Inventarisierung

Tipps für die Inventarisierung von Büromöbeln

Eine gut organisierte Büroeinrichtung trägt nicht nur zu einem angenehmen Arbeitsumfeld bei, sondern erleichtert auch die Verwaltung von Ressourcen und die Planung von zukünftigen Investitionen. Erfahren Sie, wie eine Inventarverwaltung dabei hilft und die Planung vereinfacht.

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Veröffentlicht am 21.05.2024

Unsere Erfahrungen zeigen, dass das Thema Inventarisierung nicht nur bei IT-Assets wichtig ist, sondern eine immer größer werdende Bedeutung für andere Unternehmensbereiche und deren Assets erlangt.

Frank Kister - CFO EntekSystems

Erstellen Sie eine umfassende Liste

Beginnen Sie mit der Erstellung einer umfassenden Liste aller Büromöbel. Erfassen Sie dabei wichtige Informationen wie den Standort, Hersteller, Modellnummer, Anschaffungsdatum und Zustand. Eine klare und detaillierte Liste bildet die Grundlage für ein effektives Inventarmanagement.

Kategorisieren Sie nach Standorten, Abteilungen oder Räumen

Organisieren Sie Ihre Büromöbel nach unterschiedlichen Kriterien wie z. B. Abteilungen oder Arbeitsbereichen. Dies ermöglicht nicht nur eine gezielte Inventarisierung, sondern auch eine effiziente Zuweisung von Ressourcen. Jede Abteilung kann ihre spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse besser identifizieren.

ℹ Unterkategorien zur besseren Bündelung

Büromöbel sind genauso unterschiedlich wie IT-Assets und können dabei sehr differenzierte Merkmale haben. Gliedern Sie dabei die Büromöbel in die nötigen Unterkategorien, um passende Informationen von einander zu trennen:

  • Schränke: Besondere Maße und Schrank-Funktionen, wie z. B. inkludierter Safe oder besonders gesichert sind denkbar
  • Tische: Ob rund, eckig, klein, groß oder intelligente Vernetzung sind alle Attribute möglich
  • Stühle: Ergonomisch, besondere Materialien oder die eingeschränkte Nutzung für spezifische Mitarbeiter gibt es sehr viele Variationen
  • Beleuchtungen: Lampen und entsprechende Beleuchtungstechnik sind in der heutigen Zeit mit vielen nützlichen Funktionen ausgestattet, die eventuell auch erfasst werden müssen

Nutzen Sie "geeignete" Inventarisierungssoftware

Eine Inventarisierungssoftware ermöglicht nicht nur eine digitale Erfassung von Daten, sondern bietet auch Funktionen wie automatische Aktualisierungen, Benachrichtigungen über Wartungsbedarf und benutzerfreundliche Dashboards für einen schnellen Überblick.

Mehr Infos dazu wie dies schnell und effizient gelingen kann, können Sie in unserem Blog-Artikel "Effektiv Inventarisieren: 5 einfache Schritte zur Bestandsverwaltung" nachlesen.

Führen Sie regelmäßige Audits oder Inventuren durch

Um sicherzustellen, dass Ihr Büromöbel-Inventar stets auf dem neuesten Stand ist, sollten regelmäßige Audits und Inventuren durchgeführt werden.

Dies ermöglicht die Identifizierung von veralteten oder defekten Möbelstücken sowie die Aktualisierung von Informationen, um eine genaue Bestandsführung zu gewährleisten.

Die Vorteile hierdurch liegen auf der Hand:

  • Längere Haltbarkeit der Büromöbel durch bessere Wartung
  • Einsparung von Kosten durch geringeren Neukauf da besser dokumentiert und gewartet
  • Effiziente Ausweisung gegenüber der Buchhaltung in Budgetfragen und bei Planungen
  • Einfachere Investitionsentscheidungen bei Umzügen, Büroneubauten oder Renovierungen

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Berücksichtigen Sie die Lebensdauer der Möbel

Jedes Möbelstück hat eine begrenzte Lebensdauer. Beachten Sie die Haltbarkeit und Qualität der Möbel bei der Inventarisierung. Dies hilft, zukünftige Ersatz- oder Upgrade-Bedürfnisse besser zu planen und ermöglicht eine langfristige Budgetierung.

Dokumentieren Sie Änderungen

Wenn es zu Umzügen, Erweiterungen oder Veränderungen in den Bürobereichen kommt, stellen Sie sicher, dass diese Änderungen in Ihrer Inventarliste dokumentiert werden. Dies gewährleistet, dass Ihr Inventar immer den aktuellen Gegebenheiten entspricht.

Somit kommen Sie allen Transparenz- und Rechenschaftspflichten nach und können auch operative Vorteile für Buchhaltung, Facility-Management, aber auch den Einkauf und das Management ausreizen.

✅ Schulen Sie Ihr Personal

Machen Sie Ihr Personal mit dem Inventarisierungs- und Inventur-Prozess vertraut und sensibilisieren Sie es für die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Inventarisierung. Geschultes Personal trägt dazu bei, Fehler zu minimieren und den Inventarprozess effizienter zu gestalten.

Der individuelle Wert des Mitarbeiters und die Wertschöpfung muss in diesem Thema bestmöglich gewonnen werden. Erfahren Sie mehr Informationen dazu in unserem Blog-Artikel "Das wichtigste Asset in Ihrem Unternehmen ist der Mitarbeiter: Was ist Ihnen ein Mitarbeiter wert?".

📃 Fazit - Büromöbel sind genauso wichtig wie IT-Assets

Meistens herrscht der Irrglaube, dass die Büromöbel eine nicht so wichtige Asset-Kategorie darstellen. Hochwertige Büromöbel und weitere Ausstattung sind oft sehr teuer und bilden daher einen großen Teil des betrieblichen Vermögens ab.

Ein qualitativ hochwertiger Arbeitsplatz trägt zu einer gesteigerten Zufriedenheit bei den Mitarbeitern bei und hebt die Produktivität und verringert Ausfälle (z. B. durch Rückenprobleme). In vielen Fällen sind diese Faktoren nicht messbar oder laufen unterhalb der Wahrnehmung ab.

Aus Sicht der Buchhaltung spielt es auch keine Rolle ob das Asset ein Schrank oder Laptop ist, sondern welcher Anlagenwert (Beachtung der GWG-Grenze) sich dahinter befindet. Somit sind vielfach die Büromöbel nicht oder unzureichend erfasst und gegenüber der Buchhaltung nicht auszuweisen.

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Autor

CTO

Herr van der Steeg ist bei der EntekSystems als Chief Technology Officer für alle Belange der Produktentwicklung und technischen Konzeption verantwortlich.

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