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Engpässe durch cleveres IT-Asset-Management vermeiden

Die Sicherstellung der Verfügbarkeit von Hardware muss langfristig garantiert sein. Erfahren Sie mehr dazu.

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Veröffentlicht am 16.08.2022

🌍 Verfügbarkeit in einer vernetzten globalisierten Welt

In einer globalisierten Welt sind Unternehmen auf eine hohe Verfügbarkeit von Waren, Rohstoffen und Energie angewiesen. Waren und Produkte müssen aus unterschiedlichen Ländern quer durch die Welt verschifft werden, um dann zur passenden Zeit am passenden Ort durch die eigenen Mitarbeiter eingebaut oder installiert zu werden.

Rohstoffe müssen für die Produktion- oder Fertigung in ausreichender Qualität und zu einem angemessenen Preis angeliefert und eingebunden werden.

Energie, egal ob Strom, Gas, Kohle oder andere Formen sind die Basis für jeden Prozess in den Unternehmen und entscheiden über Prozesskosten, Stabilität der gesamten Fertigungskette oder die Produktionsmenge.

Unabhängig vom IT-Thema ist also die Verfügbarkeit der primäre Faktor der Wettbewerbsfähigkeit! – Natürlich gibt es andere sekundäre Faktoren, wie z. B. den Preis, der eine Auswirkung auf jede Stelle innerhalb der Kette hat.

🤷‍♂️ Wie entstehen eigentlich Engpässe?

Engpässe entstehen in der Regel immer durch fehlende Planungen oder einem zu laxen Umgang mit der Situation und den Veränderungen des Hardware- und Technikmarktes!

 Was bedeutet dies konkret:

  • Eventuell habe ich keine oder eine falsche Planung für IT-Hardware:
    Prüfen Sie Ihre Kenngrößen, wie Mitarbeiter, getauschte Geräte in den letzten 3 Jahren oder auch Wachstumsparameter

  • Keine Bestellungen für die Zukunft eingepreist:
    Wie viele neue Mitarbeiter kommen in welcher Zeit?
    Was für Mengen an Verbrauchsmaterial hatte ich in den letzten Monaten?
    Wie ist mein aktueller Lagerbestand und wie lange reicht dieser eventuell aus?

  • Eine fehlende Analyse des aktuellen Hardware-Marktes ist ebenso ein Thema:
    Wie verändern sich Preise?
    Welche Hardware ist gut oder schlecht verfügbar?
    Welche Prognosen werden zur Fertigung in China oder Taiwan gemacht?

  • Falscher Partner oder Lieferant: Eventuell arbeiten Sie nicht mit dem richtigen Partner oder Lieferanten zusammen. Führen Sie hier immer wieder ein Benchmark durch und vergleichen Sie Preise, die Verfügbarkeit und die Professionalität.

Primär können Risiken im Hardware-Bereich minimiert werden, die Verfügbarkeit erhöht und gezielt geplant werden. Es empfiehlt sich mit sehr schlechten Prognosen zu planen, wodurch Lieferausfälle oder Verzögerungen keine wesentlichen Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse des Unternehmens haben können.

🚛 Welche Bedeutung hat die Lieferkette auf die Verfügbarkeit von Hardware?

Die DIHK (Deutsche Industrie- und Handelskammer) hat eine Umfrage unter ca. 3000 Unternehmen im Herbst 2021 zum Zustand der Lieferketten durchgeführt.

Mittel- bis langfristige Preisanstiege und die Lieferprobleme bei Rohstoffen, Vorprodukten und Waren stellen die Unternehmen vor die größten Herausforderungen.

Ebenfalls betroffen ist die globale Logistik an sich:

  • Container sind nicht in ausreichender Menge am richtigen Ort verfügbar
  • Eventuelle Lockdowns von Häfen verringern das Angebot
  • Weniger Züge und Flugzeuge mit ausreichender Frachtkapazität stehen zur Verfügung

Hierdurch sinkt die weltweit verfügbare Transportkapazität und erhöht im gleichen Schritt den Preis für jeden Container, Zug oder Flugzeug.

Sekundär werden weniger Waren im globalen Karussell bewegt, wodurch die Verfügbarkeit als solches sinkt und demnach eine geringere Menge im Umlauf ist. Dies betrifft primär die Rohstoffe, Bauteile, Vorprodukte oder fertigproduzierten Waren für den Endkonsumenten.

Besonders kritisch wird diese Gemengelage, wenn auf einen instabilen Logistikprozess und eine schwankende Produzentenleistung noch eine gesteigerte Nachfrage hinzukommt. Somit steigen alle Preisfaktoren und es entsteht ein gefährlicher psychologischer Schleifen-Effekt, der ähnlich wie eine Lohn-Preis-Spirale kein Ende zu kennen scheint.

💵 Welche Kosten entstehen durch Engpässe für das Unternehmen?

Die Kosten durch Engpässe und somit fehlender Hardware sind vielschichtig. Daher nehmen wir zwei Beispiele, um dies zu verdeutlichen:

  • Beispiel 1: In der Regel werden sehr viele Notebooks im Unternehmen auf einmal bestellt. Übliche Menge sind demnach 20-30 Stück und es wird frühzeitig die Menge gesammelt, um dann passende Rabatte durch die Menge zu realisieren.
  • Beispiel 2: Es wird bedarfsgerecht bestellt, was nichts anderes zu bedeuten hat als, dass man für jeden Mitarbeiter und jede Anfrage eine einzelne Bestellung rausschickt und hierbei keine interne Bedarfsprüfung durchführt.

Für Beispiel 1 ergibt sich nun das Problem, dass 20-30 Notebooks zum Bestellzeitpunkt nicht mehr verfügbar sind. Da auch gesammelt worden ist, ist der Termindruck besonders hoch und die Lieferdauer von entscheidender Bedeutung, da gleich sehr viele Mitarbeiter betroffen wären.
Wenn von den 30 Notebooks der überwiegende Teil auch direkt für die Nutzung betriebsbereit gemacht werden muss, kann man unterstellen, dass die Mitarbeiter auch nicht arbeitsfähig sind.
Natürlich wird die IT-Abteilung alles tun, damit innerhalb kurzer Zeit die Geräte auch anderswo eingekauft werden können. Dennoch wird ein kurzer Ausfall von einigen Tagen entstehen, da die Lieferung auch bei anderen Anbietern verzögert machbar ist.

Das Szenario wäre wie folgt:

30 Mitarbeiter x 3 Arbeitstage Ausfall x 200 Euro je Arbeitstag = 18.000 Euro (30 x (3 x 600) Euro)

Für Beispiel 2 ergibt sich das Problem, dass die Bestellmenge an sich gering ist, da sehr wenige neue Mitarbeiter zum neuen Monat eingestellt werden. Wir unterstellen, dass die kleine Menge verfügbar ist, aber die Preise durch den kurzen Vorlauf (Mitarbeiter fängt in einem Monat an!) und die knappe Menge am Markt teurer ist.
Zudem wird auch unterstellt, dass die 3 Notebooks pünktlich geliefert werden und somit noch rechtzeitig installiert werden können und somit kein Ausfall von Arbeitszeit zu Grunde gelegt werden muss.

Das Szenario wäre wie folgt:

3 Notebooks x (30% Aufschlag auf die 1000 Euro Anschaffungswert) = 900 Euro (3 x 300 Euro)

In beiden Fällen sieht man, dass eine Adhoc Bestellung, egal in welcher Menge zu etwaigen Sonderkosten führen wird, die vorab schwierig zu kalkulieren wäre.

Besser wäre es also vorab eine Planung über viele Monate im Voraus zu haben mit welchen Mengen grob gerechnet wird und nur noch bei Abweichungen so früh es geht nachzubestellen!

Alexander van der Steeg - CTO EntekSystems GmbH

💪 Bessere Verfügbarkeit und Planungssicherheit für IT-Hardware

Es gibt nicht für alles im Leben ein Patentrezept, mit dem Sie die Probleme immer nach dem gleichen Muster lösen können. Dennoch muss es in der IT-Abteilung einen geeigneten Fahrplan geben, wie man den aktuellen Lieferketten-Problemen, den gestiegenen Preisen und der verschärften Wettbewerbssituation am Markt umgegangen werden soll und kann.

Planen Sie Bestellungen frühestmöglich in Ihre Prozesse ein und nutzen Sie dazu eine gemeinsame einheitliche Datenbasis als Übersicht.

Prüfen Sie Ihre Lagerverfügbarkeit von Hardware und Verbrauchsmaterial, um nicht unnötig zu bestellen, aber auch jederzeit die Mengen, Meldebestände und Planung im Blick zu haben.

Prüfen Sie die Inventardaten in Wartungsfällen oder generell, wenn Sie das Inventar durch verschiedene „Use Cases“ in der Hand haben, um die bestmöglichen Entscheidungen treffen zu können.

Machen Sie eine gemeinsame Planung mit HR, wann welche Mitarbeiter voraussichtlich in Ihrem Unternehmen beginnen werden. Prüfen Sie Bestellungen, vorhandenes Inventar und eventuelle Lagerbestände, um die optimale Abdeckung und Planungssicherheit zu erzielen.

Besprechen Sie Preise von Hard- und Software intern oder mit Ihrem Dienstleister, um einen geeigneten Mix aus kurzfristiger Verfügbarkeit, moderaten Preisen und strategischer Planung erzielen zu können.

Fazit

Eine Inventarverwaltung kann nicht direkt helfen, dass die Lieferketten funktioniert oder Probleme offensichtlich werden. Indirekt kann aber die Inventarverwaltung vieles dazu beitragen, dass die Engpässe vermeidbar sind und eine strategische Planung integriert werden kann.

Die Inventarverwaltung hilft die IT-Asset-Management-Prozesse einzuhalten, die nötigen Standards somit besser abzudecken und dies als tägliche Arbeit zu ermöglichen. Der einheitliche Datenpool schafft eine Ausgangslage für die Bewertung von Lagermengen, Inventardaten, dem Zustand der Infrastruktur und vielem mehr.

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Autor

CTO

Herr van der Steeg ist bei der EntekSystems als Chief Technology Officer für alle Belange der Produktentwicklung und technischen Konzeption verantwortlich.

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