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Automatische vs. manuelle Inventarisierung - Was ist der richtige Weg?

Wir zeigen Ihnen welche Art der Inventarisierung für Ihre Organisation der richtige Weg ist.

Michael Kostka
Michael Kostka Veröffentlicht am 14.12.2021

Prinzipiell gibt es immer zwei Wege einer Inventarisierung. Der manuelle und der automatische Weg mittels Funktionen wie einem Netzwerk-Scan oder einem Agenten.

Dabei kann man keineswegs einfach nur zwischen Richtig und Falsch unterscheiden. Ein ähnlicher Vergleich wäre es, einen Diesel- mit einem Benzin-Motor zu vergleichen. Beide Varianten haben Ihre Daseinsberechtigung - die Wahl der Lösung richtet sich schlichtweg nach dem Einsatzzweck.

Die Technologien - kurz erklärt

Manuelle Inventarisierung

Bei der manuellen Inventarisierung werden alle Inventardaten durch eine Person bzw. mehrere Mitarbeiter erfasst. Dieser Prozess wird optimalerweise durch technische Lösungen zur Fehler- und Aufwandsminimierung ergänzt. Beispielsweise durch Barcode-Scanner, Validierung von Dateneingaben und eine klare Definition von Prozessabläufen.

Dies ist auch einer der Gründe, weshalb Excel Tabellen nicht als Inventarverwaltung genutzt werden sollten.

Auch hier lassen sich natürlich Teilbereiche z.B. durch Imports, Vorlagen oder das Klonen von ähnlichen Gegenständen sehr vereinfachen. Der Aufwand wird - mit einer guten Inventarverwaltung - häufig zu Unrecht überschätzt.

Automatische Inventarisierung per Agent

Die automatische Inventarisierung mittels Agent kommt zusätzlich mit einigen Limitierungen einher. So muss auf den zu inventarisierenden Geräten ein Software-Paket (Agent) installiert und stets aktuell gehalten werden.

"Dumme" Netzwerkkomponenten wie z.B. Switches, Drucker, etc. können hiervon nicht erfasst werden. Im Gegenzug erreicht man allerdings bei den erfassten Geräten einen sehr hohen Detailgrad der ausgelesenen Informationen.

Automatische Inventarisierung (agentenlos)

Die agentenlose Inventarisierung bedient sich der bereits existierenden Schnittstellen bestehender Geräte wie z.B. WMI bei Windows, SSH bei Linux oder SNMP bei Netzwerkgeräten und Druckern. Somit ist keine Installation eines Agenten auf den Geräten notwendig.

Benötigt werden hier entsprechende Firewallfreischaltungen und Berechtigungen auf dem System. Wenn die Managementschnittstellen deaktiviert sind können selbstverständlich auch keine Informationen ausgelesen werden.

Vor- und Nachteile

Manuelle Inventarisierung

  • Hohe Datenqualität
  • Steigerung der Prozessqualität
  • Erfassung von Zusatzdaten (z.B. Kostenstellen, Preise)
  • Manueller Arbeitsaufwand
  • Einarbeitung notwendig

Automatische Inventarisierung

  • Minimaler Arbeitsaufwand
  • Keine Einarbeitung
  • Teils komplizierte Einrichtung
  • Niedrigere Datenqualität

Wie ist meine Ausgangslage?

Bevor man sich für einen Ansatz entscheidet, muss zunächst geklärt werden wie die aktuelle Ausgangslage aussieht. Wir unterscheiden hier in insgesamt 4 Stufen.

  • Stufe 1
    Derzeit bestehen weder Inventarlisten noch ein sonstiger Überblick zu meinen IT-Asset.
    => Für Unternehmen ab 200 Mitarbeitern ist in diesem Fall eine automatische Inventarisierung empfehlenswert.

  • Stufe 2
    Es existieren bereits Listen meines IT-Inventars oder ich kann diese aus anderen Systemen exportieren.
    => Empfehlung zur manuellen Inventarisierung. Hier sollte zunächst die vorliegende Datenqualität geprüft werden.

  • Stufe 3
    Ich habe bereits eine Softwarelösung zur Inventarisierung. Die Daten sind allerdings unzuverlässig oder unvollständig.
    => Empfehlung zur manuellen Inventarisierung. An dieser Stelle kann auch ein Abgleich mit einer automatischen Inventarisierung Aufschlüsse über die Probleme liefern.

  • Stufe 4
    Ich habe durch eine Softwarelösung zur IT-Inventarisierung zu jeder Zeit den aktuellen Überblick zu meinen IT-Assets und bin mit der Lösung zufrieden.
    => Optimalzustand. Hier sollte darauf geachtet werden, dass der gewählte Inventarisierungs-Ansatz auch zukünftig verfolgt wird bzw. möglich bleibt.

Wo möchte ich hin bzw. welche Anforderungen gibt es?

Das Ziel für jedes Unternehmen sollte es immer sein, eine möglichst umfassende Inventarisierung aller Assets zu erreichen.

Unabhängig davon gibt es aber noch individuelle Anforderungen, welche die Wahl zwischen einer manuellen oder automatischen Inventarisierung notwendig machen.

Im Folgenden möchten wir einige klassische Beispiele aufzeigen:

  • Interne Compliance Anforderungen
    Häufig sind interne Compliance Vorgaben sehr speziell formuliert. Dies kann z.B. eine individuelle Risikoeinstufung der Inventargegenstände sein oder spezifische Kennzahlen, die für eine spätere Revision hinterlegt werden müssen. Hier empfiehlt sich die manuelle Inventarisierung

  • Zertifizierungen (z.B. ISO 27001)
    In Zertifizierungen wird sehr häufig auch der Bereich Asset Management näher beleuchtet. Hier gilt es eine möglichst detailreiche und aktuelle Auskunft geben zu können. In diesem Fall lässt sich eine manuelle Inventarisierung auch sehr gut mit Automatismen kombinieren (näheres weiter unten).

  • Fusionen & Firmenübernahmen
    Firmenfusionen oder -Übernahmen stellen vor allem die IT vor vielfältige Herausforderungen. In der Praxis bleibt hier leider wenig Zeit manuelle Inventarisierungsprozesse zu implementieren. Hier ist eine automatische Inventarisierung angebracht.

Gibt es die Eierlegende Wollmilchsau?

Auch Schweine geben Milch. Nur beim Punkt Wolle und Eier wird es schwierig ;)

Spaß beiseite - man kann durchaus versuchen die Vorzüge aus beiden Welten zu kombinieren. Wichtig ist hierbei immer die Ausgangslage und die Ziele im Auge zu behalten, denn Automatismen können manuelle Prozesse sehr schnell stören.

Umso wichtiger ist hierbei, dass Ihnen Ihre Inventarisierungslösung vielfältige Einstellungsmöglichkeiten bietet.

Was heißt das konkret?

In vielen Lösungen können Sie sich nur für einen "entweder-oder" Ansatz entscheiden. Entweder Sie erfassen alle Assets manuell oder der Automatismus übernimmt dies für Sie - ohne große Eingriffsmöglichkeit.

Im Ansatz der hybriden Inventarisierung können Sie die Vorzüge aus beiden Welten kombinieren:

  • Festlegung welche Daten manuell oder automatisch erfasst werden sollen
  • Kontrollbereich um in den Automatismus bei Bedarf eingreifen zu können
  • Regelwerk zur Erkennung von z.B. Standorten und Organisationseinheiten

In der Praxis könnten neue Notebooks also zunächst manuell per Inventaretikett / Barcode und Seriennummer, Besitzer und Anschaffungswert erfasst werden. Alle zusätzlichen technischen Informationen wie verbaute CPU, RAM, IP-Adressen, Seriennummer der Festplatte, etc. lassen Sie die automatische Inventarisierung übernehmen.

Fazit

Die Entscheidung zwischen einer automatischen oder manuellen Inventarisierung ist abhängig von der Ausgangslage und den individuellen Zielen.

Es ist an vielen Stellen auch immer der Weg des kleinsten gemeinsamen Vielfachen. Häufig prallen Anforderungen mehrerer Abteilungen aufeinander und jede Organisation muss für sich selbst entscheiden welcher Weg das beste Ergebnis bei einem vertretbaren Aufwand liefert.

Wege wie die hybride Inventarisierung durch Nutzung beider Varianten sind hier aus unserer Praxiserfahrung heraus ein sehr gutes Bindeglied auf dem Weg zu mehr Automation und Datenqualität im Unternehmen.

Michael Kostka
Michael Kostka Author

Geschäftsführer / CEO

Gründer und Geschäftsführer der EntekSystems GmbH. Herr Kostka verantwortet bei uns die Bereiche technischer Vertrieb und Leitung des Tagesgeschäfts.

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