Blog

Was Schildkröten und Inventarlisten gemeinsam haben

Weshalb sind herkömmliche Inventarlisten mit Schildkröten vergleichbar und was kann man dagegen unternehmen?

Michael Kostka
Michael Kostka Veröffentlicht am 12.07.2022

Zugegeben, bei der Überschrift dieses Artikels werden sich viele sicherlich über den Vergleich von Inventarlisten mit der Tierwelt wundern, aber es gibt hier deutliche Parallelen.

Nachdem wir uns in einem bereits vergangenen Artikel näher angesehen haben, weshalb Excel nicht das richtige Tool zur Inventarverwaltung ist, schauen wir uns nun einmal das allgemeine Problem an.

Der Status quo in vielen Unternehmen

Die Unternehmen bzw. Organisationen teilen sich im Bereich der Inventarverwaltung meist in 4 verschiedene Gruppen auf:

  • Gruppe 1: Keinerlei Inventar-Listen oder -Tools
  • Gruppe 2: Mehrere verschiedene (Excel) Listen ohne gemeinsame Datenbasis
  • Gruppe 3: Zentrale Inventarliste (meist Eigenentwicklungen per von Access / Excel)
  • Gruppe 4: Standardisierte Inventarisierungslösung

Wer nun denkt, dass sich Gruppe 1 nur auf Startups und Kleinunternehmen beschränkt ist hier weit gefehlt. Auch mittelständische Unternehmen und teils Konzernbereiche finden sich in dieser Gruppe.

Umgekehrt finden sich auch viele junge Unternehmen und Startups, die bereits mit den ersten Mitarbeitern auf eine standardisierte und zukunftsfähige Inventarisierungslösung gesetzt haben. Die Grenzen sind hier natürlich fließend.

Steinalt und meist überholt

Eines vorab: Schildkröten sind älter als Dinosaurier.

Dahingegen haben Lösungen der Gruppe 2 - 3 ihren Schildkröten-Status schon vor Jahren erreicht. Teilweise werden die Lösungen nicht mehr aktiv betreut, da der eine Kollege und Erfinder der Speziallösung das Unternehmen schon verlassen hat und mittlerweile einem ganz anderen Tätigkeitsfeld nachgeht.

Zum anderen können einige Lösungen auch nicht mehr mit den Änderungen der letzten Jahre und dem sich immer schnelleren technischen Entwicklung mithalten.

Langsamer & schwieriger Datenabgleich

Reine Inventarlisten sind schön und gut, aber letztlich geht es doch immer darum aus den Daten den optimalen Nutzen ziehen zu können. Ein Problem, vor allem bei vereinzelten und unterschiedlichen Excel Listen bei denen jeder ein eigenes "Süppchen" gekocht hat, ist die unterschiedliche Datenbasis.

Ein kleines Beispiel: Für eine Übersicht müssen PCs und Notebooks aufgelistet werden, die älter als 3 Jahre sind. Zugleich werden die zugehörigen Besitzer (= Mitarbeiter) der Geräte benötigt um diese anzuschreiben und einen möglichen Austausch zu klären.

Schon diese einfache Aufgabe bringt viele Listen an Ihre Grenzen und erfordert meist die Hohe Kunst der "Datenakrobatik".

  • In welcher Liste steht das Anschaffungsdatum?
  • Müssen evtl. separate Rechnungslisten dafür abgeglichen werden?
  • Wie finde ich den Besitzer heraus?
  • In den Inventarliste steht nur das Benutzerkürzel - aber wie ist denn die E-Mail Adresse?

Manuelle und langsame Prozesse

Auch an dieser Stelle haben Inventarlisten und Schildkröten eines gemeinsam:

Sie brauchen ordentliches Futter.

Inventarlisten leben selbstverständlich von der Datenqualität und einer regelmäßigen Pflege. Je mehr hochwertige Daten ich zur Verfügung habe, desto besser funktioniert meine Inventarverwaltung.

Leider sind viele Systeme (vor allem Excel Listen) von einem hochgradig manuellen Buchungsprozess geprägt.

Optimalerweise bietet Ihnen eine standardisierte Inventarisierungslösung mehrere Möglichkeiten um Ihre Prozesse drastisch zu beschleunigen:

Schwerfällige und plattformabhängige Lösungen

Zuletzt sind selbstverständlich auch technische Aspekte der bestehen Inventarlisten zu betrachten. Den Fall Excel hatten wir schon mehrfach erwähnt, jedoch ist auch Excel nicht plattformabhängig (z.B. Linux Systeme) und nur schwierig mobil nutzbar.

Zudem finden sich gerade in der Gruppe 3 (= die Eigenentwicklungen) häufig sehr spezielle Systeme, die vielleicht nur noch auf Windows XP mit einer ganz bestimmten Java Version lauffähig sind. Ein potentielles Sicherheits- und Betriebsrisiko.

Generell sollte daher bei der Auswahl neuer Softwarelösungen immer auf einen zeitgemäßen Software-Stack, offen dokumentierte Schnittstellen und ein modernes Webinterface gesetzt werden.

Zudem sollte eine gewisse Flexibilität innerhalb der Betriebsmodelle (z.B. Cloud / On Premise) gegeben sein.

Vom Aussterben bedroht

Es gibt viele Schildkrötenarten, die leider zu den bedrohtesten Wirbeltieren der Erde gehören. Gleiches trifft - positiv oder negativ zu sehen - auch auf altertümliche Inventarlisten zu.

Irgendwann ist der Lebenszyklus der einfachen Excel Liste oder auch der zu komplex gewordenen Sonderlösung erreicht und eine neue Inventarisierungslösung sollte angeschafft werden.

Spätestens wenn ein System nicht mehr lauffähig ist und damit die laufende Pflege von Inventarlisten nicht mehr möglich ist, begibt man sich auf dünnes Eis und steuert auf einen möglichen Kontrollverlust zu.

Fazit

Überraschenderweise zieht auch im Bereich von Inventarlisten der Vergleich mit der Tierwelt auf ganz beeindruckende Weise.

Vereinzelte Inventarlisten oder (veraltete) Eigenentwicklungen müssen dabei keineswegs schlecht sein und sind häufig einfach nur das Ergebnis einer kurzfristigen Lösung.

Trotzdem sollte man mittel- und langfristig auf eine vernünftige Standard-Lösung setzen, um Probleme bei Auswertungen, Audits, Zertifizierungen zu vermeiden und den überhöhten Aufwand zu reduzieren.

Wer nun statt Katzenbildern einmal die etwas andere Ablenkung sucht, kann sich auch einmal eine lesenswerte Übersicht der Schildkrötenrekorde ansehen.

Michael Kostka
Michael Kostka Autor

Geschäftsführer / CEO

Gründer und Geschäftsführer der EntekSystems GmbH. Herr Kostka verantwortet bei uns die Bereiche technischer Vertrieb und Leitung des Tagesgeschäfts.

Inventory360 jetzt kostenlos testen

Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.

Mehr erfahren

Weitere Artikel und Beiträge

02.08.2022 Server leasen oder kaufen - Was ist besser?

Ist es besser neue Server zu leasen oder zu kaufen? Wir gehen der Frage nach.

29.07.2022 System Administrator Appreciation Day: Tue Deinen Kollegen etwas Gutes!

Eine fast vergessene Spezies feiert heute Ihren wohlverdienten Ehrentag. Erfahre mehr, wie dieses Ritual entstanden ist.

19.07.2022 Chaos im Inventar - Wie kann mir eine Inventarverwaltung helfen?

Sie haben keinen Überblick zu Ihrem Inventar mehr und das Chaos bedroht Ihre Geschäftsfähigkeit? Dann lesen Sie mehr über die Lösung des Problems.