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Lizenzmanagement: „End of Life“ für Microsoft Office 2013

Am 11. April endet der Lebenszyklus von Office 2013 und somit stehen keinerlei Updates für Sicherheit, sonstige Patches und Hersteller-Support zur Verfügung. Wie kann hierbei eine gute Inventarverwaltung helfen?

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Veröffentlicht am 11.04.2023

🧨 Sicherheitsrisiko - Veraltete Software

Der Bitkom schreibt sehr ausführlich zum Thema Software-Sicherheit:

Software muss regelmäßig angepasst werden, um den Nutzern ein bestmögliches Produkt anzubieten. Daher braucht es regelmäßige Updates. In der Regel handelt es sich dabei um funktionale Updates. Diese werden zum Beispiel notwendig, wenn Service-Wartungen durchgeführt werden, oder wenn die Hersteller neue Funktionen der Software veröffentlichen. Gelegentlich werden auch Sicherheits-Updates durchgeführt, um auf neue Sicherheitslücken in der Software zu reagieren.

Bitkom - "Warum die Sicherheit in Software so entscheidend ist" - 2020

Unsere Erfahrungen in dem Bereich sind sehr ähnlich! - Kontrollieren Sie Ihre Software, deren Versionsstände auf den Endgeräten und integrieren Sie die Checks in Ihre Prozesse und Standards als Teil der Sicherheitsstrategie.

Welche grundlegenden Risiken in der heutigen Zeit auf IT-Administratoren, Mitarbeiter oder externe Lieferanten wartet, können Sie in "Safer IT - Gib Hacks keine Chance" nachlesen.

💀 „End of Life“ – Was bedeutet dies eigentlich genau?

Anbieter bzw. Hersteller von Software definieren für spezifische Versionen eine aktive Nutzungs- und Gewährleistungszeit, in der es Sicherheitsupdates, Patches und Support zum Produkt dazu gibt.

Hierbei stehen dem Software-Anbieter verschiedene Optionen zur Verfügung:

  • Langlebige Software: Produkte dieser Art können viele Jahre (z. B. 10 Jahre und mehr) Bestand haben und der Kunde erhält weitreichende Unterstützung, wie im Falle von Office 2013.
  • Normale Software-Nutzungszeit: Bei klassischen Software-Käufen wird häufig eine 3 bis 4-jährige Nutzung zu Grunde gelegt und selbst nach dieser Zeit kann meist eine weitere Nutzung mit Einschränkungen garantiert werden.
  • Kurzlebige Software: Der Anbieter gibt nur sehr kurze Gewährleistungen auf Produkte, um den Kunden zu schnellen Wechseln in den Produkt-Versionen zu zwingen. Meist wird dies im Rahmen von SaaS-Produkten erwünscht, um relativ nah am aktuellen Standard bleiben zu können.

🔢 Microsoft Office – „Fixed“/“Modern“ - Lebenszyklus Modelle

Bis einschließlich Office 2019 verfolgt Microsoft die „Fixed Lifecycle Policy“. Diese Richtlinie definiert für Produkte einen 10-jährigen Support. In den ersten 5 Jahren erhält man Mainstream-Support, welcher Feature-Updates, Plattform-Updates, Sicherheitsupdates und Funktionskorrekturen umfasst.

Die 5 Jahre danach sind ein sogenannter erweiterter Support, der nur Sicherheitsupdates umfasst.

Office 2021 verfolgt die „Modern Lifecycle Policy“, wodurch kontinuierlich Updates und Support angeboten wird.

Folgende „End of Life“ Daten für die kommenden Office-Produkte sind bekannt:

📆 Was passiert nach dem 11. April 2023?

Auch über das besagte Datum kann die Software auf den Endgeräten installiert bleiben. Man sollte sicherstellen, dass dies auch nur der absolute Ausnahmefall ist, denn die Angriffe auf Systeme mit veralteter Software zählen zu den Klassikern bei den Hackern.

Neben dem Sicherheitsaspekt sollte man auch den Aspekt von fehlenden Features beachten. Wenn Mitarbeiter keine aktuelle Software haben, fehlen oft nützliche Punkte, die die Produktivität anheben und somit zu besseren Ergebnissen führen. Zudem wird es über die Dauer immer schwierige Mitarbeiter zu finden, die sich mit sehr alten Programmen auskennen und diese korrekt bedienen können.

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🔍 Inventarverwaltung - Wie findet man Assets mit veralteter Software?

Ohne „gute“ Daten kann keine präventive Taktik im IT-Asset-Management-Bereich durchgeführt werden.

Michael Kostka - CEO EntekSystems

Innerhalb der Inventarverwaltung können Sie sich Ihre Software auflisten lassen:

Durch die bestehenden Zuordnungen kann ohne Mehraufwand die Analyse begonnen werden:

Die Daten stehen schnell und unkompliziert zur Verfügung und können für diese Art der Bewertung und Analyse genutzt werden. Auch die an den Lizenzen gekoppelten Verträge spielen im IT-Asset-Management durchaus eine Rolle, wenn auch im Umfeld von Office 2013 mit nicht so hohen Kosten zu rechnen sein wird.

Bei wesentlich kostenintensiveren Software-Paketen kann ein Versionswechsel immense Kostenänderungen nach sich ziehen, die natürlich vorab bekannt und bewertet sein müssen.

Falls kein automatisches Software-Deployment zur Verfügung steht, benötigen Sie einen längeren Vorlauf:

  • Identifikation: Auflistung der betroffenen Mitarbeiter und Geräte
  • Information: Mitarbeiter informieren, dass das Endgerät durch die IT-Abteilung einmal aktualisiert werden muss. Eventuelle Terminabstimmungen und Co. müssen mit dem nötigen Rahmen und den eigenen Kapazitäten abgestimmt sein.
  • Aktualisierung: Deinstallation der alten Office- und der neuen Office-Version (z. B. 2021) auf den betroffenen Endgeräten.
  • Rückgabe: Der Mitarbeiter erhält das Gerät zurück und kann wieder im üblichen Rahmen weiterarbeiten.

Auch für diese einzelnen Schritte sind wieder unterschiedliche Funktionalitäten einer Inventarverwaltung notwendig:

  • Einsicht in einheitliche gute Daten zwecks Identifikation der Mitarbeiter und Endgeräte
  • Weitergabe von Informationen an die Mitarbeiter und Vorgesetzten
  • Dokumentation der Übergabe und Rückgabe der betroffenen Endgeräte

📃 Fazit – Wie kann ein Versionswechsel kontrolliert geschehen?

Seit dem Anbeginn der IT-Szene gibt es das Software-Versionswechsel und die dadurch entstehenden rechtlichen und technischen Use Cases.

Durch bekannte Informationen und dem integrierten IT-Lifecycle können kontrolliert die Mitarbeiter identifiziert und informiert werden. Im Übergabe- und Rückgabeprozess werden die IT-Mitarbeiter durch einen papierlosen Dokumenten-Prozess unterstützt und beidseitig wird Zeit gespart.

Durch dauerhafte Veränderungen an den IT-Prozessen und Abläufen in Ihrem Unternehmen, sollten Sie dies auch als kontinuierlich laufenden Verbesserungsansatz verstehen. Definieren Sie Ihre technische Standards, optimieren Sie Ihre organisatorischen Abläufe und harmonisieren Sie beides im Rahmen von eigenen IT-Services und innerhalb von Projekten.

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Autor

CTO

Herr van der Steeg ist bei der EntekSystems als Chief Technology Officer für alle Belange der Produktentwicklung und technischen Konzeption verantwortlich.

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