IT Self-Service-Portal: Wie Sie Mitarbeiteranforderungen effizient digitalisieren

Der Wunsch nach Automatisierung gewinnt in Zeiten von immer komplexeren Prozessen, verteilten Organisationen und Skalierung eine immer größere Bedeutung. Genau an dieser Stelle wird eine smarte Organisation von Mitarbeiteranforderungen über ein Self-Service-Portal unabdingbar.

🗑️ Status Quo: E-Mails & Listen-Chaos

Viele kennen den Prozess bereits seit dem ersten Arbeitstag im Unternehmen. Man benötigt Zugriffsrechte auf bestimmte Systeme oder Laufwerke, einen zweiten Monitor oder einfach zusätzliche Büroausstattung.

Ein Vorgang, der wie in folgendem Beispiel schnell zu Frust bei allen Beteiligten und unnötigen Arbeitsaufwänden führt.

• Der neue Schreibtisch muss zunächst über die Personalabteilung angefragt werden
• Für das neue Notebook ist die Freigabe des Vorgesetzten erforderlich
• Für den Zugriff auf dringend benötigte Daten eines Kundenprojektes wartet man mehrere Tage auf die Freigabe des Projektleiters und anschließender Freischaltung durch die IT-Abteilung
• uvm.

Die obige Liste könnte man nun endlos fortführen. Dazu kommen noch weitere Medienbrüche wie unterschiedliche Antragsformulare, mündliche Abstimmungen oder unklare Zuständigkeiten.

• Wer ist dafür zuständig?
• Wer trägt die Kosten oder muss die Freigabe dafür erteilen?
• Gibt es bestimmte Freigabegrenzen?
• Was kann oder darf ich überhaupt anfordern?
• Wer kümmert sich um die Umsetzung?
• Wie ist der Bearbeitungsstand?

Selbst einfache Vorgänge werden zu einem bürokratischen und ungesteuerten Organisations-Chaos.

🛒 Lösungsansätze aus dem E-Commerce

In anderen Bereichen gibt es hier seit Jahrzehnten bereits sehr komfortable Lösungen, die wir alle bereits kennen und zu schätzen gelernt haben.

So ist der Aufwand für eine Bestellung auf Amazon und Co. heute nicht mehr groß und kann bequem mit wenigen Klicks oder auch per Smartphone getätigt werden.

Es gibt verschiedene Bereiche (z.B. Elektronik, Büromöbel) aus denen man Artikel auswählen und dann direkt bestellen kann.

Der Bearbeitungsstand bis hin zum voraussichtlichen Lieferdatum ist ebenfalls jederzeit einsehbar und damit transparent.

Warum also nicht auf die eigenen Prozesse im Unternehmen adaptieren?

✅ Vorteile der digitalen Anforderungen

Die Überführung von Anforderungsprozessen über ein Self-Service-Portal für Mitarbeiter bringt eine Vielzahl an Vorteilen mit sich:

• Standardisierung von Vorgängen
• Entlastung von IT und Einkauf
• Zeitersparnis für die anfragenden Mitarbeiter
• Weniger Verwaltungsaufwand
• Automatisierte Freigabeprozesse

Ein sauber strukturiertes Self-Service-Portal und gut gepflegter Anforderungskatalog sind zudem ein wichtiger Faktor für die Mitarbeiterzufriedenheit und häufig auch bereits der erste Eindruck, der von einem Unternehmen beim neuen Mitarbeiter hängen bleibt.

📋 Was gehört ins Portal?

Widmen wir uns nun der Frage was alls in das Self-Service-Portal hineingehört. Über alle Unternehmsensgruppen hinweg sind die folgenden materiellen Gegenstände häufig Bestandteil eines gängigen Anforderungskataloges:

• IT-Arbeitsgeräte: z.B. PCs oder Notebooks (Ersatz- / Neubeschaffung)
• Büroausstattung: z.B. Schreibtische, Bürostühle, Lampen
• Sicherheit: z.B. Schlüssel, RFID Keychips, Zugangskarten / Ausweise
• Zubehör: z.B. Taschen, Headsets, Eingabegeräte
• Fuhrpark: z.B. Fahrzeuge

Auch Dienstleistungen und freigabepflichtige Vorgänge sollten direkt mit im Portal abgebildet werden. Denn diese müssen zum einen dokumentiert, aber auch freigegeben und später eingerichtet werden:

• Laufwerksberechtigungen: Zugriff auf bestimmte Dateiverzeichnisse
• Zugriffsrechte: Zugriff auf Cloud-Services, interne Systeme
• Fuhrpark: Reifenwechsel, Service-Termin, Schadensmeldung
• Umzüge: Abteilungs- oder Standortwechsel

Ein sauberer Anforderungsprozess für die Vergabe von Zugriffsrechten ist zudem auch eine perfekte Grundlage für die ISO 27001 Zertifizierung oder NIS2.

⭐ Empfehlungen zum Aufbau eines Self-Service-Portals

Wie baut man ein Self-Service-Portal von Grund auf am besten auf?

Verschaffen Sie sich zunächst in Ihrem eigenen Bereich (z.B. IT) einen Überblick darüber, was häufig wiederkehrende Anforderungen und damit Standard-Prozesse sind.

Häufig gibt es hierfür auch bestimmte Freigabeprozesse oder auch Budgetgrenzen, die berücksichtigt werden müssen. Auch diese Informationen ist für die Strukturierung des Service-Katalogs notwendig.

• Welche Informationen benötige ich bei einer Anforderung vom Mitarbeiter?
• Sind meine Stammdaten überhaupt gepflegt um beispielsweise zuordnen zu können für welche Abteilung oder für welchen Standort ein Mitarbeiter tätig ist?
• Welche Personen sind an der Freigabe und auch Erfüllung der Anforderung beteiligt?
• Wie viel Auswahlmöglichkeiten möchte ich anbieten? Die goldene Regel sind hier max. 3-4 pro Bereich.
• Wie transparent möchte ich gegenüber den anfordernden Mitarbeitern sein? (Anzeige von Kosten, Bearbeitungsstand, Lieferdatum, etc.)

💡 Das Inventory360 Service Portal

Digitale Anforderungen, Freigaben, Verleih und Inventarisierung in einem System.

Jetzt mehr erfahren

💸 Freigaben und Budgetgrenzen

Durch Compliance-Vorgaben und zunehmenden Kostendruck sind viele Mitarbeiteranforderungen auch mit Freigaben durch Vorgesetzte oder Projektleiter verbunden.

Die Realität bietet hier gerade im Bereich öffentlicher Einrichtung und Konzernstrukturen besondere Herausforderungen hinsichtlich der Freigabe von Anforderungen, die ebenfalls im System digital abgebildet werden müssen:

• Feste Freigabe durch eine oder mehrere Personen (z.B. 4-Augen-Prinzip)
• Flexible Freigaben anhand der Abteilungs- oder Standortzuordnung eines Mitarbeiters
• Zusätzliche Freigaben oberhalb einer Budgetgrenze (z.B. durch Geschäftsleitung)

Beachten Sie hierbei auch die folgenden Punkte, die für einen reibungslosen Freigabeprozess nowendig sind:

• Einfache & unkomplizierte Freigabe per Klick
• Überschreibende Freigabe möglich (z.B. bei Urlaub / Abwesenheit)
• Transparente Einsicht der Kosten und Anforderung selbst
• Sichere & nachvollziehbare Dokumentation der Freigaben
• Automatische Benachrichtigungen

📈 Best Practices für die Einführung

Wie bei der Einführung von allen neuen Systemen oder Prozessen ist der Start in kleinem Rahmen meist die beste Option um eine initiale Akzeptanz zu etablieren.

Es ist wenig ratsam direkt zu Beginn mit komplexen Anforderungsprozessen zu starten, die eine mehrstufige Freigabe abhängig von Budgetgrenzen erfordern. Stattdessen lieber mit den kleinen, aber häufigen Anforderungen des Alltags beginnen.

Die daraus gewonnenen Erfahrungen können dann für kompliziertere Vorgänge im Unternehmen genutzt werden.

Unserer Erfahrung nach kommen in diesem Prozess sehr schnell andere Abteilungen mit Ideen für Ihren eigenen Bereich um die Ecke, die es dann zu prüfen und zu etablieren gilt.

• Mit den einfachen / eigenen Vorgängen starten
• Feedback der Mitarbeiter einholen
• Freigabeprozesse einführen
• Weitere Abteilungen & Vorgänge hinzunehmen
• Keep it simple

🏁 Fazit

Die Vorteile von vordefinierten Anforderungskatalogen und die damit verbundene Automatisierung von Mitarbeiteranforderungen sowie daran verknüpfte Freigabeprozesse sind sehr vielfäligt.

Wie so häufig ist selbstverständlich ein zeitliches Vorinvestment notwendig um die internen Prozesse zu analysieren und zu überführen. Diese Chance kann man sogleich auch zur Bereinigung von Altlasten und Verschlankung historisch gewachsener Bürokratie verwenden.

Neben einer gesteigerten Mitarbeiterzufriedenheit für die anfordernden Mitarbeiter werden auch die zuständigen Fachbereiche durch die Minimierung von Rückfragen und klare Anforderungen entlastet.