Die Inventarisierung und Buchhaltung sind sehr eng miteinander verbundene Bereiche, um die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens zu überwachen. Ohne Kenntnisse über Ihre Assets werden die Anforderungen aus der Buchhaltung, aber auch dem Controlling erfüllt werden können.
Die Möglichkeit die passenden Vermögenswerte zu dokumentieren ist entscheidend für den Überblick über die eigenen Ressourcen.
Folgende Faktoren sind die elementaren Punkte:
Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.
Die Buchhaltung kann grundsätzlich in einem ERP oder auch anderen Anwendungen wie DATEV die Vermögenswerte dokumentieren.
Dafür ist im Prinzip keinerlei Inventarverwaltung nötig, aber dann werden andere Abteilungen (IT, HR, Logistik etc.) im Informationsprozess ausgeschlossen.
Wenn ein Vermögenswert erworben wird, wird dies durch einen Kaufbeleg wie eine Rechnung, Quittung oder einen Vertrag belegt. Diese Belege enthalten Informationen wie den Kaufpreis, das Kaufdatum und die Beschreibung des Vermögenswertes.
Der Vermögenswert wird in der Anlagenbuchhaltung erfasst, wo eine spezielle Anlagenkartei für jeden Vermögenswert erstellt wird. Diese Kartei enthält Details wie die Anschaffungskosten, Abschreibungen, Wertverluste, Reparatur- und Wartungskosten.
Die Abschreibung des Vermögenswertes wird aufgezeichnet, um den Wertverlust im Laufe der Zeit zu berücksichtigen. Dies geschieht gemäß den geltenden Abschreibungsmethoden (linear, degressiv usw.). Die Abschreibung wird regelmäßig in der Buchhaltung aktualisiert.
Regelmäßige Bestandsaufnahmen werden durchgeführt, um sicherzustellen, dass die in der Inventarverwaltung erfassten Vermögenswerte mit den tatsächlich vorhandenen Vermögenswerten übereinstimmen.
Wenn ein Vermögenswert verschoben, repariert, ausgemustert oder verkauft wird, wird dies in der Inventarverwaltung dokumentiert und in der Buchhaltung entsprechend erfasst.
Vermögenswerte werden periodisch auf ihren Wert überprüft. Wenn der Wert eines Vermögenswertes sinkt, wird eine Wertberichtigung in der Buchhaltung vorgenommen, um den niedrigeren Wert korrekt zu reflektieren.
Wenn ein Vermögenswert verkauft oder ausgesondert wird, werden die entsprechenden Buchungen vorgenommen. Der Verkaufserlös oder der Wert der Aussortierung wird erfasst, und der Vermögenswert wird aus den Büchern entfernt.
Die Daten aus der Inventarverwaltung fließen in die Finanzberichte des Unternehmens ein. Dies können der Jahresabschluss, die Bilanz und andere Finanzberichte sein, die einen Überblick über den Vermögensstatus des Unternehmens bieten.
Viele der Daten, die von der Buchhaltung erstellt werden, fließen in die Inventarverwaltung ein und verbessern den 360 Grad Blick auf die Gegenstände. Ebenso profitiert die Buchhaltung von den Daten der anderen Abteilungen und kann sich einen schnellen Überblick in sehr differenzierten Geschäftsvorfällen machen.
Schnelle und gute Entscheidungen können nur mit den passenden Daten getroffen werden. Hier ist eine hohe Verlässlichkeit und zugleich ein Mix aus Daten von verschiedenen Abteilungen notwendig. Somit kann die Buchhaltung immer alle Konstellationen bedenken und die Gegenstände korrekt bewerten und abschreiben.
Die einfache Koordination beruht auf 3 wesentlichen Arbeitspunkten:
Die gewonnenen Daten werden als Information in das Unternehmen gebracht! - Somit können gute Entscheidungen und weitsichtige Planungen berücksichtigt werden. Auch kurzfristige Ereignisse können in diesem Konzept mit hinein genommen werden und auf einen schnell veränderlichen Markt reagieren.
Eine spezialisierte Inventarverwaltung kann in vielen Fällen von Vorteil sein, insbesondere in größeren Unternehmen oder Unternehmen mit einem komplexen Bestand an Vermögenswerten.
Eine bessere Effizienz und höhere Genauigkeit, die umfassende Verwaltung, eine gesamtheitliche Compliance und Rechtssicherheit, bessere Planung und Entscheidungsfindung sind die wesentlichen Aspekte.
Trotz Tools und Daten ist des Weiteren auch die Zusammenarbeit, die daraus resultierenden Daten und das gemeinsame Ziel ein elementarer Baustein für den Erfolg des Buchhaltungsprozesses. Daran haben am Ende alle Abteilungen einen Erfolg und ebenso die Wettbewerbsvorteile durch eine bessere Planung.
CTO
Herr van der Steeg ist bei der EntekSystems als Chief Technology Officer für alle Belange der Produktentwicklung und technischen Konzeption verantwortlich.
Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.
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