💡 Bedeutung von ITAM für das eigene Unternehmen
IT-Asset-Management bietet neben dem klassischen IT-Lifecycle noch andere positive Synergie-Effekte:
- Möglichkeit der Sammlung von zentralen Asset-Informationen
- Unproblematischer Austausch von Informationen zwischen Unternehmen, Abteilungen und innerhalb von Teams
- Etablierung von hochwertigen Prozessen und nützlichen Standards für IT-Teams und allgemeine IT-Themen
- Dauerhafte kontinuierliche Auskunftsfähigkeit für Compliance- und steuerrechtliche Fragen um IT-Assets oder andere Anlagevermögen
- Einfache Bewertungsmöglichkeiten der IT-Infrastruktur, der Endgeräte und Software-Stände
- Integration von automatischen Scans zur Erkennung neuer Geräte, Software und Veränderungen im Netz
Informationen sind das Gold des 21. Jahrhunderts!
Die Verknüpfung von Informationen unterschiedlicher Quellen und unterschiedlicher Güte führt dazu, dass es einen 360 Grad Blick auf die IT und deren Abläufe gibt. Dies kann nicht hoch genug bewertet werden, da Hackerangriffen, Compliance-Themen und das Tagesgeschäft sich in der heutigen Zeit die Klinke in die Hand geben und die IT herausfordern.
1️⃣ Fehleinschätzung Nummer 1 – Ich habe wichtigere Projekte
Jeder hat es schon gehört! – Es gibt zu viele Projekte, zu wenig Zeit und gleichwertig hohe Prioritäten, die nicht zur identischen Zeit funktionieren können. Um die Bedeutung von Themen, deren Relevanz für das eigene Unternehmen und die IT bewerten zu können, müssen Themen in der Tiefe auch verstanden werden.
IT-Asset-Management trägt zu Unrecht ein antiquiertes Image, da es angeblich keinen wesentlichen Beitrag zur Sicherheit oder BCM (Business Continuity Management) geben kann. – Dies ist aber schlicht falsch!
Die immense Tragweite als Basistechnologie und Sockel-Lösung zeigt sich bei uns in vielen nützlichen Artikeln:
Stöbern Sie im Rahmen der Blog-Artikel noch weiter in unserer kostenlosen Blog-Datenbank. Unser Bestreben ist es, dass das IT-Asset-Management für Sie die besten Mehrwerte entwickeln kann und Sie selbst dies aktiv positiv beeinflussen können.
Durch diese grundsätzliche Fehleinschätzung werden Prioritäten falsch vergeben und andere vermeintlich genauso wichtige Themen nach oben geschoben.
2️⃣ Fehleinschätzung Nummer 2 – Die Inventarverwaltung hat doch nur mit Inventarisierung zu tun
Die Inventarverwaltung ist das Tool, um ITAM aktiv betreiben zu können. Dabei nimmt das Tool die Rolle eines „Schweizer Taschenmessers“ ein, da vielfältig einsetzbar und zugleich einfach in der Handhabung.
Neben der Inventarisierung deckt die Inventarverwaltung folgende Szenarien sehr gut ab:
- Beschaffungsplanung und Übersicht über (aktive) Bestellungen
- Übersicht über existierende Assets mit allen notwendigen (technischen) Informationen
- Unterstützung beim dokumentengetriebenen (papierlosen) Prozess durch Übergabe-, Rückgabe-, oder Leihprotokolle
- Abwicklung von Wartungs- und Service-Prozessen zur Verlängerung der Lebenszeit der Assets und somit der mittelfristigen Kostenreduktion
- Nutzung von Standards bei Aussonderung oder Verschrottung und Weitergabe an Mitarbeiter
- Koppelung von Drittanbieter-Systemen, um alle Dienstleistungen im Unternehmen zu verbinden
Der gesamte IT-Lifecycle kann aktiv gesteuert und durch die IT-Abteilung gelebt werden. Dies bringt Vorteile bei Kosten, Effizienz und der allgemeinen Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens gegenüber Konkurrenten ohne Inventarverwaltung.
3️⃣ Fehleinschätzung Nummer 3 – Übergangsweise kann dies noch mit Excel gelöst werden
Lassen Sie sich nicht durch den Lindy-Effekt täuschen, denn dieser besagt:
Je älter etwas ist, desto länger wird es wahrscheinlich in der Zukunft noch existieren.
Im gleichen Maße gilt dies auch bei Technologien und Software-Produkten, die schon sehr viele Jahre aktiv in Nutzung sind und deren Sinn nicht hinterfragt wird. Excel hat seine Daseinsberechtigung und kann viele Dinge sehr gut. Dennoch ist Excel keine Datenbank, kann keinerlei Historien langfristig abbilden und bietet sehr wenige Features zur Fehlervermeidung in verteilten Teams.
Mehr Infos zu dem Thema können Sie ebenfalls bei uns im Blog-Artikel „Warum eine Inventarverwaltung mit Excel zum Scheitern verurteilt ist“ nachlesen.
Stellen Sie sich nur folgende Excel-Fragen:
- Wie können Daten, die per Rechte und Gruppen getrennt sind nur vom passenden Mitarbeiter bearbeitet werden?
- Wie können Excel-Daten mit sehr vielen Feldern mobil mit guter Usability gepflegt werden?
- Wie können Dateien zusätzlich zu einzelnen Zeilen sauber und mit passenden Rechten abgelegt werden?
- Wie können die Felddaten sauber ohne automatische Konvertierung erkannt und dauerhaft bearbeitet werden?
- Wie können Benachrichtigungen in spezifischen Zeitintervallen an die passenden Personen geschickt werden?
- Wie können die Daten in primäre und sekundäre Systeme automatisch und mit korrekten Daten synchronisiert werden?
Geben Sie den Betrieb von Excel in diesem Umfeld auf, denn die immer weiter ansteigende Datenmenge wird immer schwieriger zu migrieren sein. Zudem sollte auch das Thema Datenqualität nicht unterschätzt werden, welches in einer Exceldatei niemals das Level einer Inventarverwaltung erreichen wird.
4️⃣ Fehleinschätzung Nummer 4 – Die bestehenden Prozesse sind doch unter Kontrolle
Die Hebelwirkung durch eine Inventarverwaltung ist durch die Tiefe der Integration in die Prozesse erheblich. Meist denken die Unternehmen, dass die eigenen existierenden Prozesse schon optimal laufen.
Stellen Sie sich dazu folgende Fragen:
- Wie schnell können einzelne Assets inventarisiert werden?
- Wie viel Zeit wenden Sie bei Massen-Inventarisierung auf (20 Notebooks aus einer Bestellung)?
- Wie schnell können Gegenstände gefunden und für andere Prozesse wie Verleih zur Verfügung gestellt werden?
- Wie hochwertig sind die Daten zwecks Nachverfolgbarkeit?
- Können die Mitarbeiter am Prozess partizipieren und von Ihrer Seite mitgestalten?
- Können Standards und Prozesse insgesamt besser eingehalten werden, wenn ein einheitliches Tool eingesetzt wird?
- Wurden schon ausreichend Automatik-Prozesse etabliert, um eine Verbesserung für die Inventarisierung zu erzielen?
Stellen Sie immer wieder Ihre Prozesse in Frage und prüfen, ob eine passende Effizienz noch gegeben ist. Über die Dauer von vielen Jahren können sich Fehler in Prozessen einschleichen und der Druck für Anpassungen immer weiter ansteigen.
📃 Fazit - Wie mache ich ITAM zu meinem Prio 1 Projekt?
Gehen Sie als IT-Administrator nicht davon aus, dass Ihre IT in bester Ordnung ist!
Die Hygiene der IT-Prozesse, die Nutzung von Excel als Zwischenlösung und das nicht vorhandene Wissen, was IT-Asset-Management für Sie leisten kann, sind klassische Fehler aus unseren Erfahrungen.
Hinterfragen Sie sich immer dabei:
- Mindset: Habe ich das passende Mindset eigene Fehler immer wieder neu zu beheben und mich selbst zu hinterfragen?
- Kontrolle: Wie häufig werden Prozesse im Unternehmen kontrolliert und existiert ein KPI-Benchmarking dafür?
- Vernetzung: Kann ich mit den gegebenen Ressourcen und Tools die Abteilungen untereinander vernetzen und dadurch Synergien erschaffen?
- Technologie-Affinität: Bin ich bereit neue Tools und Technologien als eigene Verbesserung anzusehen und diese in schnellen Schritten zu integrieren?
- Zusammenarbeit: Kann ich die Zusammenarbeit fördern, die Hürden abbauen und dadurch ein besseres Unternehmen mittelfristig erschaffen?
Eine Inventarverwaltung kann Ihnen helfen dies zu tun und die Einordnung der Priorität im Alltag besser bewerten zu können. Nur mit einer konsequenten Ausrichtung Ihrer eigenen Ziele in der IT und als Unternehmen sind Sie in der Lage den Wettbewerbsnachteil auszugleichen.
Seien Sie daher offen, nutzen Ihre Fähigkeit sich mit den Daten aus der Inventarverwaltung zu verändern und vorab das gesamte Projekt als wesentlichen Teil der Transformation wahrzunehmen!
