Was sind Assets? Definition, Begriffe & Beispiele

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1️⃣ Definition von IT-Assets

Es existiert eine Vielzahl an Assets auf dem Markt und ein breites Verständnis darüber, was die Definition eines Assets ausmacht.

Interessanterweise erhält man unterschiedliche Antworten, wenn man unterschiedliche Personen aus verschiedensten Branchen befragt. 

Nehmen wir zum Beispiel die IT-Branche, so sind IT-Assets alle physischen und immateriellen Komponenten, die für die IT-Infrastruktur einer Organisation erforderlich sind.  

Ein IT-Asset ist ein physisches oder digitales Gut, das von einer Organisation verwendet wird, um Informationstechnologie (IT) zu betreiben. Dazu gehören Computer, Server, Netzwerke, Software und Daten.

IT-Assets können intern oder extern gehostet werden und sind in der Regel mit anderen Assets verbunden, um ein funktionierendes IT-System zu ermöglichen. Organisationen verwalten ihre IT-Assets normalerweise mithilfe eines Asset-Management-Systems, das die Position, den Zustand und die finanziellen Aspekte von Assets verfolgt.

Die Verwaltung von IT-Assets ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Organisation die Kontrolle über ihre IT-Infrastruktur hat und dass Assets effektiv genutzt werden. 

2️⃣ Warum sind IT-Assets für Unternehmen wichtig? 

IT-Assets sind wichtig, weil sie die Grundlage für eine funktionierende IT-Infrastruktur bilden. Wenn ein Asset nicht richtig verwaltet wird, kann es zu Problemen mit der IT-Infrastruktur kommen, die die Organisation behindern oder stoppen können.

Die Verwaltung von IT-Assets ist auch wichtig, um sicherzustellen, dass die Organisation die Kontrolle über ihre IT-Infrastruktur hat. Wenn ein Asset nicht richtig verwaltet wird, kann es zu Sicherheitsproblemen führen, die die Organisation gefährden können.  

Des Weiteren ist eine effektive Verwaltung von IT-Assets wichtig, um sicherzustellen, dass Assets effektiv genutzt werden.

3️⃣ Kategorien von Assets 

Eine effektive Verwaltung von Assets setzt voraus, dass Sie sich der folgenden Punkte bewusst sind: 

• Art
  • Hardware/Software/Daten
• Standort
  • lokal/remote
• Spezifikation
  • Herstellermodellnummer etc.
• Inventarnummer des Assets
• Zustand des Assets
  • neu/gebraucht

a) Hardware-Assets: Klassiker der IT-Inventarisierung

Hardware-Assets sind physische Geräte oder Komponenten, die zur Unterstützung von IT-Infrastrukturen und Arbeitsabläufen eines Unternehmens eingesetzt werden.

Hier sind einige Beispiele für Hardware-Assets: 

• Computer und Server: Desktop-Computer, Laptops, Workstations und Server, die zur Durchführung von Aufgaben und zur Bereitstellung von IT-Diensten dienen.
  
  
• Netzwerkgeräte: Router, Switches, Firewalls, Wireless Access Points und andere Netzwerkgeräte, die die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen Computern und anderen Geräten ermöglichen.
  
  
• Peripheriegeräte: Drucker, Scanner, Projektoren, externe Festplatten, USB-Laufwerke und andere Geräte, die mit Computern verbunden werden, um zusätzliche Funktionen oder Dienste bereitzustellen.
  
  
• Speichermedien: Interne und externe Festplatten, Solid-State-Laufwerke (SSDs), Bandlaufwerke und andere Speichermedien, die zur Datenspeicherung und -sicherung verwendet werden.
  
  
• Netzwerkkabel und Verkabelung: Kabel und Verkabelungssysteme, die zur Verbindung von Geräten in einem Netzwerk verwendet werden.
  
  
• Telekommunikationsgeräte: Telefone, VoIP-Telefone, Mobiltelefone, Telefonanlagen und andere Geräte zur Kommunikation und Zusammenarbeit.
  
  
• Überwachungs- und Sicherheitsgeräte: Überwachungskameras, Alarmsysteme, Zugangskontrollgeräte und andere Sicherheitsausrüstungen zur physischen Sicherheit von IT-Infrastrukturen.
  
  

Die effektive Verwaltung von Hardware-Assets umfasst die Beschaffung, Konfiguration, Installation, Wartung, Aktualisierung und das Lifecycle-Management dieser Geräte.

b) Software-Assets: Das Herz jeder Hardware

Software-Assets sind digitale Programme, Anwendungen oder Softwarelizenzen, die von einem Unternehmen erworben, genutzt oder verwaltet werden. Sie stellen eine wichtige Komponente in der IT-Infrastruktur eines Unternehmens dar.

Hier sind einige Beispiele für Software-Assets: 

• Betriebssysteme: Software, die die grundlegende Funktionalität eines Computersystems bereitstellt, wie z.B. Windows, MacOS oder Linux. 
  
  
• Anwendungssoftware: Programme, die spezifische Funktionen erfüllen, wie z.B. Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Adobe Creative Suite, SAP, Salesforce oder verschiedene branchenspezifische Softwarelösungen. 
  
  
• Entwicklungs- und Programmierwerkzeuge: Tools und Plattformen, die für die Entwicklung von Softwareanwendungen verwendet werden, wie z.B. integrierte Entwicklungsumgebungen (IDEs), Compiler, Texteditoren oder Versionsverwaltungssysteme. 
  
  
• Datenbanken: Software zur Speicherung und Verwaltung von Daten, wie z.B. Oracle, MySQL oder Microsoft SQL Server.
  
  
• Sicherheitssoftware: Programme, die zur Erkennung, Verhinderung und Bekämpfung von Bedrohungen und Angriffen auf IT-Systeme eingesetzt werden, wie z.B. Antivirensoftware, Firewalls oder Intrusion-Detection-Systeme. 
  
  
• Lizenzmanagement-Tools: Softwarelösungen, die für die Verwaltung von Softwarelizenzen und die Einhaltung von Lizenzbestimmungen eingesetzt werden, wie z.B. Software Asset Management (SAM) Tools. 
  
  

Software-Assets können sowohl kommerzielle, lizenzierte Software sein als auch maßgeschneiderte, eigens entwickelte Softwarelösungen. Eine effektive Verwaltung von Software-Assets umfasst die Lizenzierung, Bereitstellung, Aktualisierung, Überwachung und das Patch-Management, um sicherzustellen, dass die Software ordnungsgemäß genutzt wird, den Anforderungen des Unternehmens entspricht und Sicherheitsrichtlinien eingehalten werden.  

c) Daten-Assets: Vorsprung durch Daten

Daten-Assets sind Informationen und Daten, die für ein Unternehmen von Wert sind und geschützt, verwaltet und genutzt werden müssen. Es handelt sich um digitale oder physische Datensätze, die einen bedeutenden Beitrag zum Geschäftswert und zur Entscheidungsfindung eines Unternehmens leisten können.

Hier sind einige Beispiele für Daten-Assets: 

• Kundendaten: Dazu gehören persönliche Informationen, Kontaktdaten, Kaufhistorien und Präferenzen von Kunden. Diese Daten ermöglichen es Unternehmen, personalisierte Marketingstrategien zu entwickeln, Kundenbeziehungen zu pflegen und Produkte oder Dienstleistungen gezielt anzubieten. 
  
  
• Geschäftsdaten: Das sind Daten, die im Rahmen der betrieblichen Aktivitäten eines Unternehmens generiert werden, wie zum Beispiel Finanzdaten, Verkaufsstatistiken, Inventardaten, Lieferketteninformationen oder Produktionsdaten. Diese Daten sind entscheidend für die Überwachung des Geschäftsablaufs, die Budgetplanung, die Optimierung von Prozessen und die Erfüllung rechtlicher Anforderungen. 
  
  
• Geistiges Eigentum: Hierunter fallen Patente, Marken, Urheberrechte und andere Arten von geistigem Eigentum, die ein Unternehmen besitzt. Diese Daten-Assets schützen die Innovationen und Wettbewerbsvorteile des Unternehmens und müssen entsprechend verwaltet und geschützt werden. 
  
  
• Forschungs- und Entwicklungsdaten: Das sind Daten, die im Rahmen von Forschungs- und Entwicklungsprojekten generiert werden, wie zum Beispiel Experimentaldaten, Testergebnisse, Prototypendesigns oder technische Dokumentationen. Diese Daten unterstützen die Produktentwicklung und Innovationsprozesse eines Unternehmens. 
  
  
• Analyse- und Business-Intelligence-Daten: Hierunter fallen Daten, die zur Analyse und Entscheidungsfindung verwendet werden, wie zum Beispiel Marktforschungsdaten, Trendanalysen, Kundenfeedback oder Daten aus Business-Intelligence-Systemen. Diese Daten ermöglichen es Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen, Trends zu erkennen und ihre Geschäftsstrategien anzupassen. 
  
  
• Mitarbeiterdaten: Das sind Daten, die Informationen über Mitarbeiter eines Unternehmens enthalten, wie zum Beispiel Personalakten, Gehaltsinformationen, Leistungsdaten oder Schulungsunterlagen. Diese Daten unterstützen die Personalverwaltung und -entwicklung eines Unternehmens. 

Die effektive Verwaltung von Daten-Assets beinhaltet die Datensicherung, -speicherung und -synchronisierung, die Gewährleistung der Datenintegrität und -verfügbarkeit, die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und die Implementierung geeigneter Datenmanagement- und Sicherheitsmaßnahmen. 

d) Netzwerk-Assets: Verknüpfungen erkennen und Risiken minimieren

Netzwerk-Assets beziehen sich auf die Komponenten und Ressourcen, die für den Aufbau und Betrieb eines Netzwerks benötigt werden. Sie umfassen die physischen Geräte, Softwarelösungen und Konfigurationen, die für die Kommunikation, den Datenaustausch und die Netzwerkverwaltung verwendet werden.

Hier sind einige Beispiele für Netzwerk-Assets: 

• Netzwerkgeräte: Dazu gehören Router, Switches, Firewalls, Access Points und andere Hardwarekomponenten, die für die Verbindung und Steuerung des Datenverkehrs in einem Netzwerk verwendet werden. 
  
  
• Server: Das sind leistungsstarke Computer, die Dienste und Ressourcen innerhalb des Netzwerks bereitstellen, wie zum Beispiel Dateiserver, Druckserver, E-Mail-Server, Webserver oder Datenbankserver. 
  
  
• Netzwerk-Software: Das sind Softwarelösungen, die zur Verwaltung, Überwachung und Sicherung des Netzwerks eingesetzt werden, wie zum Beispiel Netzwerk-Monitoring-Tools, Sicherheitssoftware, VPN-Software oder Konfigurationsmanagement-Tools. 
  
  
• Netzwerkkabel und Verkabelung: Das umfasst die physische Verkabelung, die zur Verbindung der Netzwerkgeräte verwendet wird, wie zum Beispiel Ethernet-Kabel, Glasfaserkabel oder Koaxialkabel. 
  
  
• Netzwerkprotokolle und Standards: Das sind die Regelwerke und Kommunikationsstandards, die in einem Netzwerk verwendet werden, um den Datenfluss und die Interaktion zwischen den Komponenten zu regeln, wie zum Beispiel TCP/IP, Ethernet, Wi-Fi oder DNS. 
  
  
• IP-Adressen und Subnetze: Das sind die eindeutigen Identifikatoren, die den Geräten im Netzwerk zugewiesen werden, um sie zu identifizieren und die Kommunikation zwischen ihnen zu ermöglichen. IP-Adressen und Subnetze werden zur Adressierung und Routing im Netzwerk verwendet. 
  
  
• Netzwerkdokumentation: Hierzu gehören Diagramme, Konfigurationsdateien und Dokumentationen, die Informationen über die Netzwerktopologie, IP-Adressierungen, Konfigurationseinstellungen und Verbindungen im Netzwerk enthalten. Sie dienen als Referenz für die Netzwerkadministratoren. 

Die effektive Verwaltung von Netzwerk-Assets beinhaltet die Planung und Konfiguration des Netzwerks, die Überwachung der Netzwerkperformance, die Sicherstellung der Netzwerksicherheit und die Durchführung von Wartungs- und Aktualisierungsarbeiten.  

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e) Lizenz-Assets: Schützen Sie sich vor Unterlizenzierung und Strafen

Lizenz-Assets beziehen sich auf Softwarelizenzen und andere geistige Eigentumsrechte, die ein Unternehmen besitzt oder nutzt. Eine Softwarelizenz ist eine rechtliche Vereinbarung zwischen dem Lizenzgeber (Softwarehersteller) und dem Lizenznehmer (Nutzer), die dem Lizenznehmer das Recht gewährt, die Software gemäß den festgelegten Bedingungen zu verwenden. 

Lizenz-Assets umfassen verschiedene Aspekte, darunter: 

• Softwarelizenzen: Dies sind die offiziellen Genehmigungen, die einem Unternehmen das Recht geben, eine bestimmte Software zu nutzen. Es gibt verschiedene Arten von Softwarelizenzen, wie z.B. Einzellizenzen, Volumenlizenzen, Abonnementlizenzen und Open-Source-Lizenzen. 
  
  
• Lizenzverträge: Dies sind rechtliche Vereinbarungen, die die Nutzung der Software regeln und die Rechte und Pflichten sowohl des Lizenzgebers als auch des Lizenznehmers festlegen. Lizenzverträge enthalten normalerweise Informationen über die Lizenzdauer, die Anzahl der erlaubten Installationen, Upgrades, Support und Wartung. 
  
  
• Lizenzmanagement: Dies bezieht sich auf die Verwaltung und Kontrolle von Softwarelizenzen im Unternehmen. Das Lizenzmanagement umfasst Aktivitäten wie die Erfassung und Überwachung von Lizenzinformationen, die Durchsetzung von Lizenzbedingungen, die Vermeidung von Lizenzverletzungen und die Optimierung der Lizenznutzung. 
  
  
• Lizenzkompatibilität: Bei der Nutzung von Softwarelizenzen ist es wichtig sicherzustellen, dass sie mit den Anforderungen, dem Betriebssystem und anderen Softwarekomponenten im Unternehmen kompatibel sind. Dies umfasst die Prüfung von Versionskompatibilität, Lizenznutzung innerhalb der zugewiesenen Grenzen und die Vermeidung von Lizenzverstößen. 
  
  

Die effektive Verwaltung von Lizenz-Assets ist entscheidend, um die Compliance mit Softwarelizenzvereinbarungen sicherzustellen, Kosten zu optimieren, das Risiko von Lizenzverstößen zu minimieren und die Softwarenutzung im Unternehmen zu optimieren.  

f) Kommunikations-Assets: Wichtige Assets unter dem üblichen Radar

Kommunikations-Assets beziehen sich auf die Ressourcen und Elemente, die in der Kommunikation eines Unternehmens oder einer Organisation eingesetzt werden. Sie umfassen verschiedene Aspekte, die zur Unterstützung der internen und externen Kommunikation verwendet werden. Hier sind einige Beispiele für Kommunikations-Assets: 

• Unternehmenswebsite: Die Website eines Unternehmens dient als digitale Visitenkarte und zentrale Anlaufstelle für Informationen über das Unternehmen, seine Produkte oder Dienstleistungen. Sie ermöglicht die Kommunikation mit Kunden, Partnern und Interessenten. 
  
  
• E-Mail-Kommunikation: E-Mails sind ein wesentlicher Bestandteil der geschäftlichen Kommunikation. E-Mail-Assets umfassen E-Mail-Adressen, Vorlagen für E-Mails, Signaturen und andere Ressourcen, die zur Unterstützung von effektiven E-Mail-Kommunikationen genutzt werden. 
  
  
• Marken- und Corporate-Identity-Materialien: Hierzu gehören das Firmenlogo, Markenrichtlinien, Unternehmenspräsentationen, Broschüren, Flyer und andere Marketingmaterialien. Diese Assets sorgen für ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild des Unternehmens. 
  
  
• Social-Media-Kanäle: Social-Media-Assets umfassen Profile und Konten auf Plattformen wie Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram und anderen. Sie dienen dazu, das Unternehmen zu präsentieren, mit Kunden und Interessenten zu interagieren und Inhalte zu teilen. 
  
  
• Pressemitteilungen und Medienkontakte: Pressemitteilungen und Kontakte zu Medienvertretern sind wichtige Kommunikations-Assets, um das Unternehmen in den Medien zu präsentieren und Nachrichten zu verbreiten. 
  
  
• Kommunikationstools und -software: Dazu gehören Tools für Videokonferenzen, Instant Messaging, Projektmanagement und andere Kommunikationssoftware, die zur effektiven Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen eingesetzt werden. 
  
  

Effektive Kommunikations-Assets tragen zur positiven Wahrnehmung des Unternehmens bei, stärken die Marke, fördern die Interaktion mit Kunden und Interessenten und unterstützen die Kommunikation innerhalb des Unternehmens.  

g) Infrastruktur-Assets: Das Abbild der Produktion, Logistik und Büros 

Infrastruktur-Assets sind die physischen Ressourcen und Einrichtungen, die zur Unterstützung der IT-Infrastruktur eines Unternehmens oder einer Organisation verwendet werden. Sie bilden das Fundament für den reibungslosen Betrieb der IT-Systeme und -Dienste. Hier sind einige Beispiele für Infrastruktur-Assets: 

• Server und Netzwerkgeräte: Dazu gehören physische Server, Router, Switches, Firewalls und andere Netzwerkgeräte, die für die Bereitstellung und Verbindung von IT-Services und die Kommunikation zwischen Systemen und Benutzern erforderlich sind. 
  
  
• Rechenzentren: Rechenzentren stellen den physischen Raum und die Infrastruktur für die Unterbringung und den Betrieb der Server, Netzwerkgeräte und anderer IT-Komponenten bereit. Sie bieten eine kontrollierte Umgebung mit Stromversorgung, Kühlung und Sicherheitsmaßnahmen. 
  
  
• Storage-Systeme: Das sind Geräte zur Datenspeicherung, wie beispielsweise Festplatten, Speichernetzwerke (SAN) und Network-Attached Storage (NAS). Sie dienen der zentralen und sicheren Aufbewahrung von Daten. 
  
  
• Backup-Systeme: Backup-Systeme ermöglichen die regelmäßige Sicherung von Daten, um im Falle eines Datenverlusts oder einer Störung eine Wiederherstellung zu ermöglichen. Das können Bandlaufwerke, Festplatten oder Cloud-Backup-Lösungen sein. 
  
  
• Telekommunikationsinfrastruktur: Hierzu gehören Telefonanlagen, VoIP-Systeme, Mobilfunkgeräte und andere Kommunikationsmittel, die zur Unterstützung der internen und externen Kommunikation im Unternehmen verwendet werden. 
  
  
• Arbeitsplatzinfrastruktur: Das sind die physischen Komponenten an den Arbeitsplätzen der Mitarbeiter, wie Desktop-Computer, Laptops, Monitore, Drucker, Scanner und Peripheriegeräte. 
  
  
• Strom- und Klimatisierungssysteme: Diese Infrastruktur-Assets sorgen für eine zuverlässige Stromversorgung und eine angemessene Kühlung der IT-Komponenten, um einen unterbrechungsfreien Betrieb zu gewährleisten. 
  
  

Effektive Verwaltung und Wartung der Infrastruktur-Assets sind entscheidend, um eine hohe Verfügbarkeit, Leistung und Sicherheit der IT-Systeme zu gewährleisten.

h) Wartungs- und Support-Assets: Kontrolle und Verwaltung zyklischer Termine

Wartungs- und Support-Assets beziehen sich auf die Ressourcen, die für die Wartung, Reparatur und den Support von IT-Systemen und -Komponenten verwendet werden. Sie dienen dazu, die Funktionalität, Leistung und Verfügbarkeit der IT-Infrastruktur sicherzustellen. Hier sind einige Beispiele für Wartungs- und Support-Assets: 

• Wartungsverträge: Das sind Vereinbarungen mit externen Dienstleistern oder Herstellern, die regelmäßige Wartungs- und Reparaturleistungen für bestimmte IT-Komponenten erbringen. Solche Verträge können beispielsweise für Server, Netzwerkgeräte oder Softwarelösungen abgeschlossen werden. 
  
  
• Ersatzteile und Komponenten: Das umfasst physische Ersatzteile, wie beispielsweise Festplatten, Speichermodule, Netzwerkkarten oder Druckköpfe, die bei Bedarf zur Reparatur oder zum Austausch defekter Teile verwendet werden. 
  
  
• Support-Tools und -Software: Das sind Softwarelösungen oder Tools, die für den technischen Support verwendet werden, wie zum Beispiel Fernwartungssoftware, Ticketing-Systeme oder Diagnose-Tools zur Fehlerbehebung. 
  
  
• Dokumentation und Handbücher: Hierzu gehören Anleitungen, Handbücher und Dokumentationen, die Informationen über die Konfiguration, Wartung und den Support von IT-Komponenten enthalten. Sie dienen als Referenz für Techniker und Administratoren. 
  
  
• Schulungen und Zertifizierungen: Das sind Programme und Schulungen, die IT-Fachkräfte auf dem neuesten Stand der Technik halten und ihre Fähigkeiten in der Wartung und im Support von IT-Systemen verbessern. Zertifizierungen können von Herstellern oder unabhängigen Organisationen ausgestellt werden. 
  
  
• Helpdesk- und Support-Personal: Das umfasst das Personal, das für die Annahme, Bearbeitung und Lösung von IT-Supportanfragen zuständig ist. Dazu gehören beispielsweise Helpdesk-Mitarbeiter, Techniker oder Systemadministratoren. 
  
  

Die effektive Verwaltung von Wartungs- und Support-Assets beinhaltet die Planung von Wartungsarbeiten, die Dokumentation von Supportprozessen, die Schulung des Personals und die Verfügbarkeit von Ressourcen für die Behebung von Störungen oder Problemen.

📃 Fazit – Weshalb die Verwaltung von IT-Assets von größter Bedeutung für Unternehmen ist

Die Verwaltung von IT-Assets im Unternehmen ist von großer Bedeutung aus mehreren Gründen: 

• 1. Effiziente Ressourcennutzung: Durch eine effektive Verwaltung von IT-Assets können Unternehmen ihre Ressourcen optimal nutzen. Sie können den Überblick über ihre vorhandenen Assets behalten, sie effizient einsetzen und sicherstellen, dass sie nicht unnötig Ressourcen verschwenden. 
  
  
• 2. Kostenoptimierung: Eine gute Verwaltung von IT-Assets hilft Unternehmen dabei, ihre Kosten zu optimieren. Durch das Tracking und die Kontrolle von Assets können Unternehmen vermeiden, unnötige Anschaffungen oder Doppelkäufe zu tätigen. Sie können auch sicherstellen, dass sie nur für die tatsächlich genutzte Software oder Hardware bezahlen und Vertragsverlängerungen oder -kündigungen rechtzeitig verwalten. 
  
  
• 3. Einhaltung von Lizenz- und Compliance-Vorgaben: Die Verwaltung von IT-Assets ermöglicht es Unternehmen, den Überblick über ihre Softwarelizenzen zu behalten und sicherzustellen, dass sie den Lizenzbedingungen und Compliance-Vorgaben entsprechen. Dadurch können sie rechtliche Konsequenzen, finanzielle Strafen und Rufschäden vermeiden, die aus einer Nicht-Einhaltung resultieren können. 
  
  
• 4. Verbesserte Sicherheit und Risikomanagement: Eine umfassende Verwaltung von IT-Assets trägt zur Verbesserung der Sicherheit bei. Unternehmen können sicherstellen, dass ihre Systeme und Daten durch regelmäßige Updates, Patches und Sicherheitsmaßnahmen geschützt sind. Sie können auch Risiken wie veraltete Software, unsichere Hardware oder nicht autorisierten Zugriff effektiv identifizieren und angehen. 
  
  
• 5. Effektive Planung und Budgetierung: Durch die Verwaltung von IT-Assets können Unternehmen eine langfristige Planung und Budgetierung ihrer IT-Infrastruktur durchführen. Sie können den Lebenszyklus von Assets verfolgen, deren Wartung und Austausch planen und entsprechende finanzielle Mittel bereitstellen. Dadurch können Unternehmen strategische Entscheidungen treffen und ihre IT-Infrastruktur kontinuierlich verbessern.