Unsere Erfahrungen zeigen, dass das Thema Inventarisierung nicht nur bei IT-Assets wichtig ist, sondern eine immer größer werdende Bedeutung für andere Unternehmensbereiche und deren Assets erlangt.
✅ Erstellen Sie eine umfassende Liste
Beginnen Sie mit der Erstellung einer umfassenden Liste aller Büromöbel. Erfassen Sie dabei wichtige Informationen wie den Standort, Hersteller, Modellnummer, Anschaffungsdatum und Zustand. Eine klare und detaillierte Liste bildet die Grundlage für ein effektives Inventarmanagement.
Die Verwaltung dieser Inventarliste sollte nicht in Excel, sondern in einer einheitlichen und anpassbaren Inventarlösung stattfinden. Hierdurch können in allen möglichen Asset-Kategorien die passenden Daten von unterschiedlichen Zielgruppen verwaltet werden.
✅ Kategorisieren Sie nach Standorten, Abteilungen oder Räumen
Organisieren Sie Ihre Büromöbel nach unterschiedlichen Kriterien wie z. B. Abteilungen oder Arbeitsbereichen. Dies ermöglicht nicht nur eine gezielte Inventarisierung, sondern auch eine effiziente Zuweisung von Ressourcen. Jede Abteilung kann ihre spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse besser identifizieren.
ℹ Unterkategorien zur besseren Bündelung
Büromöbel sind genauso unterschiedlich wie IT-Assets und können dabei sehr differenzierte Merkmale haben. Gliedern Sie dabei die Büromöbel in die nötigen Unterkategorien, um passende Informationen von einander zu trennen:
- Schränke: Besondere Maße und Schrank-Funktionen, wie z. B. inkludierter Safe oder besonders gesichert sind denkbar
- Tische: Ob rund, eckig, klein, groß oder intelligente Vernetzung sind alle Attribute möglich
- Stühle: Ergonomisch, besondere Materialien oder die eingeschränkte Nutzung für spezifische Mitarbeiter gibt es sehr viele Variationen
- Beleuchtungen: Lampen und entsprechende Beleuchtungstechnik sind in der heutigen Zeit mit vielen nützlichen Funktionen ausgestattet, die eventuell auch erfasst werden müssen
Egal ob IT-Assets oder Büromöbel muss ein sinnvoller Kategorie-Baum mit den passenden Attributen gefunden werden. Dadurch lassen sich die Daten gut pflegen und die nötigen Erkenntnisse bei Reparaturen und Nachbestellungen treffen.
✅ Nutzen Sie "geeignete" Inventarisierungssoftware
Eine Inventarisierungssoftware ermöglicht nicht nur eine digitale Erfassung von Daten, sondern bietet auch Funktionen wie automatische Aktualisierungen, Benachrichtigungen über Wartungsbedarf und benutzerfreundliche Dashboards für einen schnellen Überblick.
Mehr Infos dazu wie dies schnell und effizient gelingen kann, können Sie in unserem Blog-Artikel "Effektiv Inventarisieren: 5 einfache Schritte zur Bestandsverwaltung" nachlesen.
✅ Führen Sie regelmäßige Audits oder Inventuren durch
Um sicherzustellen, dass Ihr Büromöbel-Inventar stets auf dem neuesten Stand ist, sollten regelmäßige Audits und Inventuren durchgeführt werden.
Dies ermöglicht die Identifizierung von veralteten oder defekten Möbelstücken sowie die Aktualisierung von Informationen, um eine genaue Bestandsführung zu gewährleisten.
Die Vorteile hierdurch liegen auf der Hand:
- Längere Haltbarkeit der Büromöbel durch bessere Wartung
- Einsparung von Kosten durch geringeren Neukauf da besser dokumentiert und gewartet
- Effiziente Ausweisung gegenüber der Buchhaltung in Budgetfragen und bei Planungen
- Einfachere Investitionsentscheidungen bei Umzügen, Büroneubauten oder Renovierungen
💡 Inventarisierung leicht gemacht
Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.
✅ Berücksichtigen Sie die Lebensdauer der Möbel
Jedes Möbelstück hat eine begrenzte Lebensdauer. Beachten Sie die Haltbarkeit und Qualität der Möbel bei der Inventarisierung. Dies hilft, zukünftige Ersatz- oder Upgrade-Bedürfnisse besser zu planen und ermöglicht eine langfristige Budgetierung.
Durch dein Einsatz einer Inventarsoftware sind Sie in der Lage genau diese Daten aktiv aber auch über Benachrichtigungen passgenau zu erhalten und damit bessere Entscheidungen zu treffen. Die Informationen unterstützen die Fachbereiche aus Buchhaltung und Facility-Management im geeigneten Rahmen und erhöhen die Wettbewerbsfähigkeit.
✅ Dokumentieren Sie Änderungen
Wenn es zu Umzügen, Erweiterungen oder Veränderungen in den Bürobereichen kommt, stellen Sie sicher, dass diese Änderungen in Ihrer Inventarliste dokumentiert werden. Dies gewährleistet, dass Ihr Inventar immer den aktuellen Gegebenheiten entspricht.
Somit kommen Sie allen Transparenz- und Rechenschaftspflichten nach und können auch operative Vorteile für Buchhaltung, Facility-Management, aber auch den Einkauf und das Management ausreizen.
✅ Schulen Sie Ihr Personal
Machen Sie Ihr Personal mit dem Inventarisierungs- und Inventur-Prozess vertraut und sensibilisieren Sie es für die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Inventarisierung. Geschultes Personal trägt dazu bei, Fehler zu minimieren und den Inventarprozess effizienter zu gestalten.
Der individuelle Wert des Mitarbeiters und die Wertschöpfung muss in diesem Thema bestmöglich gewonnen werden. Erfahren Sie mehr Informationen dazu in unserem Blog-Artikel "Das wichtigste Asset in Ihrem Unternehmen ist der Mitarbeiter: Was ist Ihnen ein Mitarbeiter wert?".
📃 Fazit - Büromöbel sind genauso wichtig wie IT-Assets
Meistens herrscht der Irrglaube, dass die Büromöbel eine nicht so wichtige Asset-Kategorie darstellen. Hochwertige Büromöbel und weitere Ausstattung sind oft sehr teuer und bilden daher einen großen Teil des betrieblichen Vermögens ab.
Ein qualitativ hochwertiger Arbeitsplatz trägt zu einer gesteigerten Zufriedenheit bei den Mitarbeitern bei und hebt die Produktivität und verringert Ausfälle (z. B. durch Rückenprobleme). In vielen Fällen sind diese Faktoren nicht messbar oder laufen unterhalb der Wahrnehmung ab.
Aus Sicht der Buchhaltung spielt es auch keine Rolle ob das Asset ein Schrank oder Laptop ist, sondern welcher Anlagenwert (Beachtung der GWG-Grenze) sich dahinter befindet. Somit sind vielfach die Büromöbel nicht oder unzureichend erfasst und gegenüber der Buchhaltung nicht auszuweisen.
Maßgeblich für die Erfassung eines Assets spielt der Wert eine Rolle. Somit sind auch Büromöbel genauso wichtig wie IT-Assets, Anlagen in der Produktion aber auch Software und Lizenzen und müssen einheitlich mit den passenden Standards erfasst. Dafür bietet sich der Einsatz einer Inventarlösung an und hebt noch weitere Synergien.
