Inventarisierung

Inventarisierungspflicht - Welche Bedeutung hat dies im öffentlichen Bereich?

Die Inventarisierungspflicht ist eine gesetzliche Vorschrift, die durch Städte, Kommunen, aber auch Behörden eingehalten werden muss. Hierbei kann eine Inventarverwaltung zu erheblichen Erleichterungen durch bessere Daten führen und bei Compliance- oder Transparenz-Vorgaben unterstützen.

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Veröffentlicht am 25.06.2024

👍 Was muss eigentlich alles inventarisiert werden?

Neben der reinen Notwendigkeit Gegenstände aller Art zu inventarisieren, ist vor allem die Frage, was inventarisiert werden muss. Hierbei werden vielfach Asset-Kategorien vergessen oder nicht als diese wahrgenommen.

Mehr Einzelheiten und Details zum gesamten Thema "Was muss alles inventarisiert werden?" gibt es in unserem Blog-Artikel.

💡 Die Bedeutung der Inventarisierungspflicht im öffentlichen Bereich

Die Inventarisierungspflicht ist ein grundlegender und wesentlicher Bestandteil der Verwaltung im öffentlichen Sektor. Sie bezieht sich auf die systematische Aufzeichnung und Verwaltung von Vermögenswerten, Ressourcen und Eigentum einer staatlichen oder öffentlichen Institution.

Diese Verpflichtung ist nicht nur eine rechtliche Anforderung, sondern spielt eine entscheidende Rolle bei der effizienten Ressourcennutzung, Transparenz und Rechenschaftspflicht gegenüber der Öffentlichkeit.

📁 Rechenschaftspflicht und Transparenz

In einer demokratischen Gesellschaft ist es von entscheidender Bedeutung, dass öffentliche Institutionen ihre Ressourcen transparent verwalten. Die Inventarisierungspflicht stellt sicher, dass jedes Vermögen oder Eigentum der Regierung oder staatlichen Institution detailliert erfasst wird.

Dies ermöglicht es den Bürgern, einen klaren Einblick in die Verwendung von öffentlichen Geldern zu erhalten und sicherzustellen, dass diese ordnungsgemäß und effizient genutzt werden.

✅ Offenlegung von Informationen gegenüber der Öffentlichkeit

  • Informationsfreiheit:
    Bürger haben das Recht auf Zugang zu Informationen über Regierungsentscheidungen, öffentliche Ausgaben und andere relevante Daten. Dies wird oft durch Gesetze oder Verordnungen zur Informationsfreiheit gewährleistet.

  • Veröffentlichungspflicht:
    Regierungsstellen sind verpflichtet, bestimmte Informationen, wie Haushaltspläne, politische Entscheidungen und Ausgaben, öffentlich zugänglich zu machen. Dies geschieht oft durch Veröffentlichungen auf Websites oder in Berichten.

✅ Finanzielle Transparenz

  • Haushaltsplanung und -berichterstattung:
    Regierungsstellen müssen klare Haushaltspläne vorlegen und Berichte über die Verwendung öffentlicher Mittel veröffentlichen. Dies ermöglicht es den Bürgern, die Finanzstruktur zu verstehen und Ausgaben nachzuvollziehen.

  • Rechnungslegung und Prüfung:
    Es besteht eine Verpflichtung, die Finanzberichte zu prüfen und sicherzustellen, dass sie den geltenden Rechnungslegungsstandards entsprechen. Externe Prüfungen gewährleisten die Integrität der finanziellen Berichterstattung.

✅ Rechenschaftspflicht und Ethik

  • Verantwortlichkeit von Amtsträgern:
    Öffentliche Amtsträger und Regierungsmitarbeiter müssen sich ethischen Standards und Verhaltenskodizes unterwerfen. Dies dient dazu, Vertrauen zu schaffen und Korruption zu verhindern.

  • Parlamentarische Überwachung:
    Parlamente oder ähnliche Kontrollorgane überwachen die Regierungstätigkeit und stellen sicher, dass Regierungsstellen rechenschaftspflichtig sind und ihren Verpflichtungen nachkommen.

✅ Strafverfolgung und Compliance

  • Rechtsdurchsetzung:
    Regierungsstellen müssen sich an geltende Gesetze halten und für Verstöße zur Rechenschaft gezogen werden. Strafverfolgungsbehörden sind dafür verantwortlich, Gesetzesverstöße zu ermitteln und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

  • Überprüfungen und Audits:
    Regelmäßige Überprüfungen und Audits durch unabhängige Stellen stellen sicher, dass Regierungsstellen ihren Verpflichtungen nachkommen und gesetzliche Anforderungen erfüllen.

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🚀 Effizienter Einsatz von Steuergeld für Hardware, Software und Co.

Die genaue Aufzeichnung und Verwaltung von Vermögenswerten durch Inventarisierung ermöglicht den öffentlichen Institutionen eine bessere Planung und Nutzung ihrer Ressourcen.

Durch die Kenntnis über den Bestand an Ausrüstungen, Gebäuden, Fahrzeugen und anderen Vermögenswerten können Institutionen besser entscheiden, wann und wie diese genutzt, gewartet oder ersetzt werden müssen. Dies trägt zur Vermeidung von Überbeständen, ineffizienter Nutzung und unnötigen Kosten bei.

Die klassischen Fragen können mittels Asset-Daten beantwortet werden:

  • Welche Assets existieren in den Behörden, in der Stadt oder Kommune?
  • Wo befinden sich diese Assets und wer nutzt aktuell diese?
  • Wie viele Assets liegen auf Lager oder sind produktiv im Einsatz?
  • Wie viel muss für den nächsten zeitlichen Abschnitt bestellt werden?
  • Sind die laufenden Verträge oder bald ablaufenden Verträge bekannt?
  • Welche Assets sind kritisch und müssen überwacht werden?
  • Kann das Controlling den Einsatz der Steuergelder jederzeit nachvollziehen?

Bessere Planbarkeit im Einsatz von Fördermitteln

Im öffentlichen Bereich werden sehr häufig Fördermittel, wie der Digitalpakt oder Gelder aus Subventionen angewendet. Diese Fördermittel dienen meistens einem speziellen Grund und sollten Schwächen innerhalb der technischen Infrastruktur, aber am System selbst korrigieren.

Daher ist die Planbarkeit und der Einsatz von solchen Fördermitteln besonders hervorzuheben und kann mittels einer Inventarverwaltung optimiert werden.

👨‍⚖️ Gewährleistung von Compliance und Rechtssicherheit durch eine Inventarverwaltung

Die Inventarisierungspflicht ist oft gesetzlich vorgeschrieben.

Regierungen und öffentliche Institutionen sind dazu verpflichtet, ihre Vermögenswerte gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften zu verwalten und zu dokumentieren.

Dies dient nicht nur der Einhaltung rechtlicher Bestimmungen, sondern auch der Sicherstellung einer angemessenen internen Kontrolle über die Vermögenswerte.

🚩 Risikominimierung - Erkennung und Vermeidung von Missbrauch und Diebstahl

Eine gründliche Inventarisierung erleichtert eine effektive Verwaltung und Kontrolle über Vermögenswerte. Sie ermöglicht es, Verluste, Diebstähle oder Missbrauch von Vermögenswerten zu identifizieren und zu minimieren.

Dies trägt zur Sicherheit der öffentlichen Mittel und zur Reduzierung von Risiken im Zusammenhang mit Vermögensverlusten bei.

Durch eine Inventarverwaltung können übliche Fragen in diesem Kontext beantwortet werden:

  • Wurde Hardware eventuell beschädigt oder ist verschwunden?
  • Konnten die passenden Fördermittel für Hardware (Laptop, Server, Monitore etc.) eingereicht werden?
  • Welcher Standort hat in welcher Form mit Diebstahl oder Entwendungen zu tun? Muss hier operativ auch reagiert werden?
  • Wurde den passenden Abteilungen, Standorten oder Mitarbeitern das korrekte Asset übergeben oder nicht?

📃 Fazit - Welche Bedeutung hat die Inventarisierungspflicht für die öffentliche Verwaltung?

Die Inventarisierungspflicht ist ein unverzichtbarer Bestandteil der Verwaltung im öffentlichen Sektor. Sie gewährleistet Transparenz, Rechenschaftspflicht, effiziente Ressourcennutzung und die Einhaltung rechtlicher Vorschriften.

Mittels einer Inventarverwaltung können diese Daten aufbereitet und zu den nötigen Informationen gemacht werden, um die passenden Entscheidungen zu treffen. Zudem ist es dadurch auch möglich, dass die rechtlichen Pflichten eingehalten und die Transparenz jederzeit gewahrt bleibt.

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Autor

CTO

Herr van der Steeg ist bei der EntekSystems als Chief Technology Officer für alle Belange der Produktentwicklung und technischen Konzeption verantwortlich.

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