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Was hat Inventarisierung mit Buchhaltung zu tun?

Die Inventarisierung und Buchhaltung sind sehr eng miteinander verbundene Bereiche, um die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens zu überwachen. Ohne Kenntnisse über Ihre Assets werden die Anforderungen aus der Buchhaltung, aber auch dem Controlling erfüllt werden können.

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Veröffentlicht am 16.01.2024

💲 Dokumentation der Vermögenswerte

Die Möglichkeit die passenden Vermögenswerte zu dokumentieren ist entscheidend für den Überblick über die eigenen Ressourcen.

Folgende Faktoren sind die elementaren Punkte:

  • Identifikation der Vermögenswerte:
    Durch die Vergabe einer eindeutigen Nummer und mit Kennzeichnung über einen Barcode kann jeder Gegenstand immer schnell und einfach wiedererkannt werden.

  • Beschreibung und Zustand:
    Daten zum Gegenstand sind sehr wichtig, damit die Qualität, der Zustand und alle weiteren historischen Informationen belegbar gegenüber Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer sind.

  • Standort und Zuordnung:
    Die Aufzeichnung des aktuellen Standorts und der Verlauf, bei dem der Gegenstand war ist ebenso wichtig für unterschiedliche Rückfragen und Bewertungen.

  • Wartung und Reparatur:
    Die Dokumentation der notwendigen Wartungsarbeiten ist zwecks Werterhalt und Compliance überaus wichtig und garantiert auch beim Verkauf oder der Weitergabe noch einen entsprechenden Preis.

  • Wert und Abschreibung:
    Was hat der Gegenstand beim Kauf gekostet und wie ist der Wert in der Abschreibungsphase verlaufen? - Dies kann nur mit einer lückenlosen Dokumentation und den entsprechenden Automatismen gelingen.

  • Garantien und Lizenzen:
    Garantie-Informationen und Lizenzdetails belegen weitere Details des Preises und führen zu einer lückenlosen Dokumentation des Gegenstandes.

  • Dokumentation von Aussonderung und Entsorgung:
    Der Prozess, ob der Gegenstand dann verkauft oder fachgerecht entsorgt wird, ist sehr wichtig für Berechnung der Kostenstellen auf Basis von vielen weiteren genannten Faktoren.

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💸 Buchhaltung der Vermögenswerte

Die Buchhaltung kann grundsätzlich in einem ERP oder auch anderen Anwendungen wie DATEV die Vermögenswerte dokumentieren.

Dafür ist im Prinzip keinerlei Inventarverwaltung nötig, aber dann werden andere Abteilungen (IT, HR, Logistik etc.) im Informationsprozess ausgeschlossen.

✅ Erstbuchung bei Erwerb

Wenn ein Vermögenswert erworben wird, wird dies durch einen Kaufbeleg wie eine Rechnung, Quittung oder einen Vertrag belegt. Diese Belege enthalten Informationen wie den Kaufpreis, das Kaufdatum und die Beschreibung des Vermögenswertes.

✅ Aktualisierung der Anlagenbuchhaltung

Der Vermögenswert wird in der Anlagenbuchhaltung erfasst, wo eine spezielle Anlagenkartei für jeden Vermögenswert erstellt wird. Diese Kartei enthält Details wie die Anschaffungskosten, Abschreibungen, Wertverluste, Reparatur- und Wartungskosten.

✅ Abschreibung

Die Abschreibung des Vermögenswertes wird aufgezeichnet, um den Wertverlust im Laufe der Zeit zu berücksichtigen. Dies geschieht gemäß den geltenden Abschreibungsmethoden (linear, degressiv usw.). Die Abschreibung wird regelmäßig in der Buchhaltung aktualisiert.

✅ Bestandsveränderungen

Regelmäßige Bestandsaufnahmen werden durchgeführt, um sicherzustellen, dass die in der Inventarverwaltung erfassten Vermögenswerte mit den tatsächlich vorhandenen Vermögenswerten übereinstimmen.

✅ Bewegungen und Veränderungen

Wenn ein Vermögenswert verschoben, repariert, ausgemustert oder verkauft wird, wird dies in der Inventarverwaltung dokumentiert und in der Buchhaltung entsprechend erfasst.

✅ Periodische Bewertung

Vermögenswerte werden periodisch auf ihren Wert überprüft. Wenn der Wert eines Vermögenswertes sinkt, wird eine Wertberichtigung in der Buchhaltung vorgenommen, um den niedrigeren Wert korrekt zu reflektieren.

✅ Buchung von Verkäufen oder Aussortierungen

Wenn ein Vermögenswert verkauft oder ausgesondert wird, werden die entsprechenden Buchungen vorgenommen. Der Verkaufserlös oder der Wert der Aussortierung wird erfasst, und der Vermögenswert wird aus den Büchern entfernt.

✅ Berichterstattung und Jahresabschluss

Die Daten aus der Inventarverwaltung fließen in die Finanzberichte des Unternehmens ein. Dies können der Jahresabschluss, die Bilanz und andere Finanzberichte sein, die einen Überblick über den Vermögensstatus des Unternehmens bieten.

💬 Effiziente Buchhaltung - Einfache Koordination mittels Inventarverwaltung

Schnelle und gute Entscheidungen können nur mit den passenden Daten getroffen werden. Hier ist eine hohe Verlässlichkeit und zugleich ein Mix aus Daten von verschiedenen Abteilungen notwendig. Somit kann die Buchhaltung immer alle Konstellationen bedenken und die Gegenstände korrekt bewerten und abschreiben.

Frank Kister - CFO EntekSystems

Die einfache Koordination beruht auf 3 wesentlichen Arbeitspunkten:

  • Sauberer Datenabgleich:
    Die Daten aus der Inventarverwaltung werden regelmäßig mit den Buchführungsdaten abgeglichen, um sicherzustellen, dass alle Informationen konsistent sind und Unstimmigkeiten behoben werden.

  • Effiziente Berichterstattung und korrekte Analyse:
    Die Buchhaltung erstellt Berichte über die Kostenentwicklung, Abschreibungen und den Wert der Vermögenswerte. Diese Berichte werden von der Unternehmensleitung analysiert, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

  • Smarte Budgetierung und weitsichtige Planung:
    Basierend auf den Daten aus der Inventarverwaltung unterstützt die Buchhaltung bei der Budgetierung und finanziellen Planung, indem sie die erwarteten Kosten für Vermögenswerte berücksichtigt.

🎯 Fazit - Was sind die wesentlichen Vorteile für die Buchhaltung mit einer Inventarverwaltung zu arbeiten?

Eine spezialisierte Inventarverwaltung kann in vielen Fällen von Vorteil sein, insbesondere in größeren Unternehmen oder Unternehmen mit einem komplexen Bestand an Vermögenswerten.

Eine bessere Effizienz und höhere Genauigkeit, die umfassende Verwaltung, eine gesamtheitliche Compliance und Rechtssicherheit, bessere Planung und Entscheidungsfindung sind die wesentlichen Aspekte.

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Autor

CTO

Herr van der Steeg ist bei der EntekSystems als Chief Technology Officer für alle Belange der Produktentwicklung und technischen Konzeption verantwortlich.

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