Assets länger nutzen und Kosten sparen - Wie funktioniert das?

Üblicherweise wird ein Gegenstand bestellt, in Betrieb genommen, eine entsprechende Zeit genutzt und am Ende entweder verschrottet oder bei passender Restqualität noch verkauft.

Es wird wörtlich von einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von einem Jahr ausgegangen!

Vor 2021 lag die Abschreibungsdauer bei 3 Jahren und sorgte dafür, dass das Unternehmen eine andere Einstellung zur gesamten Beschaffungsfrage hatte. Seit 2021 gibt es kaum Gründe nicht ständig und erneut Hardware zu beschaffen, wenn dies aus Unternehmenssicht finanzierbar ist.

Aus dem Zeitgeist heraus sprechen aber einige Punkte gegen einen verfrühten Neukauf:

• Gesetzlicher Garantiezeitraum beträgt eigentlich 2 Jahre oder länger
• Viele Assets aus unterschiedlichen Kategorien können wesentlich länger reibungslos genutzt werden als ein Jahr
• Erhöhter Arbeitsaufwand für den Einkauf und Konfiguration durch die IT-Abteilung
• Tendenziell gibt es viele Assets, die man sogar wesentlich länger als 3 Jahre nutzen kann (Server in Rechenzentren, Industrie-Anlagen oder hochwertige teure Anschaffungen für langfristigen Nutzen)
• Gesellschaftlich gibt es den Druck den Einkauf sinnvoll durchzuführen, um einen möglichst kleinen ökologischen Fußabdruck zu erzeugen
• Unnötige Neubestellungen führen zu erhöhten Kosten und diese zu einer verschlechterten Wettbewerbsfähigkeit
  

Welchen Einfluss hat die Nutzungszeit auf das Unternehmen?

Unternehmen wollen und müssen Ihre Kostenstruktur straffen, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit auf Dauer zu gewährleisten. Jede Art von Kosten ist somit erstmal ein negativer Faktor in der Bilanz, aber auch in der Planung von Projekten und Zielen.

Verlängerte Nutzungsdauer bedeutet auch gleichzeitig eine gesteigerte Lebensdauer und hat einen direkten Einfluss auf die Liquidität des Unternehmens.

Somit hat die Ausweitung der Nutzungszeit eine direkte Auswirkung auf das Unternehmen, denn es treten gleich mehrfach Vorteile auf:

• Der Einkauf wird durch eine geringere Anzahl an Beschaffungsprozessen entlastet und hat Zeit für wichtigere Aufgaben
• Die Kosten werden nachhaltig gesenkt und das Budget steht für andere Projekte und Ziele zur Verfügung
• Die IT muss insgesamt weniger Geräte neu inventarisieren und kann die offene Zeit in höherwertige Tätigkeiten investieren
• Eventuell anfallende Wartezeiten bei langlaufenden Bestellprozessen entfallen, da das Bestandsgerät genutzt werden kann und der Mitarbeiter nicht warten muss
• Eine positive Veränderung der Mitarbeiter im Umgang mit betrieblichen Assets
  

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Verlängerung der Nutzungsdauer eines Assets – Wie geht das?

Eine Inventarverwaltung bietet Ihrer IT-Abteilung die grundsätzlichen Features, um den IT-Lifecycle primär für Hardware (z. B. PCs, Notebooks, Switche oder Access Points uvm.) aber auch für viele weitere Asset-Kategorien zu verwalten.

Um die mögliche Nutzungsdauer für ein Asset zu optimieren, sind definierte Standard-Prozesse und die Einhaltung von Qualitätskriterien unabdingbar.

Definierte Standard-Prozesse

• Einhaltung von Wartungsterminen und Service-Zyklen, um anfällige Teile so früh wie nötig zu tauschen oder zu reparieren:

• Freiwerdende Hardware bei Mitarbeiterwechsel direkt wieder an neue Mitarbeiter vergeben und ungenutzte Zeiträume vermeiden:

• Definition der Reparatur- und Wartungstermine als Standard-Feld im Asset zwecks besserer Verfolgung, passender Historienverfolgung und Übersicht für die eigenen IT-Mitarbeiter:

• E-Mail-Benachrichtigungen erinnern an zukünftige Termine und halten die IT auf dem aktuellen Stand:

• Nutzung von externen Komponenten: Durch die Nutzung von Maus und externem Bildschirm kann z. B. die Lebenszeit eines Notebooks dramatisch erhöht werden. Bei anderen Asset Kategorien ist dies ebenso möglich und schafft zudem eine bessere Performance beim Mitarbeiter, da dieser seine Arbeit schneller erledigen kann:

Einhaltung von Qualitätskriterien

• Ausgabe nur mit Protokoll und Unterschrift: Bessere Nachvollziehbarkeit für IT-Abteilung und Mitarbeiter:

• Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit Assets: Jeder muss wissen, wie die Langlebigkeit eines Assets gewährleistet werden kann. Fehler oder starker Verschleiß sind zu vermeiden und können ebenfalls über ein individuelles Protokoll dokumentiert werden.
  
  
• Patch-Management: Fast alle Assets werden über Software gesteuert oder über einen softwaregestützten Prozess in die technische Unternehmenslandschaft integriert. Das primäre Ziel muss es sein, dass aus Sicherheits- und Funktionalitätsgründen immer die aktuelle Version einer Software installiert ist.

• Spezifische Asset-Anforderungen beachten: Je nachdem um welches Asset es sich handelt, müssen unterschiedlichste Kriterien beachtet werden. Ein Notebook mit einer „normalen Festplatte“ darf nicht so häufig und stark bewegt werden, wie ein Notebook mit einer SSD. Dies erhöht vom Prinzip her schon die Lebenszeit, da bewegliche Teile durch mechanische Bewegungen schnell verschleißen können.
  Ebenso gibt es eine ganze Reihe von anderen Kriterien bei Industrie-Anlagen, Fahrzeugen oder Kleinteilen zu beachten gibt. Jeder Nutzer bzw. Mitarbeiter sollte diese kennen, um den Verschleiß so gering wie nötig zu halten.
  
  
• Reinigung ist besser als Wegwerfen: Schmutz und Staub erhöht per se den Verschleiß eines Assets. Es muss Wert daraufgelegt werden, dass in spezifischen Zyklen die Assets gründlich und fachgerecht gereinigt werden. So kann dies beim Notebook der Mitarbeiter mit einer vorbereiteten Anleitung selbst durchführen. Bei Industrie-Anlagen oder technisch komplexeren Assets sollte dies durch den Anlagen-Hersteller selbst oder durch eine zertifizierte Firma durchgeführt werden.

IT-Lebenszyklus - Am Ende kommt alles „anders“

Das Ende des Lebenszyklus bei Alt-Geräten stellt den Unternehmer noch vor einige wichtige Fragen.

Bei funktionierenden Alt-Geräten gibt es die Möglichkeit über Marktplätze oder Verkaufsplattformen einen Erlös zu erzielen. Ebenso können Mitarbeiter Alt-Geräte noch übernehmen, da hier die Anforderungen im privaten Bereich geringer sind als im geschäftlichen Rahmen.

Das Mindset der Mitarbeiter kann im Bezug zur sinnvollen Wiederverwendung geschärft und eine Win-Win-Situation hergestellt werden, wenn vergünstigt Geräte noch einen Erlös für das Unternehmen bringen und der Mitarbeiter dazu Geld sparen kann.

Wiederaufbereitete Server, Storages oder Netzwerkgeräte können eine preiswerte Alternative für das eigene Rechenzentrum sein oder auch für andere Unternehmen, die den Kauf von zu teurer Hardware scheuen.

Für alle restlichen nicht mehr funktionstüchtigen Assets muss eine ordnungsgemäße und rechtlich saubere Entsorgung durchgeführt werden. Logischerweise müssen hier alle Alt-Daten restlos gelöscht werden und technisch nicht mehr wiederherstellbar sein.

Gesellschaftliche Verantwortung

Die wirtschaftlichen Aspekte sind natürlich sehr hoch priorisiert, wenn eine einseitige Kosten-Strategie verfolgt werden soll.

Ebenso sind Faktoren wie Kreislaufwirtschaft, ökologischer Fußabdruck und Umweltschutz auf gesellschaftlicher Ebene wichtig. Der Menschheit stehen nur begrenzte Ressourcen für eine gewisse Zeit zur Verfügung und jeder muss innerhalb seines Rahmens die Effizienz so weit erhöhen, dass er von „wirklicher Nachhaltigkeit“ sprechen kann.

Fazit

Damit ein Unternehmen langfristig erfolgreich ist und die Kosten im Griff hat, muss es die Assets, die sich aktiv im Unternehmen befinden nutzen, pflegen und nachhaltig bewirtschaften.

Die IT-Abteilung kann gerade im kostspieligen Bereich bei Servern oder bei der Digitalisierung einen effektiven Beitrag leisten und die mögliche Nutzungsdauer für IT-Assets optimieren. Hierbei helfen definierte Standard-Prozesse und einheitliche Qualitätskriterien, die über eine Inventarverwaltung übersichtlich und jederzeit einsehbar verwaltet werden können.