Server leasen oder kaufen - Was ist besser?

Gerade die Investition in eine neue Serverlandschaft oder Infrastrukturkomponenten kann ein hoher Kostenfaktor sein und will zudem gut geplant sein.

Nachdem wir uns bereits die generellen Vorteile von Leasing der IT-Hardware angesehen haben, werfen wir nun einen genaueren Blick auf das Thema Server leasen oder kaufen.

Nutzungsdauer

Eine der Grundüberlegungen zur Abwägung zwischen Leasing und Kauf ist die geplante Nutzungsdauer der anzuschaffenden Server.

Man geht hier als Richtwert grob von einer Nutzungsdauer von 3 Jahren aus.

Dabei handelt es sich allerdings nur um einen groben Anhaltspunkt, da bei der tatsächlich möglichen Nutzungsdauer die folgenden Punkte berücksichtigt werden müssen:

• Software-Unterstützung
  Administratoren aus dem VMware / ESXi Umfeld kennen das Problem. Mit jeder neuen Version des beliebten Hypervisors fallen ältere Server aus der Hardware Kompatibilitätsliste (HCL) heraus. Auch wenn Performance und Zustand des Servers noch völlig ausreichend wären, verkürzt sich damit die mögliche Einsatzdauer.
  
  Dieser Trend lässt sich seit Windows 11 auch im Client-Umfeld beobachten.
  
  
• Wartung & Support
  In der Regel sollte zu Serversystemen immer ein Wartungs- & Supportvertrag mit möglichst kurzen Wiederherstellungszeiten abgeschlossen werden, um die Hardware z.B. im Falle eines Defekts vor Ort durch den Hersteller reparieren zu lassen. Diese sind in der Regel auf 3 bis 5 Jahre ausgelegt und lassen sich teilweise ab einem gewissen Punkt nicht mehr (wirtschaftlich) verlängern.
  
  
• Einsatzbereich
  Letztlich ist die mögliche Nutzungsdauer auch vom Einsatzbereich abhängig. Wird ein Server für interne Zwecke eingesetzt, lässt sich die Nutzungsdauer teilweise auf bis zu 7 Jahre strecken.
  
  Findet ein Server sein Einsatzgebiet dagegen im Kundenumfeld, sollte im Zuge der Wettbewerbsfähigkeit die Nutzungsdauer von 3 - 5 Jahren nicht überschritten werden.

Insgesamt gibt es auch immer Wege die Nutzungsdauer von Geräten zu verlängern. Vor allem durch die Zuführung in neue Einsatzbereiche, Aufrüstung oder auch den Weiterverkauf, wenn in der eigenen Organisation keine Verwendung mehr besteht.

Mehrkosten durch Leasing

Das Leasing von IT-Komponenten reduziert zwar die einmalige Investitionshöhe, jedoch will natürlich auch die Leasinggesellschaft bezahlt werden. Die monatlichen Leasingraten liegen damit meist oberhalb der üblichen Kreditzinsen bei Banken.

Weiterhin sollten auch die durch den Leasingprozess entstehenden Arbeitsaufwände in der Kostenrechnung berücksichtigt werden.

• Komplexerer und längerer Beschaffungsprozess
• Austausch und Rücksendung
  Erfordert vor allem bei Servern eine weitreichende Vorplanung. Die Terminierung eines möglichen Austauschs kollidiert dann meist mit dem Ende des Leasingvertrages.
• Datenschutz
  Sichere Löschung aller Daten ohne Beschädigung der Datenspeicher.
• Verfügbarkeiten
  Durch den fristgerechten Austausch müssen evtl. schlechtere Einkaufskonditionen für die neuen Server in Kauf genommen werden.

Leasing für junge Startups

Die Möglichkeiten eines Leasingvertrags sind selbstverständlich auch an eine nachweisbare Bonität und Historie des Unternehmens gebunden.

Junge Startups bzw. Unternehmen jünger als 2-3 Jahre haben hier bei den großen Leasinggebern meist nur die Möglichkeit durch z.B. Bürgschaften der Gesellschafter einen Leasingvertrag zu erhalten.

Das trifft leider auch häufig trotz einer nachweisbaren Bonität bzw. Profitabilität seitens des jungen Unternehmens zu.

Lifecycle

Einer der Hauptvorteile des Leasings von Servern ist der damit mögliche feste Lifecycle der Geräte. Auf diese Weise wird stets gewährleistet, dass ein Gerät nach Ende der Nutzungsdauer ausgetauscht oder gegen Bezahlung des Restwertes übernommen werden kann.

Dieser Vorteil lässt sich allerdings besser bei Client-Hardware wie PCs, Notebooks ausnutzen. Hier ist ein Austausch aufgrund der höheren Abnutzung und schnelleren / einfacheren Austauschmöglichkeit besser umsetzbar und in der Regel auch angebracht.

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Was spricht für den Kauf?

Bei all den oben genannten Themen ist ein Kauf unter folgenden Gesichtspunkten durchaus empfehlenswert:

• Lange Nutzungsdauer des Geräts
• Möglichkeit der Aufrüstbarkeit
• Wiederverkauf nach Nutzungsende (Refurbishment)
• Einfache Beschaffung
• Keine fixen / monatlichen Kosten (was bezahlt ist, ist bezahlt!)
• Keine Aufwände für Rücksendung / Wiederherstellung des Ursprungszustands

Dies kann bereits durch einen (vielleicht unbeabsichtigten) Zahlungsverzug entstehen und einen laufenden Server baut man nicht mal eben aus und sendet ihn an den Leasinggeber zurück.

Was spricht für Leasing?

Im Gegenzug bietet Leasing viele nicht abzuweisende Vorzüge:

• Investitionshebel / "Pay-as-you-earn" Ansatz
• Höhere Liquidität des Unternehmens
• Kalkulationsgrundlage für Preisgestaltung
• Bilanzneutralität
• Fester Lifecycle / Erneuerung

Letztlich gilt hierbei auch immer zu beachten, dass man zuverlässige oder anderweitig einsetzbare Server nach Ende der Leasingzeit in der Regel gegen eine Ablösesumme übernehmen kann.

War das Gerät somit die letzten Jahre zuverlässig, wird Softwareseitig noch unterstützt und besitzt noch einen gültigen Wartungsvertrag, bietet sich dieser Deal meist an.

Fazit

Die Abwägung "Server leasen oder kaufen" ist letztlich wie immer eine individuelle Entscheidung des Unternehmens und hängt vom jeweiligen Einsatzzweck ab.

Im Falle von standardisierten Servern (z.B. HPE, Dell, Lenovo) empfiehlt sich aus unserer Sicht immer das Leasing - vor allem wenn die Geräte für den Betrieb von Kundenanwendungen eingesetzt werden.

Für Spezial-Hardware oder interne Server mit einer langen Nutzungsdauer ist dagegen der Kauf durchaus empfehlenswert.