Blog

Erfolgreiche Inventarverwaltung: 10 schlagkräftige Argumente für Ihr powervolles IT-Asset-Management

Die effiziente Verwaltung von Inventar ist von entscheidender Bedeutung für den reibungslosen Betrieb von Unternehmen in verschiedenen Branchen. Hier kommt die Inventarverwaltung ins Spiel, die nicht nur dabei hilft, den Überblick über physische Ressourcen zu behalten, sondern auch zahlreiche weitere Vorteile bietet.

Alexander Ritter
Alexander Ritter Veröffentlicht am 29.08.2023

Eine Inventarverwaltung ist wie ein verlässlicher Detektiv, der nie seinen Stift vergisst und niemals eine Spur verliert. Dadurch werden Unternehmen nicht nur geordneter, sondern auch so erfolgreich, dass selbst Sherlock neidisch wird!

CEO - Michael Kostka

Inventarverwaltung als Erfolgsgarant.

Ein IT-Asset-Management in Verbindung mit einer Inventarverwaltung ermöglicht eine deutliche einfachere Übersicht über Ressourcen, eine effektive Verwaltung und somit eine bestmögliche Ausnutzung der IT-Kapazitäten.

Die Inventarisierung bietet nicht nur Transparenz über Hardware und Softwarelizenzen, sondern verhindert auch Engpässe, hält Kosten unter Kontrolle und verbessert zudem interne Abläufe.

✅ Optimierung der Bestandskontrolle

Eine Inventarverwaltung ermöglicht es Unternehmen, ihre Bestände genau zu überwachen und Engpässe oder Überbestände zu identifizieren. Dadurch werden die Lagerkosten minimiert und die Liquidität gesteigert. 

Beispiel: Automatische Bestellbenachrichtigungen bei niedrigem Lagerbestand

Ein Einzelhändler verwendet eine Inventarverwaltungssoftware, um den Lagerbestand in Echtzeit zu verfolgen. Bei niedrigem Lagerbestand wird automatisch eine Bestellbenachrichtigung an den Lieferanten gesendet, um sicherzustellen, dass Produkte rechtzeitig nachgefüllt werden.

✅ Zeitersparnis durch Automatisierung

Eine Inventarverwaltung automatisiert viele manuelle Prozesse, wie z.B. das Aufzeichnen von Ein- und Ausgängen von Beständen. Dadurch wird wertvolle Zeit freigesetzt, die für andere geschäftliche Aktivitäten genutzt werden kann. 

Beispiel: Automatisierte Verfolgung des Verbrauchs von Verbrauchsmaterialien.

Ein medizinisches Labor verwendet eine automatisierte Inventarverwaltung, um den Verbrauch von Verbrauchsmaterialien zu verfolgen. Dies reduziert den Zeitaufwand für die manuelle Aufzeichnung erheblich und ermöglicht es dem Personal, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. 

✅ Verbesserung der Datengenauigkeit

Manuelle Aufzeichnungen sind anfällig für Fehler, die zu Ungenauigkeiten bei der Bestandsverfolgung führen können. Eine Inventarverwaltung minimiert menschliche Fehler und gewährleistet eine genaue Dokumentation

Beispiel: Barcode-Scanner-Integration zur genauen Identifizierung von Produkten. 

Ein Produktionsunternehmen verwendet eine Barcode-Scanner-Integration in seine Inventarverwaltungssoftware, um Produkte genau zu identifizieren. Dadurch werden Fehler bei der Zuordnung von Produkten vermieden und die Datengenauigkeit erhöht. 

✅ Bessere Planung und Prognose

Die Verfügbarkeit genauer Bestandsdaten ermöglicht es Unternehmen, bessere Entscheidungen über Nachbestellungen, Produktionspläne und Verkaufsstrategien zu treffen. 

Beispiel: Vorhersage von saisonalen Nachfragezyklen für optimierte Vorratsplanung. 

Ein Catering-Unternehmen nutzt die historischen Bestandsdaten aus seiner Inventarverwaltung, um saisonale Nachfragezyklen vorherzusagen. Dadurch kann es im Voraus genügend Vorräte sichern und Engpässe während Spitzenzeiten vermeiden. 

✅ Effiziente Audits und Compliance

Die Inventarverwaltung erleichtert die Durchführung von Bestandsaudits und die Einhaltung von Compliance-Richtlinien. 

Beispiel: Verfolgung von Medikamentenchargen für regulatorische Anforderungen. 

Eine Pharmafirma nutzt eine Inventarverwaltungssoftware, um Medikamentenchargen zu verfolgen und den gesetzlichen Vorschriften gerecht zu werden. Im Falle einer Prüfung können alle relevanten Informationen schnell bereitgestellt werden. 

✅ Verbesserte Dokumentation und Verwaltung

Beispiel: Verwaltung von Ausrüstung und Inventar in staatlichen Institutionen. 

Im öffentlichen Dienst kann eine Inventarverwaltung stark dazu beitragen, dass sowohl Dokumentation und Verwaltung nahtlos und korrekt vorgenommen werden und man den gesetzlichen Vorschriften entspricht und jederzeit eine korrekte Übersicht über die vorhandenen Assets und ihren Zustand besitzt und diese Informationen schnell bereitstellen kann. 

✅ Reduzierte Verluste und Diebstähle

Beispiel: Erkennung von Diebstählen durch Echtzeit-Überwachung von Gütern. 

Gerade für Logistikunternehmen werden durch eine Echtzeit-Überwachung der Assets nicht nur potenzielle Verluste reduziert, sondern auch die Effizienz des Transports gesteigert.

Das Logistikunternehmen kann rechtzeitig Alternativrouten planen oder Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit der Waren zu gewährleisten. Somit trägt die Inventarverwaltung dazu bei, die Integrität der Lieferkette zu schützen, Kosten zu minimieren und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. 

✅ Schnelle Rückverfolgbarkeit von Produkten

Beispiel: Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln für Qualitätszwecke. 

In der Lebensmittelindustrie kann ein Unternehmen bei Auftreten eines Problems mit einem bestimmten Produkt oder einer Charge, mithilfe der Inventarverwaltung schnell ermitteln, welche anderen Produkte betroffen sein könnten.

So kann eine gezielte Rückrufaktion eingeleitet werden, ohne dass unnötig viele Produkte aus dem Verkehr gezogen werden müssen. Dies reduziert Verluste und minimiert das Risiko für Verbraucher. Die schnelle Rückverfolgbarkeit trägt zur Sicherheit und Integrität der Lieferkette bei.

Sie ermöglicht es Unternehmen, bei Bedarf transparente Informationen über Produktions- und Vertriebswege bereitzustellen. Dies ist nicht nur für Qualitätskontrolle und Krisenmanagement wichtig, sondern auch, um das Vertrauen der Verbraucher zu wahren. 

✅ Kostenkontrolle und Budgetierung

Beispiel: Verwaltung von Hotelinventar für optimale Kostenkontrolle

In der Hotellerie sind operative Effizienz und Kostenkontrolle entscheidend. Hier setzt die Inventarverwaltung an, um den Überblick über sämtliche Hotelausstattungen, Möbel, Einrichtungen und Verbrauchsmaterialien zu behalten.

Durch die detaillierte Erfassung und Verfolgung dieser Ressourcen kann das Hotel genaue Kalkulationen seiner Ausgaben durchführen. Wenn das Hotel merkt, dass bestimmte Möbelstücke häufiger ausgetauscht werden müssen als erwartet, kann es rechtzeitig Budgetmittel für die Beschaffung neuer Möbel einplanen.

Auf der anderen Seite kann es bei weniger beanspruchten Ressourcen Kosten einsparen. 

✅ Schnelligkeit bei Hackerangriffen oder Sicherheitsvorfällen

Beispiel: Schnelles Auffinden von Daten und deren Abhängigkeiten zueinander bei einem Hackerangriff.

Bei einem klassischen IT-Dienstleister werden schnelles Handeln und eine pro-aktive Reaktionsfähigkeit verlangt. Dies ist besonders gefordert, wenn ein Hackerangriff bei einem der Kunden läuft oder gelaufen ist.

Um den Betrieb zu erhalten oder wiederherzustellen, werden Informationen zu Servern, Notebooks und Co. in höchster Güte gebraucht und für unterschiedliche Nutzergruppen dauerhaft zugänglich gemacht.

💡 Inventarisierung leicht gemacht

Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.

Vorteile einer Inventarverwaltung für die Buchhaltung

Die Implementierung einer effektiven Inventarverwaltung bietet in der Buchhaltung spezifische Vorteile, die die Genauigkeit und Transparenz der finanziellen Aufzeichnungen erheblich verbessern.  

Eine korrekte IT-Inventarisierung bietet Unternehmen zahlreiche Chancen, ihre IT-Verwaltung zu verbessern und langfristig davon zu profitieren. Die Erfassung und Verwaltung von IT-Ressourcen kann zunächst einen höheren Aufwand bedeuten, aber langfristig schafft sie klare Vorteile: 

✅ Korrekte Bewertung von Vermögenswerten

Eine genaue Bestandsaufnahme ermöglicht es, Vermögenswerte zu ihrem tatsächlichen Wert zu bewerten. Dies ist wichtig, um genaue Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen zu erstellen.

✅ Abgleich von Einkäufen und Verkäufen

Die Inventarverwaltung erleichtert den Abgleich von Einkäufen und Verkäufen von Produkten. Dadurch werden Fehler bei der Erfassung von Kosten und Umsätzen minimiert.

✅ Einhaltung von Steuervorschriften

Eine genaue Erfassung von Vermögenswerten ermöglicht die Einhaltung von steuerlichen Vorschriften, da die Informationen für die Berechnung von Abschreibungen und anderen steuerlichen Aspekten benötigt werden.

✅ Vermeidung von Doppelbuchungen

Automatisierte Aufzeichnungen verhindern Doppelbuchungen und reduzieren die Wahrscheinlichkeit von Fehlern in der Buchhaltung.

✅ Schnellere Abschlussprozesse

Mit genauen Bestandsdaten können Abschlussprozesse schneller durchgeführt werden, da die Daten bereits strukturiert vorliegen.

✅ Berichterstattung und Analyse

Eine gut organisierte Inventarverwaltung ermöglicht die Erstellung detaillierter Berichte über den Wert und die Entwicklung des Inventars, was für Analysen und Planungen von großer Bedeutung ist. 

📃 Fazit: So gelingt der Erfolg in 10 Schritten

Eine gut durchdachte Inventarverwaltung bietet Unternehmen nicht nur die Kontrolle über ihre physischen Ressourcen, sondern auch eine Vielzahl von Vorteilen, die zu einer gesteigerten Effizienz, besseren Planung und schlussendlich zu einem besseren Unternehmenserfolg führen können.  

Die Investition in eine moderne Inventarverwaltungssoftware kann sich somit als strategischer Schritt erweisen, der die Wettbewerbsfähigkeit stärkt und die betriebliche Effizienz steigert. 

Alexander Ritter
Alexander Ritter Autor

Head of Sales & Marketing

Herr Ritter verantwortet bei der EntekSystems die Bereiche Sales & Marketing, vom Management der Teams, bis hin zu Marketingkampagnen, Markenstrategien und Wachstumsplänen.

Inventory360 jetzt kostenlos testen

Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.

Mehr erfahren

Weitere Artikel und Beiträge

20.02.2024 Risikomanagement im IT-Asset-Management: Identifikation, Bewertung und Minimierung von Risiken

Eine effektive IT-Asset-Verwaltung ist in der digitalen Ära entscheidend. Mit der wachsenden IT-Komplexität steigt das Risiko von Datenverlust und Sicherheitsverletzungen. Ein robustes Risikomanagement ist unerlässlich, um diese Bedrohungen zu identifizieren und zu minimieren.

06.02.2024 5 Methoden zur Optimierung Ihrer IT-Ausgaben

Steigender Wettbewerb in einer immer stärker vernetzten Welt führt dazu, dass die IT-Ausgaben kontinuierlich bewertet und auswertbar sein müssen. Die Kontrolle der Kosten ist gerade mit einer Inventarverwaltung und den gewonnenen Daten einfach und zugleich effizient durchführbar.

26.12.2023 Die Bedeutung von Datenqualität in der IT-Inventarisierung: Tipps für eine präzise Bestandsverwaltung

In der heutigen digitalen Geschäftswelt ist eine genaue IT-Bestandsverwaltung entscheidend. Die Qualität der Daten ist dabei zentral für fundierte Entscheidungen und effizientes IT-Management. Mangelnde Datenqualität kann erhebliche Konsequenzen haben und die Effizienz der gesamten IT-Infrastruktur …