Eine zentrale Vertragsverwaltung wird durch eine effiziente Inventarverwaltung erheblich verbessert. Durch die Verknüpfung von Verträgen mit Assets wie Software, Hardware oder Dienstleistungen entstehen mehr Transparenz, automatisierte Fristenkontrollen und eine optimierte Kostenkontrolle.
Die Vertragsverwaltung ist ein essenzieller Bestandteil eines gut organisierten Unternehmens.
Ohne eine strukturierte Herangehensweise kann sie jedoch schnell in Chaos ausarten: verlegte Dokumente, verpasste Fristen und unübersichtliche Vertragsbedingungen können nicht nur unnötigen Stress verursachen, sondern auch erhebliche finanzielle und rechtliche Risiken mit sich bringen.
Ein entscheidender erster Schritt ist die Zentralisierung.
Eine zentrale, digitale Ablage für alle Verträge sorgt nicht nur für Ordnung, sondern auch für schnellen Zugriff und erhöhte Sicherheit.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die auf Verträge zugreifen müssen, finden diese an einem einheitlichen Ort – unabhängig davon, ob es sich um bestehende Vereinbarungen oder neu hinzukommende Dokumente handelt.
Grundlegend haben Verträge viele gleichwertige Informationen, egal ob es ein IT- oder Miet-Vertrag ist.
Die Metadaten untergliedern sich dabei in verschiedene Gruppen von Merkmalen, wie allgemeine Vertragsdaten, finanzielle Metriken, technische Daten und Zuständigkeiten und Co.:
Der Vertragslebenszyklus umfasst in der Regel die Phasen der Erstellung, Prüfung, Genehmigung, Verwaltung und Beendigung eines Vertrags. Jede dieser Phasen kann durch gezielte Maßnahmen optimiert werden.
In dieser Phase wird der Vertragsentwurf formuliert, der die Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen den Parteien bildet.
Klare Formulierungen, um spätere Missverständnisse zu vermeiden, sind enorm wichtig. Berücksichtigung von rechtlichen und unternehmensspezifischen Vorgaben gehören zum Standard und heben die Qualität.
Die Vertragsprüfung stellt sicher, dass der Vertrag vollständig, rechtlich korrekt und risikominimiert ist.
Sicherstellen, dass alle Klauseln den gesetzlichen Anforderungen entsprechen gehört zum guten Handwerk. Prüfung auf versteckte Kosten, Risiken und unklare Vertragsbedingungen ist direkte Risikominimierung für jeden Tag.
Nach der Prüfung muss der Vertrag von den zuständigen Personen oder Abteilungen freigegeben werden.
Klare Festlegung von Verantwortlichkeiten für die Genehmigung helfen der Organisation Fehler zu vermeiden. Dokumentation der finalen Version und Unterschriften sollten ebenso als Dokument abgelegt und somit für alle transparent sein.
Die Verwaltung umfasst die Archivierung, Fristenüberwachung und operative Nutzung des Vertrags.
Sicherstellen, dass alle relevanten Abteilungen Zugriff auf den Vertrag haben, führt automatisch zu besserer Zusammenarbeit. Automatisierte Workflows für Vertragsverlängerungen oder -anpassungen nutzen hilft Wichtiges nicht mehr zu verpassen.
Verträge enden durch Kündigung, Ablauf oder Vertragsauflösung. Eine geregelte Beendigung ist essenziell, um rechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden.
Einhaltung der Kündigungsfristen vermeiden unnötige Kosten und senken auch rechtliche Risiken enorm. Sicherstellen, dass alle offenen Verpflichtungen erfüllt sind, senkt nachträgliche Strafzahlungen oder Mahnkosten erheblich.
Gerade bei der Überwachung von Fristen liegt großes Optimierungspotenzial. Kündigungstermine oder Verlängerungsoptionen erfordern eine proaktive Verwaltung.
Mit automatischen Erinnerungen und intelligenten Kalenderfunktionen gehört das Übersehen von Deadlines der Vergangenheit an.
So kann das Unternehmen rechtzeitig handeln, sei es durch die Anpassung eines Vertrags, die Verhandlung neuer Konditionen oder die rechtzeitige Kündigung. Diese proaktive Herangehensweise schafft nicht nur Klarheit, sondern gibt dem Unternehmen auch mehr Kontrolle über seine vertraglichen Verpflichtungen.
Kombiniert Verträge, Laufzeiten, Erinnerungen, Dokumente und vieles mehr in einem System.
Ein weiterer Schlüssel zu einer effektiven Vertragsverwaltung liegt in klar definierten Prozessen.
Der Lebenszyklus eines Vertrags – von der Erstellung über die Prüfung und Genehmigung bis hin zur Verwaltung und möglichen Verlängerung – sollte genau festgelegt sein.
Einheitliche Vorlagen und standardisierte Workflows können helfen, Fehler zu vermeiden und die Bearbeitungszeit erheblich zu verkürzen. Gleichzeitig ist es wichtig, klare Verantwortlichkeiten zu schaffen, damit alle Beteiligten wissen, wer für welche Schritte zuständig ist.
Automatisierte Prozesse reduzieren den administrativen Aufwand erheblich.
So können beispielsweise Vertragsentwürfe basierend auf Vorlagen erstellt, Dokumente elektronisch signiert und wichtige Daten wie Fristen oder Vertragswerte in Echtzeit analysiert werden.
Moderne Systeme bieten zudem die Möglichkeit, Verträge mit anderen Softwarelösungen wie Buchhaltungs- oder ERP-Systemen zu verknüpfen. Dadurch entsteht eine nahtlose Integration in die bestehenden Unternehmensprozesse.
Langfristig ist auch die regelmäßige Überprüfung und Pflege der Vertragsdaten essenziell.
Sind alle Verträge auf dem neuesten Stand? Werden die vereinbarten Bedingungen eingehalten? Gibt es veraltete oder redundante Dokumente, die gelöscht werden können? Diese kontinuierliche Kontrolle sorgt dafür, dass das Vertragsmanagement nicht nur aufgeräumt bleibt, sondern auch strategisch genutzt werden kann.
Eine effiziente Inventarverwaltung spielt eine zentrale Rolle in der digitalen Vertragsverwaltung, insbesondere bei IT- und Dienstleistungsverträgen. Durch die Verknüpfung von Verträgen mit zugehörigen Assets wie Softwarelizenzen, Hardware, Maschinen oder Dienstleistungen entsteht eine bessere Transparenz und automatisierte Kontrolle über den gesamten Lebenszyklus von Verträgen und Inventar.
Unternehmen, die eine digitale Vertragsverwaltung mit einer Inventarverwaltung kombinieren, verbessern ihre Prozesse, reduzieren manuelle Aufwände und minimieren Risiken. Eine zentrale, vernetzte Lösung ermöglicht mehr Kontrolle, Transparenz und Kosteneffizienz – und schafft eine nachhaltige Grundlage für optimierte Geschäftsabläufe.
Geschäftsführer / CFO
Co-Founder und Geschäftsführer der EntekSystems GmbH. Herr Kister verantwortet bei uns die Bereiche kaufm. Vertrieb und Finanzen.
Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.
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