IT-Asset-Management

So profitieren Sie vom Potenzial des IT-Asset-Managements

Außerhalb der IT-Abteilungen entfaltet IT-Asset-Management ebenso seine Potenziale und kann die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen erhöhen.

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Veröffentlicht am 09.05.2023

👍 Was ist die Rolle von ITAM in der IT?

Der klassische IT-Lifecycle spielt innerhalb der IT-Abteilungen oder in Technologie-Unternehmen eine wesentliche Rolle. Grundsätzlich geht nichts mehr ohne Hardware und Software und deren Einsatz auf lokalen Endgeräten, in der eigenen Cloud oder im Rahmen von externen Cloud-Angeboten.

Die zentrale Wertschöpfung hängt an einem effizienten Einsatz von Software-Produkten, externen und internen Diensten und der Hardware, die ein optimales Arbeiten der Mitarbeiter ermöglichen.

Somit ist IT-Asset-Management und die Steuerung des IT-Lifecycles ebenso von immenser Bedeutung und ist in sehr vielen grundsätzlichen Prozessen involviert:

  • Beschaffung (Bedarfsanforderungen und Bestellungen)
  • Inventarisierung (Inbetriebnahme)
  • Wartung und Pflege
  • Reparatur
  • Aussonderung/Verschrottung oder Weitergabe (Ausmusterung)

Mehr Infos dazu können Sie sich in unserem Blog-Artikel „Was ist ein IT-Lifecycle-Management“ anschauen.

🚀 Welche Rolle spielt ITAM außerhalb der IT?

Viele Unternehmer aber auch Mitarbeiter außerhalb der IT bekommen gar nicht mit in welchen Situationen das Thema IT-Asset-Management zum Tragen kommt.

Stellen Sie sich z. B. als Mitarbeiter in der Logistik folgende Fragen:

  • Kann ich für einen reibungslosen Betrieb der technischen Logistik-Prozesse garantieren?
  • Wie schnell können bestellte Geräte für die Nutzung freigegeben werden, um die neuen Logistik-Mitarbeiter in das produktive Arbeiten zu bringen?
  • Habe ich genug Endgeräte zum Kommissionieren zur Verfügung?
  • Wie kann ich vorgehen, wenn es zu Fehlern kommt und wie schnell kann die IT in solchen Fällen mit mir gemeinsam den Fehler beheben?
  • Ist die Planung von besonderen Verkauf-Events und somit Lastspitzen technisch abgesichert?
  • Stehen Informationen zwecks Reparatur und Wartung allen notwendigen Personen zur Verfügung und kann dadurch ein schneller Prozess garantiert werden?

Überall spielen Themen aus dem IT-Lifecycle eine Rolle, denn von der Beschaffung bis zur Entsorgung andere Teilaspekte der Logistik geschnitten werden.

Hochwertige Informationen, das Zusammenwirken von definierten Prozessen und schnelle Entscheidungen sind nur einige Vorteile eines guten IT-Asset-Managements.

Frank Kister – CFO EntekSystems

Des Weiteren ist die Logistik in vielen Punkten auf einen reibungslosen Ablauf mit der IT-Abteilung, aber auch anderen Abteilungen angewiesen, wodurch der Austausch von Informationen, das Zusammenspiel der Prozesse und die grundlegenden Regeln von ITAM und dem IT-Lebenszyklus zuschlagen.

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✅ Anwendungsbeispiele aus anderen Branchen

Um die Tragweite dieser Thematik noch weiter zu verdeutlichen, müssen nur praktische Beispiele angeschaut  werden.

🛠 Baustellen-Management

Im Bereich vom Baugewerbe ergeben sich neben den klassischen IT-Assets fast die identischen Anforderungen für Werkzeuge, größere Baumaschinen oder auch Verträge. Ein Unternehmen hat im Jahr eine Vielzahl an Baustellen mit sich bewegenden Assets, die zum Anlagevermögen gehören oder sich im Leasing befinden.

Hunderte Baustellen mit tausenden Assets zu verwalten ist dabei alleine schon aus Kontroll- und Verwaltungssicht ein schwieriges Thema und muss durch Systeme und nützliche Funktionalitäten unterstützt werden.

Was sind die klassischen Szenarien, wie das IT-Lifecycle-Modell helfen kann:

  • Wo befindet sich das Werkzeug aktuell?
  • Auf welcher Baustelle ist gerade das Asset und wo war es vorher?
  • Wie kann schnell und einfach das Werkzeug von Baustelle A zu Baustelle B umgebucht werden, um den physischen Prozess auch digital abbilden zu können?
  • Wie können technische Wartungen (Stromprüfung, Werkzeugprüfungen etc.) dokumentiert und jeweils nachvollzogen werden?
  • Kann die Planung vom zukünftigen Bedarf optimiert werden, so dass das Unternehmen weniger Kosten bei gleicher Leistung hat?

🔑 Sicherheits- und Security-Unternehmen – Schlüsselverwaltung

In größeren Unternehmen werden die Zugangs- und Zutrittssysteme oft von speziellen Mitarbeitern oder von externen Sicherheitsunternehmen verwaltet. Schlüssel, Chip-Karten oder digitale Zugangsmedien müssen hierbei natürlich strengen Sicherheitsrichtlinien unterliegen und mit den nötigen Informationen verwaltet werden.

Welche Anforderungen stehen im Zusammenhang mit Zugang- und Zutritt-Systemen:

  • Zugriff auf zentrale Informationen zu Schlüssel, Chips und anderen Zutrittsmedien
  • Korrekter Zugriff mit passendem Rechtekonzept für bestimmte Zutrittsarten (z. B. Chips dürfen verwaltet werden und Schlüssel nur durch HR)
  • Zugriff auf Benutzer-Informationen, um transparente und sichere Entscheidungen zwecks Herausgabe und Rückgabe treffen zu können
  • Planungsmöglichkeit mit HR bezüglich kommender Einstellungen und entsprechender Mitarbeiter-Abgänge und dem eventuellen Bedarf
  • Automatische Dokumentation der notwendigen Schritte zur Verbesserung der Asset-Informationen
  • Kommunikation von externen Systemen mit der Inventarverwaltung über APIs zwecks Automatisierungsmöglichkeiten (Ausbuchen bei Verlassen des Gebäudes oder Einbuchen beim Betreten des Gebäudes)

Mehr Infos können Sie dazu auch in unserem Artikel „Schlüsselverwaltung 2.0 – Schluss mit Excel Listen“ erfahren.

🎒 (Digitale) Schule – Die Zukunft unserer Gesellschaft

Bildung ist gesellschaftlich betrachtet das wichtigste Thema, da hierbei die Kinder ausgebildet und Grundlagen für das gesamte Leben geschaffen werden. Somit ist eine gute Bildung mit allen Möglichkeiten der modernen Technik zu unterstützen, um die Qualität anzuheben und im internationalen Wettbewerb bestehen zu können.

Schüler und Lehrer benötigen immer mehr Medien, wie Laptops, Tablets, digitale Tafeln oder auch Software zur vernetzten Zusammenarbeit und haben somit auch wieder ein sehr ähnliches Anwendungsszenario wie andere Unternehmen im ITAM-Bereich.

Was sind die wichtigsten Fragen im schulischen Kontext bei IT-Asset-Management:

  • Sind ausreichend Geräte vorhanden, damit die Schüler mit den passenden Medien im neuen oder aktuellen Schuljahr arbeiten können?
  • Wie können IT-Dienstleister mit den technischen Ansprechpartnern an den Schulen zusammenarbeiten und über die gleichen Informationen sprechen?
  • Schüler und Lehrer sind ebenso Kunden wie Mitarbeiter in den anderen Unternehmen – Wie kann ein guter IT-Service abgedeckt und garantiert werden?
  • Städte und Kommunen haben sehr strikte Anforderungen an die Buchhaltung – Wie können die Informationen zu den Assets an die Buchhaltung schnell und transparent weitergegeben werden?
  • Wie kann gerade bei angespannter Haushaltslage ein Effizienzgewinn durch gute Hardware- und Software-Verwaltung und somit meist ein Kostenvorteil erzielt werden?

Anderes Szenario, aber wieder zeigen sich starke Überlappungen mit den Themen aus dem IT-Lifecycle und somit Möglichkeiten mit einer Inventarverwaltung auch im schulischen Kontext positive Synergien erzielen zu können.

📃 Fazit - Warum ist Vielseitigkeit so wichtig?

Technologisch betrachtet ist der gesamte IT-Lifecycle im Rahmen von IT-Asset-Management das Sockelthema der IT, aber auch vieler anderer Branchen und Bereiche. Die Beispiele zeigen auf, dass strategisch und technologisch es absolut Sinn macht, dass man über die Einführung und Optimierung nachdenkt.

Die Inventarverwaltung bietet die passenden Funktionalitäten, integriert dabei dies einfach und transparent und schafft dadurch sehr schnelle Gewinne in allen betroffenen Abteilungen des Unternehmens.

Gerade in der heutigen Zeit in der Kosten ein immer wichtigeres Kriterium sind und über Insolvenz oder Bestehen entscheiden können, sollten die Entscheider die Einführung nicht mehr aufschieben, sondern aktiv angehen!

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Autor

CTO

Herr van der Steeg ist bei der EntekSystems als Chief Technology Officer für alle Belange der Produktentwicklung und technischen Konzeption verantwortlich.

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