Eine Urlaubsvertretung für den IT-Admin ist eine verantwortungsvolle Aufgabe, da der reibungslose IT-Betrieb auch während dessen Abwesenheit gewährleistet werden muss.
✅ Was sind die zentralen Aufgaben vor dem Urlaubsantritt?
💻 Zugriffsrechte und Dokumentation
Die Vertretung sollte Zugriff auf alle notwendigen Systeme, Server, Netzwerke und Anwendungen haben, die sie möglicherweise verwalten muss.
Vor dem Urlaub sollte der IT-Admin eine aktuelle Dokumentation bereitstellen. Dazu gehören Zugangsdaten (wenn zulässig), Prozessbeschreibungen, Ablaufpläne und ein Netzwerkdiagramm.
Wenn ein Passwort-Manager verwendet wird, sollte die Vertretung darauf Zugriff haben.
Im Rahmen einer Inventarverwaltung können grundlegende Informationen natürlich jederzeit zur Verfügung stehen und an unterschiedlichen Objekten angehängt sein. So sind die nötigen Daten an der IT-Hardware, Dokumente mit hoher Relevanz überall auffindbar und zudem die passenden Verträge oder auch Software-Daten immer griffbereit.
📂 Aufgabenübersicht und Prioritäten
Eine Liste von regelmäßig durchzuführenden Aufgaben (z. B. Datensicherungen, System-Updates, tägliche Checks) sollte vorhanden sein.
Kontaktinformationen zu Dienstleistern und anderen internen Ansprechpartnern, die im Notfall helfen können.
Überblick über laufende IT-Projekte und dringende Termine, damit die Vertretung weiß, was in der Abwesenheit des Admins ansteht.
Solche Informationen können auch geordnet über eine Inventarverwaltung organisiert sein. So sind über Vertragszuordnungen, die passenden Ansprechpartner jederzeit bekannt und erfasst. Zudem können Aufgaben in Form von definierten Status-Werten oder Wartungsterminen mit Benachrichtigungen sauber abgebildet werden.
💡 Überwachung und Sicherheitsmanagement
Die Vertretung sollte Zugriff auf alle Monitoring-Systeme haben, um die Server, Netzwerke und kritischen Systeme zu überwachen.
Klarheit darüber, wie auf Sicherheitswarnungen reagiert werden soll und wie Angriffe erkannt und gemeldet werden (Firewall, Antivirus, Intrusion Detection Systeme).
Falls es einen Sicherheitsvorfall gibt, sollte es klare Protokolle für die Reaktion und die Eskalation geben.
Eine Inventarverwaltung leistet nicht unbedingt Hilfe bei der Überwachung. Es können aber über API-Zugriffe wichtige Informationen in dieses gespiegelt werden, so dass die Inventardaten mit den aktuellen Zustandsdaten aus Monitoring oder Sicherheit gekoppelt werden. Dies bringt mehr Übersicht und einen 360-Grad Blick je nach Bedarf.
💾 Backups und Wiederherstellung
Überprüfen, ob regelmäßige Backups durchgeführt werden und sicherstellen, dass die Vertretung Zugang zu den Backup-Lösungen hat.
Das Wissen, wie Daten im Notfall wiederhergestellt werden können, sollte getestet und dokumentiert sein, falls nicht schon geschehen.
Innerhalb der Inventarverwaltung kann auch der Ort für Backups sauber dokumentiert werden oder andere wichtige Dokumentation zum Backup-Prozess und der Struktur abgelegt werden.
💡 Inventarisierung leicht gemacht
Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.
🏷 Helpdesk und Benutzerunterstützung
Eventueller Zugriff auf das Ticketsystem, um eingehende Anfragen von Nutzern bearbeiten zu können.
Überblick über häufige Benutzerprobleme und die zugehörigen Lösungswege, um Routineanfragen schnell bearbeiten zu können.
Wissen, wie neue Benutzer eingerichtet und vorhandene Benutzer verwaltet werden (z. B. Zugangsrechte, Passwort-Reset).
Gerade das Thema Onboarding und Offboarding ist ein perfektes Szenario für die Inventarverwaltung und deren Möglichkeiten die vorhandene Hardware auf die neuen Mitarbeiter zu verteilen oder die gekündigten Mitarbeiter und deren zugeordnetes Inventar genauer prüfen zu können.
➕ Updates und Wartung
Informationen zu geplanten System-Updates und Sicherheits-Patches, die während des Urlaubs des Admins anstehen könnten.
Falls es festgelegte Wartungszeiten gibt, in denen Arbeiten durchgeführt werden können, sollte die Vertretung darüber informiert sein.
Termine jeglicher Art gehören in den Asset-Daten vermerkt und mittels Wartungsübersichten und Kalender synchronisiert. Hiermit kann jeder Mitarbeiter die relevanten Informationen einsehen und aktiv über Benachrichtigungen erinnert werden.
💣 Eskalation und externe Partner
Festlegen, wann und wie externe Dienstleister oder Partner kontaktiert werden sollen, falls technische Probleme auftreten, die intern nicht gelöst werden können.
Kenntnisse über bestehende Service Level Agreements (SLAs) und Dienstleister, um zu wissen, wer im Ernstfall kontaktiert werden muss und welche Reaktionszeiten gelten.
Die vertraglichen SLAs oder von Partnern müssen sauber dokumentiert sein, damit eine Bewertung möglich ist. Die SLA muss über einen Vertrag definiert sein, damit auch in Preisverhandlungen oder bei der Suche nach neuen Partnern oder Dienstleistern die nötigen Daten aus der Vergangenheit berücksichtigt werden können.
🤝 Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen
Die Zusammenarbeit nach außen hin zu anderen Abteilungen stellt häufig einen kritischen Pfad dar. Mitarbeiter sollten die Absprachen zwischen den Abteilungen kennen oder dokumentiert haben.
Häufig wird dabei auch über die Rollenverteilung gesprochen, wodurch folgende Fragen sofort beantwortet werden müssen:
- Rollenbild der IT: Was ist die Rolle der IT aktuell?
- Rollenbild des ursprünglichen IT-Mitarbeiters: Was ist die Rolle des Mitarbeiters, der vertreten werden soll?
- Übertragenes Rollenbild: Was ist die Rolle dadurch für den Vertreter?
- (Eigenes) Erwartungsbild: Welche Erwartungen werden durch die Rolle von mir verlangt?
- Aufgabenspektrum: Welche Aufgaben werden durch das Rollenbild und die Erwartungshaltung erwartet?
Durch ein klares Rollenbild, den nötigen Informationen aus einer Inventarverwaltung und anderen Systemen und guter vorab definierter Kommunikation kann die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen reibungslos klappen. Im besten Falle wird die Urlaubsphase gar nicht anders als die übliche hochwertige IT-Phase bewertet.
✅ Checkliste und Übergabegespräch
Gerade die finale Absprache wird meistens viel zu wenig Zeit gegeben. Die Mitarbeiter möchten über die wichtigen Themen informiert sein, um dadurch das Beste geben zu können und zugleich so wenig eigenes Risiko wie nötig zu erleiden.
1️⃣ Detailgrad und Themen
- Folgende Punkte sollten auf keinen Fall in der Checkliste fehlen:
- Regelmäßige Aufgaben
- Nofallmaßnahmen (Stichwort Notfallplan-Konzept)
- System- und Netzwerkübersicht
- Kontaktdaten und Eskalationsplan
- Besonderheiten und kommende Termine
2️⃣ Erwartungen klären und Vertretung entlasten
Legen Sie hierbei den Umfang für die Vertretung fest: Klären, inwieweit die Vertretung für das Tagesgeschäft verantwortlich ist und wie tief sie in technische Probleme einsteigen soll. Dies verhindert Überlastung und gibt Klarheit darüber, welche Aufgaben priorisiert werden müssen.
Vertretung für Notfälle: Wenn möglich, sollte eine zweite Person als zusätzliche Unterstützung für besonders kritische Notfälle zur Verfügung stehen.
Der Mitarbeiter sollte gegenüber seinem Vorgesetzten klar kommunizieren, welche Punkte überhaupt zu leisten sind und welche nicht. Dies hilft auch den Personalaufwand besser abschätzen zu können oder aber auch eventuelle fehlende Informationen innerhalb der Inventarverwaltung nachpflegen zu lassen.
📃 Fazit - Eine Inventarverwaltung kann im Urlaubsfall unterstützend wirken
Eine gut gepflegte Inventarverwaltung ist im Urlaubsfall des IT-Administrators ein wertvolles Hilfsmittel, das die Vertretung erheblich unterstützt.
Durch eine vollständige und aktuelle Übersicht über alle IT-Geräte, Softwarelizenzen, Netzwerkkomponenten und Zugänge kann die Vertretung schneller auf wichtige Informationen zugreifen und notwendige Entscheidungen fundierter treffen.
Ein systematisch geführtes Inventar ermöglicht es der Vertretung, Probleme effizienter zu lösen, da sie genau weiß, welche Geräte wo eingesetzt werden, welche Software-Versionen genutzt werden und welche Wartungsintervalle anstehen.
Zudem hilft eine detaillierte Inventarverwaltung, im Notfall gezielt auf Ersatzgeräte oder -komponenten zurückzugreifen und etwaige Eskalationen oder Anfragen an externe Dienstleister zu beschleunigen.
Somit trägt eine Inventarverwaltung dazu bei, die Vertretung zu entlasten, Fehler zu minimieren und den reibungslosen IT-Betrieb auch während der Abwesenheit des IT-Admins sicherzustellen.
