Blog

IT-Asset-Management: Prio 1 Projekt Ihrer IT

IT-Asset-Management ist das „Schweizer Taschenmesser“ für Ihre IT und sollte daher immer das Prio 1 Projekt sein. Hebelwirkung und Synergien sind so groß und schnell umsetzbar, dass jedes Unternehmen in kurzer Zeit nur profitieren kann.

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Veröffentlicht am 11.07.2023

💡 Bedeutung von ITAM für das eigene Unternehmen

IT-Asset-Management bietet neben dem klassischen IT-Lifecycle noch andere positive Synergie-Effekte:

  • Möglichkeit der Sammlung von zentralen Asset-Informationen
  • Unproblematischer Austausch von Informationen zwischen Unternehmen, Abteilungen und innerhalb von Teams
  • Etablierung von hochwertigen Prozessen und nützlichen Standards für IT-Teams und allgemeine IT-Themen
  • Dauerhafte kontinuierliche Auskunftsfähigkeit für Compliance- und steuerrechtliche Fragen um IT-Assets oder andere Anlagevermögen
  • Einfache Bewertungsmöglichkeiten der IT-Infrastruktur, der Endgeräte und Software-Stände
  • Integration von automatischen Scans zur Erkennung neuer Geräte, Software und Veränderungen im Netz

Informationen sind das Gold des 21. Jahrhunderts!

CEO EntekSystems - Michael Kostka

Die Verknüpfung von Informationen unterschiedlicher Quellen und unterschiedlicher Güte führt dazu, dass es einen 360 Grad Blick auf die IT und deren Abläufe gibt. Dies kann nicht hoch genug bewertet werden, da Hackerangriffen, Compliance-Themen und das Tagesgeschäft sich in der heutigen Zeit die Klinke in die Hand geben und die IT herausfordern.

1️⃣ Fehleinschätzung Nummer 1 – Ich habe wichtigere Projekte

Jeder hat es schon gehört! – Es gibt zu viele Projekte, zu wenig Zeit und gleichwertig hohe Prioritäten, die nicht zur identischen Zeit funktionieren können. Um die Bedeutung von Themen, deren Relevanz für das eigene Unternehmen und die IT bewerten zu können, müssen Themen in der Tiefe auch verstanden werden.

IT-Asset-Management trägt zu Unrecht ein antiquiertes Image, da es angeblich keinen wesentlichen Beitrag zur Sicherheit oder BCM (Business Continuity Management) geben kann. – Dies ist aber schlicht falsch!

Die immense Tragweite als Basistechnologie und Sockel-Lösung zeigt sich bei uns in vielen nützlichen Artikeln:

Durch diese grundsätzliche Fehleinschätzung werden Prioritäten falsch vergeben und andere vermeintlich genauso wichtige Themen nach oben geschoben.

2️⃣ Fehleinschätzung Nummer 2 – Die Inventarverwaltung hat doch nur mit Inventarisierung zu tun

Die Inventarverwaltung ist das Tool, um ITAM aktiv betreiben zu können. Dabei nimmt das Tool die Rolle eines „Schweizer Taschenmessers“ ein, da vielfältig einsetzbar und zugleich einfach in der Handhabung.

Neben der Inventarisierung deckt die Inventarverwaltung folgende Szenarien sehr gut ab:

  • Beschaffungsplanung und Übersicht über (aktive) Bestellungen
  • Übersicht über existierende Assets mit allen notwendigen (technischen) Informationen
  • Unterstützung beim dokumentengetriebenen (papierlosen) Prozess durch Übergabe-, Rückgabe-, oder Leihprotokolle
  • Abwicklung von Wartungs- und Service-Prozessen zur Verlängerung der Lebenszeit der Assets und somit der mittelfristigen Kostenreduktion
  • Nutzung von Standards bei Aussonderung oder Verschrottung und Weitergabe an Mitarbeiter
  • Koppelung von Drittanbieter-Systemen, um alle Dienstleistungen im Unternehmen zu verbinden

3️⃣ Fehleinschätzung Nummer 3 – Übergangsweise kann dies noch mit Excel gelöst werden

Lassen Sie sich nicht durch den Lindy-Effekt täuschen, denn dieser besagt:

Je älter etwas ist, desto länger wird es wahrscheinlich in der Zukunft noch existieren.

Im gleichen Maße gilt dies auch bei Technologien und Software-Produkten, die schon sehr viele Jahre aktiv in Nutzung sind und deren Sinn nicht hinterfragt wird. Excel hat seine Daseinsberechtigung und kann viele Dinge sehr gut. Dennoch ist Excel keine Datenbank, kann keinerlei Historien langfristig abbilden und bietet sehr wenige Features zur Fehlervermeidung in verteilten Teams.

Mehr Infos zu dem Thema können Sie ebenfalls bei uns im Blog-Artikel „Warum eine Inventarverwaltung mit Excel zum Scheitern verurteilt ist“ nachlesen.

Stellen Sie sich nur folgende Excel-Fragen:

  • Wie können Daten, die per Rechte und Gruppen getrennt sind nur vom passenden Mitarbeiter bearbeitet werden?
  • Wie können Excel-Daten mit sehr vielen Feldern mobil mit guter Usability gepflegt werden?
  • Wie können Dateien zusätzlich zu einzelnen Zeilen sauber und mit passenden Rechten abgelegt werden?
  • Wie können die Felddaten sauber ohne automatische Konvertierung erkannt und dauerhaft bearbeitet werden?
  • Wie können Benachrichtigungen in spezifischen Zeitintervallen an die passenden Personen geschickt werden?
  • Wie können die Daten in primäre und sekundäre Systeme automatisch und mit korrekten Daten synchronisiert werden?

4️⃣ Fehleinschätzung Nummer 4 – Die bestehenden Prozesse sind doch unter Kontrolle

Die Hebelwirkung durch eine Inventarverwaltung ist durch die Tiefe der Integration in die Prozesse erheblich. Meist denken die Unternehmen, dass die eigenen existierenden Prozesse schon optimal laufen.

Stellen Sie sich dazu folgende Fragen:

  • Wie schnell können einzelne Assets inventarisiert werden?
  • Wie viel Zeit wenden Sie bei Massen-Inventarisierung auf (20 Notebooks aus einer Bestellung)?
  • Wie schnell können Gegenstände gefunden und für andere Prozesse wie Verleih zur Verfügung gestellt werden?
  • Wie hochwertig sind die Daten zwecks Nachverfolgbarkeit?
  • Können die Mitarbeiter am Prozess partizipieren und von Ihrer Seite mitgestalten?
  • Können Standards und Prozesse insgesamt besser eingehalten werden, wenn ein einheitliches Tool eingesetzt wird?
  • Wurden schon ausreichend Automatik-Prozesse etabliert, um eine Verbesserung für die Inventarisierung zu erzielen?

📃 Fazit - Wie mache ich ITAM zu meinem Prio 1 Projekt?

Gehen Sie als IT-Administrator nicht davon aus, dass Ihre IT in bester Ordnung ist!

Die Hygiene der IT-Prozesse, die Nutzung von Excel als Zwischenlösung und das nicht vorhandene Wissen, was IT-Asset-Management für Sie leisten kann, sind klassische Fehler aus unseren Erfahrungen.

Hinterfragen Sie sich immer dabei:

  • Mindset: Habe ich das passende Mindset eigene Fehler immer wieder neu zu beheben und mich selbst zu hinterfragen?
  • Kontrolle: Wie häufig werden Prozesse im Unternehmen kontrolliert und existiert ein KPI-Benchmarking dafür?
  • Vernetzung: Kann ich mit den gegebenen Ressourcen und Tools die Abteilungen untereinander vernetzen und dadurch Synergien erschaffen?
  • Technologie-Affinität: Bin ich bereit neue Tools und Technologien als eigene Verbesserung anzusehen und diese in schnellen Schritten zu integrieren?
  • Zusammenarbeit: Kann ich die Zusammenarbeit fördern, die Hürden abbauen und dadurch ein besseres Unternehmen mittelfristig erschaffen?

Eine Inventarverwaltung kann Ihnen helfen dies zu tun und die Einordnung der Priorität im Alltag besser bewerten zu können. Nur mit einer konsequenten Ausrichtung Ihrer eigenen Ziele in der IT und als Unternehmen sind Sie in der Lage den Wettbewerbsnachteil auszugleichen.

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Autor

CTO

Herr van der Steeg ist bei der EntekSystems als Chief Technology Officer für alle Belange der Produktentwicklung und technischen Konzeption verantwortlich.

Inventory360 jetzt kostenlos testen

Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.

Mehr erfahren

Weitere Artikel und Beiträge

20.02.2024 Risikomanagement im IT-Asset-Management: Identifikation, Bewertung und Minimierung von Risiken

Eine effektive IT-Asset-Verwaltung ist in der digitalen Ära entscheidend. Mit der wachsenden IT-Komplexität steigt das Risiko von Datenverlust und Sicherheitsverletzungen. Ein robustes Risikomanagement ist unerlässlich, um diese Bedrohungen zu identifizieren und zu minimieren.

05.12.2023 Optimale Ressourcennutzung: Das weltweite Erfolgsgeheimnis des modernen IT-Asset-Managements

In einer globalisierten Welt, in der Unternehmen auf der ganzen Welt miteinander konkurrieren, wird die effiziente Verwaltung von IT-Assets zu einem entscheidenden Faktor für den Erfolg.

10.10.2023 Navigieren im Unbekannten - Lehren aus der Expedition des Roald Amundsen für Ihre Inventarisierung

Die Geschichte der Expeditionen des norwegischen Entdeckers Roald Amundsen in die eisigen Weiten fasziniert bis heute. Doch hinter den heldenhaften Abenteuern verbirgt sich mehr als bloße Entdeckungslust – es sind wertvolle Lektionen, die auch in der modernen Geschäftswelt von unschätzbarem Wert …