellen wie z.B. Mobile Device Management, Vertragslisten, Computer-Übersicht kann es sein, dass man an manchen Stellen nochmal einen Schritt zurück gehen muss um die Daten sauber zu strukturieren.

  • Wie bekomme ich die Daten in einen korrekten Zusammenhang?
  • Sind meine Inventarnummer lang genug?
  • Findet sich plötzlich ein neues Attribut bei einem Asset?
  • Ist zufällig noch eine weitere Liste aufgetaucht?

Fazit

Die Migration von Inventardaten kann eine schnell unterschätzte Herausforderung sein. Umso wichtiger ist es, dass Sie vom Quellsystem weitestgehend unterstützt werden:

  • Migrationsassistent
  • Plausibilitäts- & Pflichtfeld Prüfungen bei der Einspielung
  • Migrationsvorlagen mit UTF-8 Unterstützung
  • Leitfaden und Support bei Rückfragen
  • Erfahrung des Anbieters mit verschiedenen Datenformaten & Migrationen

Ist Ihre Datenlage bereits vom Ausgangspunkt dürftig oder gar unzuverlässig kann zumindest für den IT-Bereich eine Inventarerfassung mittels Autodiscovery / automatischer Inventarisierung ebenfalls ein Lösungsweg sein.

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Autor

CTO

Herr van der Steeg ist bei der EntekSystems als Chief Technology Officer für alle Belange der Produktentwicklung und technischen Konzeption verantwortlich.

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