In der modernen Unternehmenslandschaft spielt das Management von IT-Ressourcen eine zentrale Rolle. Während Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme und IT Asset Management (ITAM)-Systeme beide darauf abzielen, den Überblick über wichtige Unternehmensressourcen zu behalten, gibt es grundlegende Unterschiede, die darauf hinweisen, dass ein ERP-System nicht der geeignete Ort für ITAM ist.
Hier sind die Hauptgründe, warum ITAM besser außerhalb eines ERP-Systems verwaltet werden sollte:
1️⃣ Unterschiedliche Schwerpunkte und Spezialisierungen
ERP-Systeme sind umfassende Lösungen, die darauf ausgelegt sind, verschiedene Geschäftsprozesse wie Finanzen, Personalwesen, Beschaffung und Lieferkettenmanagement zu integrieren und zu optimieren.
Ihre Stärke liegt in der Verwaltung und Automatisierung betriebswirtschaftlicher Prozesse.
ITAM hingegen konzentriert sich spezifisch auf die Verwaltung und Optimierung von IT-Ressourcen, einschließlich Hardware, Software, Lizenzen und Verträgen. Diese Spezialisierung erfordert detaillierte und spezifische Funktionen, die in einem ERP-System oft nicht vorhanden sind oder nur rudimentär unterstützt werden.
Folgende Schwerpunkte sind aus unserer Sicht in beiden Systemen gegeben:
- Schwerpunkte eines ERPs:
- Finanzmanagement (Buchhaltung und Controlling)
- Human Resources (HR)
- Lieferkettenmanagement (Einkauf und Produktion)
- Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
- Schwerpunkte eines IT-Asset-Managements:
- Lebenszyklus-Management von (IT-)Ressourcen
- Kostentransparenz (Fin Operations)
- Compliance und Risiko-Management
- Effizienz und Verfügbarkeit
Ob ERP oder IT-Asset-Management-Tool sind die passenden Schwerpunkte Teil der Software. Somit hat ein ERP seine spezifischen Einsatzgebiete und sollte dafür auch primär verwendet werden. Umgekehrt ist ein ITAM-Tool klar in seinem Rahmen definiert und sollte nicht zum Beispiel für das Lieferkettenmanagement verwendet werden.
2️⃣ Komplexität und Detailtiefe
ITAM erfordert eine hohe Granularität und Detailtiefe, um den gesamten Lebenszyklus von IT-Assets effektiv zu verwalten.
Dies umfasst die Anschaffung, Bereitstellung, Wartung, Aktualisierung und Außerbetriebnahme von IT-Ressourcen.
Ein ERP-System ist in der Regel nicht darauf ausgelegt, die spezifischen Datenpunkte und Prozesse zu erfassen, die für ein effektives ITAM notwendig sind, wie z.B. die Verfolgung von Softwarelizenzen, die Verwaltung von Wartungsverträgen oder die Überwachung von Software-Nutzungsrechten.
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Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.
3️⃣ Dynamische und sich schnell ändernde IT-Umgebung
Die IT-Landschaft eines Unternehmens ist dynamisch und verändert sich ständig.
Neue Technologien, Software-Updates und Sicherheitsanforderungen erfordern eine flexible und anpassungsfähige ITAM-Lösung. ERP-Systeme sind häufig schwerfälliger und weniger flexibel, da sie für stabilere und weniger häufig veränderliche Geschäftsprozesse konzipiert sind.
Die Implementierung von Änderungen in einem ERP-System kann zeitaufwendig und kostspielig sein, was es schwieriger macht, schnell auf neue IT-Anforderungen zu reagieren.
Meist sind auch weitere "negative" Faktoren in gewachsenen IT-Strukturen zu sehen, die eine Tool-Einführung erschweren können:
Weitere Infos dazu in unserem Artikel "Warum Anpassbarkeit im IT Asset Management so wichtig ist".
4️⃣ Sicherheits- und Compliance-Anforderungen
ITAM beinhaltet oft sensible Informationen über die IT-Infrastruktur eines Unternehmens, einschließlich Details zu Softwarelizenzen und Sicherheitskonfigurationen.
Diese Informationen müssen besonders geschützt werden, um Sicherheits- und Compliance-Risiken zu minimieren. Spezialisierte ITAM-Systeme bieten in der Regel robustere Sicherheitsfunktionen und Compliance-Management-Tools, die in ERP-Systemen fehlen können.
Darüber hinaus erfordern viele Branchen spezifische Compliance-Anforderungen, die durch spezialisierte ITAM-Software besser erfüllt werden können.
Ein effektives ITAM muss nahtlos mit anderen IT-Management-Tools wie IT-Service-Management (ITSM)-Systemen, Netzwerkmanagement-Tools und Sicherheitslösungen integriert werden.
Diese Integration ermöglicht eine umfassende Sicht auf die IT-Infrastruktur und erleichtert die Automatisierung von IT-Operationen.
ERP-Systeme sind in der Regel nicht darauf ausgelegt, diese Art von Integration zu unterstützen, was die Effizienz und Genauigkeit des ITAM beeinträchtigen kann.
📃 Fazit - Nutzen Sie die passende Software für den geeigneten Einsatzzweck
Die Unterschiede in den Schwerpunkten und Spezialisierungen von ERP- und ITAM-Systemen verdeutlichen, warum ein ERP-System nicht der ideale Ort für das IT-Asset-Management ist.
Während ERP-Systeme darauf ausgelegt sind, verschiedene Geschäftsprozesse zu integrieren und zu optimieren, bieten sie nicht die notwendige Tiefe und Spezialisierung, die für ein effektives ITAM erforderlich sind.
ITAM-Systeme hingegen konzentrieren sich gezielt auf die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von IT-Ressourcen, die Kostentransparenz, Compliance und Risiko-Management sowie die Effizienz und Verfügbarkeit der IT-Infrastruktur.
Ein ERP-System kann zwar einige grundlegende ITAM-Funktionen unterstützen, aber die detaillierten und spezialisierten Anforderungen eines umfassenden IT-Asset-Managements übersteigen oft die Fähigkeiten eines ERP-Systems.
Daher ist es ratsam, ITAM in spezialisierten Lösungen zu verwalten, die speziell auf die Bedürfnisse des IT-Asset-Managements zugeschnitten sind. Diese Spezialisierung gewährleistet eine effizientere Verwaltung, besseren Schutz und eine schnellere Anpassung an die sich ständig ändernden Anforderungen der IT-Landschaft.
