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Smarte Inventarverwaltung für Software-Unternehmen

Spezielle Hardware, Cloud-Services, individuelle Tools und viele Verträge bringen eine hohe Komplexität in die IT-Verwaltung. Durch die Herausforderungen des Marktes sind Software-Unternehmen gezwungen effizient und flexibel mit einer Inventarverwaltung zu arbeiten.

Frank Kister
Frank Kister Veröffentlicht am 23.05.2023

🧠 Die besondere Bedeutung von Software-Unternehmen

Software ist Bestandteil unseres Alltags und somit das Rückgrat unserer Wirtschaft. Ohne Software kann kein 24/7-Konzept, keine App, kein Supermarkt und keine Logistik mehr funktionieren.

Alexander van der Steeg, CTO EntekSystems

Worin liegt die besondere Bedeutung von Software-Unternehmen begründet:

  • Technologischer Fortschritt
    Software-Unternehmen sind treibende Kräfte des technologischen Fortschritts. Sie entwickeln innovative Softwarelösungen, die unser tägliches Leben beeinflussen. Von Apps auf unseren Smartphones bis hin zu komplexen Unternehmenssystemen tragen Software-Unternehmen dazu bei, die Art und Weise, wie wir arbeiten, kommunizieren und Informationen teilen, zu verbessern.

  • Effizienzsteigerung
    Durch die Entwicklung spezialisierter Software können Unternehmen ihre Prozesse automatisieren und effizienter gestalten. Das spart Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht es Unternehmen, produktiver zu sein. Zum Beispiel können Softwarelösungen für Buchhaltung oder Projektmanagement Unternehmen dabei helfen, ihre Aufgaben besser zu organisieren und ihre Ziele schneller zu erreichen.

  • Digitalisierung
    Software-Unternehmen spielen eine Schlüsselrolle bei der Digitalisierung von Unternehmen und Branchen. Sie unterstützen Unternehmen bei der Umstellung von papierbasierten Prozessen auf digitale Systeme, was zu einer verbesserten Datenspeicherung, -verarbeitung und -analyse führt. Dadurch können Unternehmen wertvolle Einblicke gewinnen und fundierte Entscheidungen treffen.

  • Innovation
    Software-Unternehmen sind bekannt für ihre Innovationskraft. Sie entwickeln neue Ideen, Technologien und Lösungen, die die Grenzen des Möglichen erweitern. Durch ständige Weiterentwicklung und Verbesserung von Software tragen sie zur Entwicklung neuer Produkte, Dienstleistungen und Geschäftsmodelle bei.

  • Vernetzung und Kommunikation
    Software-Unternehmen schaffen Plattformen und Anwendungen, die es uns ermöglichen, miteinander in Verbindung zu bleiben und zu kommunizieren. Social-Media-Plattformen, Messaging-Apps und Videokonferenztools sind Beispiele dafür. Sie erleichtern die Zusammenarbeit, den Austausch von Informationen und die globale Vernetzung.

Was sind die Herausforderungen für die Software-Unternehmen in der heutigen Zeit?

Die Softwarehersteller-Branche ist von zahlreichen Herausforderungen geprägt, die sich auf verschiedene Aspekte des Geschäfts auswirken. Hier sind einige der wichtigsten Herausforderungen, mit denen Softwarehersteller konfrontiert sind:

Die klassischen Herausforderungen umfassen einen international agierenden Wettbewerb, hohe technologische Anforderungen an Produkte und Services, Schnelligkeit und Flexibilität in vielen Unternehmensgebieten und einem dauerhaft veränderlichen Marktumfeld.

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💻 Spezialisierte Hardware – Kein Standard für die Wünsche der Kunden

Gerade die Entwicklung hardwarenaher Komponenten wie z.B. im Automotive oder Elektronikbereich erfordert teils einen großen Pool an unterschiedlichen Geräten im Unternehmen.

Je nach Einsatzgebiet gibt es spezielle Ausstattungsmerkmale, die in der Inventarverwaltung direkt ersichtlich sein müssen:

  • Externe Anschlüsse
  • RAM und CPU Ausstattung
  • Erweiterungsmöglichkeiten
  • Betriebssystem

Zusätzlich finden sich im Bereich der Webentwicklung häufig viele Testgeräte für die verschiedenen Plattformen wieder, die teils auch mehrfach vorhanden sind. An dieser Stelle ist es vor allem wichtig immer genau zu wissen bei welchem Mitarbeiter sich ein Gerät aktuell befindet.

Cloud Services – Tool-Landschaft weltweit verfügbar

Häufig nutzen Softwareanbieter selbst eine Vielzahl weiterer Tools - sei es zur Erfüllung von Kundenanforderungen oder auch der eigenen Verwaltung.

Bereits kleine Unternehmen sammeln hier einen beachtlichen Technikstack an, der zum einen monatliche Kosten erzeugt, aber auch die Abhängigkeit zu Drittanbietern erhöht.

  • Ticketsysteme (z.B. Jira, Zendesk)
  • Coding Unterstützung (z.B. GitHub Copilot)
  • Hosting der Applikationen (z.B. AWS, Google Cloud, Microsoft Azure)
  • Kollaboration (z.B. Slack, Microsoft Teams)
  • Dokumentation (z.B. Confluence)
  • Marketing & Sales (z.B. Salesforce, Hubspot)
  • Buchhaltung & ERP (z.B. SAP)
  • Projektmanagement (z.B. Asana)
  • Abrechnungen (z.B. Stripe)

Zunehmende rechtliche Auflagen und auch Zertifizierungen wie z.B. die ISO 27001 erfordern hier einen zentralen Überblick und auch die Möglichkeit Zertifizierungen, Auftragsverarbeitungsvereinbarungen (AVV) jederzeit abrufen zu können.

💡 Spezial-Software und -Tools

Bei spezialisierten Softwareanbietern finden sich sehr oft auch ebenso spezielle Tools. Teilweise handelt es sich um individuell entwickelte Lösungen, die z.B. für Abrechnungen oder die Automatisierung wiederkehrender Prozesse genutzt werden.

Diese essentiellen Tools müssen zum einen lizenziert und zum anderen auch gewartet werden. An diesem Punkt müssten Wartungs- und Supportverträge verknüpft werden können.

Zudem ist für außenstehende Bereiche wie die FIBU oder den Einkauf wichtig, dass folgende Informationen schnell eingesehen werden können:

  • Welche Abteilung oder welches Projekt nutzt eine Lizenz?
  • Gibt es einen bestehenden Wartungs- und Supportvertrag?
  • Wer ist der interne Ansprechpartner?
  • Welche Kosten fallen an?
  • An welchen Kunden müssen Kosten weiterberechnet werden?

Durch eine saubere Gliederung von Benutzergruppen kann zudem automatisch abgeglichen werden, welche Mitarbeiter Zugriff auf bestimmte Tools haben.

📁 Verträge mit Dienstleistern – Hohe Anforderungen an Transparenz und Übersicht

Wie bereits im Bereich von Cloud Services kurz erwähnt spielen auch Verträge in der Inventarverwaltung eine wichtige Rolle. Im ersten Moment kommen einem häufig Verträge mit Freelancern vor allem im kreativen Bereich in den Sinn. Je nach Tätigkeitsfeld und Größe des Unternehmens variiert aber auch die Anzahl der Dienstleister.

So besitzt auch die IT bzw. Entwicklung ggf. weitere Verträge mit Dienstleistern, die unter Umständen auch eine direkte Kundenwirkung haben können:

  • API Anbieter (mit Kundenauswirkung!)
  • Marketing (z.B. SEO, SEA Agenturen)
  • Buchhaltung (z.B. Steuerbüros)
  • Hosting (z.B. Colocation oder IT-Dienstleister)
  • Support (z.B. First-Level-Support, Callcenter)

🔒 Datenschutz

In Zeiten der zunehmenden Häufigkeit von Cyberangriffen und strengen Datenschutzrichtlinien innerhalb der EU können auch für den Datenschutz relevante Themen platz in einem IT-Asset-Management finden.

Hierzu können zum einen AVVs gemäß DSGVO als Verträge abgelegt, aber auch der Schutzbedarf bestimmter Systeme oder Verträge dokumentiert werden.

Im Falle eines (hoffentlich nicht eintretenden) Datenlecks können verknüpfte Systeme und abhängige Abteilungen direkt eingesehen werden.

📃 Fazit – Wie hilft eine Inventarverwaltung nun den Softwareunternehmen?

Software-Unternehmen haben sehr viele gleichzeitige Disziplinen zu erfüllen. Die Entlastung beginnt schon bei der internen IT-Verwaltung, da dies meist kein elementares Kernthema ist.

Michael Kostka - CEO EntekSystems

Um sich auf die eigentlichen Kernthemen gut fokussieren zu können, benötigen die meisten Software-Unternehmen eine Entlassung in den unrelevanten Bereichen.

IT-Admins können sich in Ihren Projekten den zeitintensiven Themen widmen und haben weniger Overhead in der Verwaltung der eigenen IT-Ressourcen. Zudem kann eine Inventarverwaltung viele Themen (z. B. Beschaffung, Inventarisierung oder Dokumentation) einfacher und qualitativ besser aufbereiten als manuelle Prozesse ohne Standards.

Unternehmen sind dann erfolgreich, wenn Sie Ihre Kernthemen effizient abbilden und zugleich bei täglichen Aufgaben über eine Inventarverwaltung abteilungsübergreifend zusammenarbeiten können.

Frank Kister
Frank Kister Autor

Geschäftsführer / CFO

Co-Founder und Geschäftsführer der EntekSystems GmbH. Herr Kister verantwortet bei uns die Bereiche kaufm. Vertrieb und Finanzen.

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