EntekTalk: Daily Business Tools & die Gefahr des Scheiterns

🎙️ Komplexität des Tagesgeschäfts

Alex Ritter: Hallo Frank! Warum konfrontieren wir unsere Leser mit diesem harten Titel, sieht die Realität wirklich so aus?

Frank Kister: Hallo Alex! Auch wenn die Softwareentwicklung zunehmend immer mehr an Intelligenz gewinnt, bleibt trotzdem im Hintergrund, trotz aller Tricks und Raffinessen, der Mensch zur Bedienung und als größte Fehlerquelle im Tagesgeschäft erhalten. Gottlob, wir erarbeiten auch lieber Lösungen für Menschen und nicht für Maschinen.

Alex Ritter: Was würdest Du sagen, sind die Faktoren für Fehler?

Frank Kister: Oft sind es weder böse Absicht noch Unwissenheit, es ist die Komplexität und Schnelllebigkeit des Tagesgeschäfts! Gekoppelt mit einer breiten Masse an Tätigkeiten:

Wer kennt das Szenario aus dem Tagesgeschäft nicht? Von der stetigen Frage: habe ich schon wieder neue Tickets, das Telefonklingeln, die Vorankündigung der neuen Mails kommen im Display hoch, Teams wartet mit Meetings oder Nachrichten sowie die Kollegen im Büro und bis zuletzt dem Termindruck des Projektgeschäfts.

Im besten Fall erhält man mitten im Lauf eine Nachricht über neue Prio1 Doings. Dieses Szenario kennen wir alle. Oder einfacher gesagt als kurze Antwort auf die Frage: Komplexität und Zeit sind die beiden maßgebenden Faktoren für Fehler!

🎙️ Herausforderungen des Alltags

Alex Ritter: Worauf kommt es in diesen Situationen aus deiner Sicht an? Liegen die Probleme womöglich an den Mitarbeitern?

Frank Kister: Nein, hier ist es wichtig, neben einer gewissen Selbstorganisation der jeweiligen handelnden Personen auch zur Arbeitserleichterung die richtigen Tools zu nutzen. Durch die Fülle der Arbeiten geht im Tagesgeschäft gerade durch falsche Tools das eine oder andere beim Mitarbeiter schnell unter, was man ihm aber keinesfalls vorwerfen kann. Diese Herausforderungen gilt es bereits auf Management-Ebene zu lösen, bevor sie zu Problemen werden.

Alex Ritter: Die richtigen Tools sind sicher das eine, aber welche Rolle spielt eigentlich ein Item? Und welchen weiteren Einfluss nehmen Assets aus deiner Sicht als CFO ein?

Frank Kister: Die GoBD verlangt pauschal ausgedrückt (auch gesetzlich) eine ordentliche geführte Aufstellung des Anlagevermögens nebst den anderen Vermögenswerten, hier fallen auch die Assets mit hinein als Kapital. Dieses Mal nur am Rande bemerkt, da die IT hier gegenüber der Buchhaltung oder dem gesamten Finanzbereich und dem Unternehmen die Verantwortung hat.

Alex Ritter: Was sind aus deiner Sicht die grundlegende Herausforderung an Tools?

Frank Kister: Grundlegend unterscheidet man in den folgenden Punkten: Eingabeprobleme, Pflege der Daten, Programmverständnis, Vorlagen, Motivation, Pausieren von Eingaben & Unterbrechungen, Usability, Preis und der Bedarf an einer Lösung.

Die richtigen Tools erleichtern den Alltag enorm & entlasten jede IT!

🍀 Herausforderungen an Tools

Eine detaillierte Beschreibung der genannten Punkte haben wir für Sie zusammengefasst:

Eingabeprobleme
Das Arbeiten mit einem Handscanner erleichtert und senkt die Fehlerquote auf bis zu 0%. Oft werden in Seriennummern O und Nullen oder große I und kleine L verwechselt, Zahlendreher sind keine Seltenheit. So werden direkt beim Start die ersten Hürden gebaut und die Datenkonsistenz herabgesetzt.

Pflege der Daten
Mit einer automatisierten Intelligenz im Hintergrund, welche Ihnen über eine Autodiscovery Funktionen alle Veränderung an Assets oder auch neue Assets meldet, erhalten Sie das Feature, um Ihr System passiv in einem Kontrollverfahren zu halten und jede Änderung zu erfahren.

Programmverständnis
Programme, die für eine Funktion mehrere Untermenüs haben und ggf. noch weitere Fenster um Eingaben bitten, stellen oft eine umständliche Bedienung da. Wenn hier bspw. Assets soweit mit allem verknüpft sind erleichtert eine intuitive Bedienung dem Anwender logische Stepps und auch die Vollständigkeit zu gewährleisten.

Vorlagen
Sicherlich arbeiten Sie auch in anderen Programmen mit bspw. Textvorlagen oder in Ihrer Mailsignatur bereits damit. Warum nicht versuchen in den regelmäßig genutzten Tools auch stets identische Eingaben einfach als Vorlagen zu hinterlegen. Vorgaben wie bspw. hinterlegte Standardmodelle sparen, Zeit und minimieren die Fehlerquote.

Motivation
Wir kennen alle Programme, bei denen wir zur Benutzung eine gewisse Überwindung bedürfen. Allein oft schon die Anmeldung über einen Benutzer oder Kennwort ist schon der Einstieg zur Unzufriedenheit. Trotz geltender Sicherheitsstandards noch Spaß an der Einfachheit zu haben, Funktion und Performance steigern die Akzeptanz und senken die innerliche Hürde zur Bedienung.

Zwangspausen & Unterbrechungen
Aufgrund unserer geforderten Flexibilität und Dynamik, die uns oft zwingt, einen Task ruhen zu lassen und zunächst etwas anderes dazwischen zu schieben, darf keine automatische Abmeldung und damit einhergehenden Datenverlust geben, auch nicht bei der Sperrung des Bildschirms. Eine Software muss in der heutigen Zeit Multi-Tab fähig und universal für Browser sein.

Der Anwenderdarf nicht gezwungen sein, nur weil er kurz etwas anders prüfen möchte, alle eingaben zu verlieren oder die Software ein zweites Mal zu starten. Auch sogenannte Ressourcenfresser, die nach und nach den Rechner zum Erliegen bringen sind ein No-Go. Je mehr die Software auf der Basis des jeweiligen installierten Betriebssystems mitarbeitet umso geringer sind die Probleme.

Usability
Ein Tool muss Ihren Anforderungen mithalten, oft scheitert es schon an fest installierten Clients mit Plattformabhängigkeiten zu Betriebssystemen. Dieses macht ein Switch auf das Tablet oder Laptop oder eine App je nach Einsatz und Standort unmöglich.

Tools müssen mit der Dynamik des Benutzers mithalten und dürfen sich nicht an Hard- und Softwarevorgaben aufhängen.

Design
Das Design eines Programms trägt maßgeblich zur Nutbarkeit und Akzeptanz bei. Wir setzen hier auf erprobte Lösungen und haben den Aufbau so gestaltet, um intuitiv zu bleiben.

Keine aufklappbaren Untermenüs, kein Springen zwischen den Fenstern, etc. das alles sind nur Blocker im Tagesgeschäft.

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Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.

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🎙️ Digitalisierung & Visionen

Alex Ritter: Vielen Dank für diese sehr interessanten Einblicke. Das bedeutet aber auch: aus der Praxis für die Praxis, anders wird es nicht effektiv funktionieren!

Frank Kister: Genau! Das war seit der ersten Stunde übrigens auch unser Leitsatz zum Thema Asset Management. Auch hier haben wir seinerzeit keine zufriedenstellende Lösung auf dem Markt gefunden und sind anschließend mit der Idee gestartet: es muss einfacher, besser und übersichtlicher funktionieren, um das gewünschte Ergebnis zu erhalten. Denn eines ist kristallklar: Sich zum Ergebnis über verschiedene, teils benutzerunfreundliche Medien bewegen zu müssen, ggf. Daten hin und her zu kopieren und im schlimmsten aller Fälle dazu noch durch (analoges) Papier zu wühlen, kann keine Lösung sein!

Alex Ritter: Gerade in Zeiten, in denen alles nach Digitalisierung schreit, stimme ich dir absolut an dieser Stelle zu. Doch wie siehst Du die Verbindung zu anderen Abteilungen, wo wir gerade doch über den Arbeitsalltag sprechen?

Frank Kister: Schnittstellen zu anderen Abteilungen zu bilden, ohne diese zu zwingen Ihre Programme, bzw. Ihren vertrauten „Wohlfühlbereich“ zu verlassen oder zu wechseln ist ein wichtiger Punkt, der nicht untergehen darf. Hier kommt es vor allem auf saubere, transparente Kommunikation und gute Arbeitsorganisation an.

Alex Ritter: Kannst du die Idee dahinter etwas genauer beleuchten?

Frank Kister: Wir dachten uns: Warum nicht gleich für andere Bereiche die Möglichkeit zum Andocken mitzubieten, veranlasste uns zu einer neuen Lösung. Jeder kennt die Exceltabellen aus der Anlagenbuchhaltung mit Bitte um Bereinigung der Assets und Rückgabe per Mail. Hier erfolgt alles in einem Tool, niemand muss sein Medium verlassen und der Medienbruch ist somit ausgeschlossen.

Alex Ritter: Das klingt auch nach einer sehr großen Aufgabe und viel Verantwortung!

Frank Kister: Das war es und wir haben sie angenommen! So entstand damals unsere Version 1.0 als Grundlage. Mit der Zeit haben wir es geschafft hier eine wirkliche abteilungsübergreifende Plattform zu schaffen, welche immer wieder neue Möglichkeiten zeigt zu wachsen und sind mittlerweile zu einem echten Inventory360 entwickelt hat. Alle Business-Case Anforderungen werden nun erfüllt und trotzdem bieten wir noch Platz zur weiteren Entwicklung dank neuer Kundenideen und Anregungen.

Alex Ritter: Herzlichen Dank für dieses spannende Interview, möchtest du den Lesern zum Abschluss noch etwas mitgeben?

Frank Kister: Auch von mir ein Dankeschön an dieser Stelle, insbesondere an unsere Kunden, Freunde und die große Community! Abschließend freuen wir uns auch den weiteren Weg mit unseren Kunden partnerschaftlich gehen zu dürfen und unser Ziel ist es, dass sich Inventory360 eines Tages zu einem Standard entwickelt, der aus dem Alltag vieler Unternehmen nicht mehr wegzudenken ist!

💡 Fazit

Die richtigen Tools für das korrekte Arbeiten erleichtern den Alltag für die Mitarbeiter ungemein: Kosten können gespart, Assets können geplant werden, der Medienbruch wird ausgeschlossen und die Gefahr des Scheiterns wird auf ein Minimum reduziert.