Um eine gute Wettbewerbsfähigkeit gegenüber anderen Unternehmen in der Branche zu haben, können Unternehmen auf vielfältige Art Kosten einsparen. Dies betrifft zum einen den effizienten Produktionsprozess mit möglichst geringem Energieverbrauch und einem strategisch gut ausgerichteten Einkauf. Auf der anderen Seite müssen allgemeine Ausgaben verwaltet und über einen langfristigen Zeitraum immer wieder neu bewertet werden.
Die IT-Kosten bilden hierbei einen Teil der Kosten, ebenso wie Gehälter oder Investitionen in Gebäude und andere Infrastruktur aller Art.
Jede Rolle innerhalb des Unternehmens, egal ob Manager, Geschäftsführung, Abteilungsleiter und andere Personengruppen mit Budgetverantwortung tragen direkt, aber auch indirekt mit Ihren Entscheidungen zum Erfolg des Unternehmens bei.
Eine zentrale Tätigkeit des IT-Asset-Managers ist die Kontrolle und Sicherstellung einer optimalen Asset-Verfügbarkeit. Ob im Bindeglied zur IT-Abteilung oder als einzelne Person können hier sehr viele Synergien geschaffen werden!
Was sind IT-Assets?
Dies sind Gegenstände, die dem Anlagenvermögen eines Unternehmens zuzuordnen sind. Je nach GWG-Grenze (ab 800 Euro netto) müssen Assets eindeutig identifizier- und auffindbar sein.
IT-Assets im Speziellen sind dem IT-Bereich zuzuordnen:
- Mobile Geräte (Smartphones, Tablets)
- PCs und Notebooks
- Netzwerkgeräte (Switches, Router oder Access Points)
- Druck-Geräte (Drucker, Scanner, Multi-Geräte)
- Server (OnPremise oder in der Cloud)
Berücksichtigt werden aber auch Assets, die generell für den Betrieb jeglicher IT-Infrastruktur und der zentralen Prozesse benötigt werden. Darunter können unter Umständen auch Gegenstände fallen, die unterhalb der GWG-Grenze liegen.
Was ist ein IT-Asset-Manager?
Bevor auf die Tätigkeiten im Detail eingegangen wird, klären wir auf, was ein IT-Asset-Manager eigentlich ist.
Ein IT-Asset-Manager ist der Hüter Ihrer Assets und der Verfechter von IT-Asset-Management-Konzepten und -Strategien. Die Einhaltung von Standards, definierten Prozessen und einem praxisnahen Bezug ist für diese Rolle sehr bedeutsam und wird mit anderen Frameworks wie ITIL und ITSM gerne noch mit kombiniert.
Nicht jedes Unternehmen ist gleich, demnach ist auch die Rolle des IT-Asset-Managers sehr unterschiedlich ausgeprägt.
In manchen Unternehmen ist ein separater Mitarbeiter nur allein mit dieser Rolle betraut und kann sich hauptsächlich um die Ziele und Strategien des IT-Asset-Managements kümmern. Wiederum in anderen Konstellationen werden die Aufgaben innerhalb der IT an Personen wie Systemadministratoren, Projektmanager oder IT-Abteilungsleiter übergeben, die hier die größte technische Expertise haben.
IT-Asset-Manager können zentral innerhalb der IT aufgestellt sein oder aber auch dezentral in anderen Abteilungen, z. B. einer Stabstelle, die auch an die C-Ebene berichten muss.
Es gibt Unternehmen, die gar keine ausgewiesene Rolle haben, sondern dies in Ihrer Tätigkeit quasi mit abdecken, da die Komplexität und der Umfang zu gering sind. Letztlich gibt es auch Fälle in denen dies gar nicht Teil der Mitarbeiteraufgaben ist und das Thema auch keine Rolle spielt.
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Was macht ein IT-Asset-Manager?
Folgende Aufgaben hat ein IT-Asset-Manager im Unternehmen:
- Verfügbarkeit von Assets gewährleisten und gegenüber der IT-Abteilung oder C-Ebene berichten.
- Unterstützung von unterschiedlichen Teams bei der Standardisierung von Prozessen rund um IT-Asset-Management
- Einhaltung von Lizenz- und Abonnement-Regelungen, deren Compliance und der Verhinderung von Strafen.
- Einhaltung der TCO (Total Cost of Ownership), welcher sich aus Anschaffungspreis, dem Mehrwert für das Unternehmen, dem Betrieb, zum Teil dem Support und der Wartung aufteilt.
- Einführung von Tools zur Unterstützung eines vollwertigen IT-Asset-Management Prozesses, z. B. durch eine Inventarverwaltung.
- Für die Mitarbeiter aller Abteilungen innerhalb des Unternehmens kann er als Ansprechpartner in sehr vielfältiger Weise das Mindset verändern. Kann dem Mitarbeiter klar gemacht werden, warum man sorgsam sein muss? Wie sieht der reguläre Prozess von Beschaffung bis zur Entsorgung aus etc.?
Durch den vielfältigen Einsatz und die breit aufgestellten Funktionen und Aufgaben eines IT-Asset-Managers hat diese Rolle einen immensen Mehrwert für die gesamte Organisation und kann entweder zentral, aber auch dezentral außerhalb der IT als Stabstelle aufgebaut sein.
Allgemeiner Trend zu IT-Ausgaben
Der Digitalisierungsdruck, eine immer weitergehende Automatisierung und eine steigende Verzahnung von klassischen physischen und digitalen Prozessen erhöhen seit Jahren fast automatisch die Kosten:
Quelle: https://de.statista.com/statistik/daten/studie/264393/umfrage/entwicklung-des-it-budgets-in-grossunternehmen-im-vergleich-zum-vorjahr/
Seit Jahren werden steigende Ausgaben zum vorherigen Jahr von IT-Verantwortlichen berichtet und zeigen das Dilemma, in dem sich jede IT-Abteilung befindet. Ein hoher Kostendruck, gepaart mit hohen rechtlichen und technischen Anforderungen und eine große Anzahl an Transformationsprojekten bringen die IT zum Schwitzen.
Die Rolle des IT-Asset-Managers kann sich als „Game-Changer“ beweisen, wenn dieser den Kostendruck leicht senken kann und zugleich die Verfügbarkeit von Assets erhöht und die IT entlasten kann.
Gestiegene Bedeutung des IT-Asset-Managers durch Lieferkettenprobleme
Weltweit versuchen alle Unternehmen die Lieferkette zu stabilisieren und Kosten und Verfügbarkeit in der passenden Balance zu halten. Für den IT-Asset-Manager ist die Verfügbarkeit ein zentrales Kriterium, denn das Unternehmen muss die zentralen Prozesse am Leben erhalten können und die Wettbewerbsfähigkeit in Gänze berücksichtigen.
Wenn z. B. in der Produktion oder im Einkauf defekte Hardware ausgetauscht werden kann, dann hat dies direkte Auswirkungen auf Umsatz und Mitarbeiterverfügbarkeit.
Wenn das Budget für die Cloud nicht gerissen werden darf, kann unter Umständen die geplante Skalierungstaktik des Unternehmens dann doch nicht so durchgeführt oder verschoben werden.
Die betriebswirtschaftlichen Faktoren sind daher immens und durch Corona, generelle Lieferkettenprobleme oder auch sehr stark gestiegene Preise immer unter Berücksichtigung des IT-Asset-Managers!
Durch diesen Einfluss ist die Bedeutung dieser Tätigkeiten gerade in den letzten rund 2 ½ Jahren gestiegen und muss durch ausreichend Kapazität in einer separaten Rolle oder im Rahmen der IT-Planungen eingepreist werden.
Fazit
Die Rolle eines IT-Asset-Managers ist gerade durch die weiterhin stark steigenden Kosten innerhalb der IT sehr wichtig und bietet enorme Potenziale. Gleichzeitig ist das Thema „Verfügbarkeit von Assets“ ein zentraler Aspekt für die Wettbewerbsfähigkeit und des Weiteren können nachhaltige Konzepte und Umweltschutz mitberücksichtigt werden.
Die Rolle ist in vielen Unternehmen vielleicht noch nicht ausgeprägt oder definiert, sollte aber von klassischen KMUs genauer in Betracht gezogen werden, um alle wichtigen Themen unserer Zeit „noch besser“ vereint zu bekommen.
Starten Sie selbst ebenfalls bei dem Thema durch und definieren Sie in Ihrem Unternehmen die passende Rolle und reservieren dafür Budget. Wir können Sie dabei mit passenden Ideen, Konzepten und Schulungen unterstützen!
